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Evolution
El importador de datos permite introducir la información de una entidad a través de un archivo Excel, utilizando los motores Cegid.
Reglas del Archivo Excel
Para que la importación se realice correctamente, es necesario garantizar una serie de especificaciones en el archivo Excel:
Migración
- El archivo Excel debe estar cerrado durante la importación;
- Excel asume, por defecto, un formato en función del tipo de valor introducido. En el caso de fechas y valores monetarios, debe comprobar que el formato sea de texto;
- Debe asegurarse de que la columna Estado del archivo Excel que está importando esté vacía. Si está rellenada con OK, el registro no se importará.
Nota: puede utilizar la función Drag & Drop para abrir un archivo Excel. Es posible reutilizar archivos Excel creados anteriormente, así como añadir más automatismos mediante VBA.
Estructura de la plantilla
- Cuando se genera la plantilla de una entidad, se pueden crear varias hojas en Excel;
- La primera hoja corresponde a la entidad principal. Las demás hojas corresponden a detalles (filas) de la entidad;
- Para cumplimentar estos detalles, siempre deberá indicar en la primera columna de la hoja de detalles el número de la fila de Excel donde se encuentran los datos Principales.
Formato de fechas
Todos los campos de tipo Fecha deben rellenarse en el formato AAAA-MM-DD (ejemplo: 2025-01-31).
Campos de Verdadero/Falso
- Para asumir el valor Falso, el campo se puede rellenar con: Falso, False, 0 o permanecer vacío.
- Para asumir el valor Verdadero, el campo puede contener cualquier otro valor, como, por ejemplo: Verdadero, True, 1, X.
Campos obligatorios
Todos los campos obligatorios están marcados con un asterisco (*).
Cancelación de la importación
Si se cancela la importación, todos los registros procesados hasta ese momento quedan guardados en el sistema. Estos registros también quedan marcados en Excel y se ignoran en una futura importación.
Especificidades del módulo de Equip. y Activos
Antes de importar la tabla Criterios, es necesario asegurarse de que la tabla Procesamientos ya se haya importado, ya que debe existir al menos un movimiento del tipo Reconocimiento.
Si la empresa utiliza más de un Plan de Amortización, es necesario reflejar dichos Planes en las tablas Procesamientos y Criterios, es decir, deberá importar una fila por cada Plan utilizado.
Si es necesario importar un procesamiento y una reevaluación, primero debe importar la reevaluación y solo después el procesamiento.
A continuación, conozca las características de los distintos tipos de importación:
Importación de fichas
Las siguientes propiedades son obligatorias al rellenar los campos:
- Código;
- Descripción;
- Fecha de Adquisición;
- Fecha de Utilización;
- Número de Elementos;
- Número de Inventario;
- Normativa;
- Código Fiscal;
- Tipo de inmovilizado (TipoImo).
Debe tener en cuenta que:
- Al importar fichas de inmovilizado, la propiedad Activo debe completarse con 1;
- La propiedad Código de Barras debe corresponder al mismo atributo Ficha;
- Si los tipos de inversión no tienen las cuentas preconfiguradas, las cuentas de inmovilizado también serían obligatorias;
- Los campos de tipo Fecha se representan en el formato DD-MM-AAAA (ejemplo: 31-12-2012).
Importación de procesamientos
La importación del historial permite cargar los valores del activo para su reconocimiento. Actualmente, el sistema está restringido a la importación de procesamientos del tipo:
- "R" - Reconocimiento;
- "RL" - Reevaluación Legal;
- "CRD" - Revalorización por Coste de Reposición;
- "VCM" - Revalorización por Valor de Mercado.
El procesamiento de Reconocimiento es idéntico al que se genera al crear un plan de amortización en la utilidad del administrador para la gestión de planes. Por su parte, los procesamientos de Reevaluación/ Revalorización son idénticos a los creados a través de un documento de este tipo por la aplicación.
Los siguientes campos son obligatorios:
- Plan;
- Ficha;
- Ejercicio;
- Período (preferiblemente utilizar el 13 o el cero);
- Día (preferiblemente utilizar el 31 si es el período 13 o el 1 si es el período cero);
- Tipo (valores posibles: "R", "RL", "CRD", "VCM");
- Valor de adquisición;
- Valor actual;
- Amortización acumulada actual (AmAcumuladaActual).
En este caso, el sistema crea el nuevo IdProcesamiento y asigna el valor del campo Orden. Si el campo Modificación no está rellenado, el sistema asigna por defecto la Modificación correspondiente.
Es importante tener en cuenta que:
- Cuando se genera la plantilla de una entidad, es posible que se creen varias hojas en Excel. La primera corresponde a la entidad principal, las demás son detalles (filas) de la entidad. Para rellenar estos detalles, siempre debe indicar en la primera columna de una hoja de detalles el número de la fila del archivo Excel donde se encuentran los datos Principales;
- Si cancela la importación a mitad del proceso, todos los registros procesados hasta el momento de la cancelación permanecerán en el sistema y también quedarán marcados en Excel. Es decir, se ignorarán en una importación posterior;
- Si importa un registro del tipo RL, CRD o VCM, debe tener en cuenta que debe rellenar correctamente los valores propios de estos tipos de procesamientos, a saber: ValValorAntesDeReevaluacion, AmAcAntesDeReevaluacion, ReevTotalAmortizado, etc.
- Antes de importar los procesamientos, debe revisar los criterios de amortización de la ficha. La importación del historial de procesamientos no modifica los criterios de amortización de la ficha.
Ejemplo:
Los siguientes archivos corresponden a la adquisición de un activo por 20.000 € el 01/01/2010, con reconocimiento el 01/01/2012 y una depreciación acumulada de 10.000.
Importación de tipos de inversión
La importación de Tipos de Inversión tiene como objetivo definir las cuentas asociadas a cada categoría de inversión.
Importación de criterios
La importación de los Criterios solo es necesaria cuando la definición de los datos de amortización no sigue los criterios fiscales o cuando se realiza individualmente para cada ficha.
De lo contrario, la tabla Criterios se rellena según lo definido en la Clasificación Fiscal del Activo, se importa al mismo período del Reconocimiento y se aplica a los Periodos/Ejercicios Subsiguientes.
Importar datos
Recomendamos utilizar un archivo Excel generado por esta utilidad. Para ello, está disponible el botón Generar Plantilla, que permite descargar un archivo Excel ya personalizado.
Con esta plantilla, es posible disponer de un mapeo automáticode las columnas (que conservan el mismo nombre que el objeto) y la generación automática de hojas de detalles para permitir cargar filas de la entidad.
Para importar datos, siga los siguientes pasos:
- Acceder a General | Herramientas | Recursos | Importador de Datos;
- Seleccionar la entidad a la que se desea importar los datos;
- Abrir un archivo Excel con los datos que desea importar;
- Mapear las propiedades de la entidad con la columna de Excel. El sistema intentará detectar qué columnas corresponden a la propiedad, pero podrá modificar el mapeo;
- Activar la opción Incluir datos estándar para exportar los datos existentes en la empresa Standard Primavera a esta tabla;
- Confirmar la importación.
Si el archivo Excel no ha sido generado por la utilidad, el sistema añade la columna Estado al archivo para que, durante la importación de los datos, pueda actualizarla indicando si la importación se ha realizado correctamente o no:
- en caso de éxito, el sistema rellena con OK;
- en caso de error, el sistema indica el problema.
Si vuelve a intentar importar el archivo, todos los registros marcados conOKseignorarán.