¿Cómo efectuar una importación de datos?

El importador de datos permite importar información sobre una entidad de Equipamientos y Activos que se encuentra en un archivo Excel, usando los motores Cegid.

• Importación de fichas;
• Importação de cálculos (historial).

Importación de fichas

Las siguientes propiedades son obligatorias en la introducción de los campos;

• Código;
• Descripción;
• Fecha de Adquisición;
• Fecha de Utilización;
• Número de elementos;
• Número de inventario;
• Norma;
• Código Fiscal;
• Tipo de inmovilizado (TipoImo).

Hay que tener en cuenta que:

• Al importar fichas de inmovilizado, hay que introducir 1 en la propiedad Activo;
• La propiedad Código de Barras debe corresponder al mismo atributo Ficha;
• Si los tipos de inversión no tienen las cuentas preconfiguradas, las cuentas de inmovilizado también serán obligatorias;
• Los campos del tipo Fecha deben introducirse con el formato DD-MM-YYYY (ejemplo: 31-12-2012).

Importación de cálculos

La importación del historial tiene como objetivo cargar los valores del activo a efectos de reconocimiento del activo. Actualmente, el sistema está restringido a la importación de cálculos de tipo:

• "R" - Reconocimiento;
• "RL" - Revalorización Legal;
• "CRD" - Revalorizaciones por Coste de Reposición;
• "VCM" - Revalorización por Valor de Mercado.

El cálculo de Reconocimiento es idéntico al que se genera cuando se crea un plan de amortización en la utilidad del administrador para la gestión de los planes. Los cálculos de Revaluación/Revalorización son idénticos a los que la aplicación crea a través de un documento de este tipo.

Los siguientes campos son obligatorios:

• Plan;
• Ficha;
• Ejercicio;
• Periodo (usar preferentemente el 13 o el cero);
• Día (usar preferentemente el 31 si es periodo es 13 o 1 si el periodo es cero);
• Tipo (valores posibles: "R", "RL", "CRD", "VCM");
• Valor de adquisición;
• Valor actual;
• Amortización acumulada actual (AmAcumuladaAtual).

El sistema crea el nuevo IdProcessamento y asigna el valor del campo Orden. Si la Alteración no se ha introducido, por defecto el sistema el sistema atribuye la Alteración.

Es importante tener en cuenta que:

• Cuando se crea la plantilla de una entidad, es posible que se creen varias hojas en el Excel. La primera corresponde a la entidad principal y las demás son detalles (líneas) de esa Entidad. Para introducir estos detalles, debe indicarse en la primera columna de una hoja de detalle el número de la línea del Excel en la que se encuentran los datos Padre.
• Si se cancela la importación antes de terminar, todos los registros calculados hasta la cancelación se mantienen en el sistema y también se señalan en el Excel, es decir, se ignorarán en una importación posterior.
• Si se importa un registro de tipo "RL", "CRD" o "VCM", hay que considerar también la correcta introducción de los valores propios de estos tipos de cálculos, como, por ejemplo: ValorAntesReavaliacao, AmAcAntesReavaliacao, ReavTotalAmortizado, etc.
• Antes de efectuar la importación de los cálculos hay que revisar los criterios de amortización de la ficha. La importación del historial de cálculos no modifica los criterios de amortización de la ficha.

Ejemplo:

Los dos archivos adjuntos corresponden a una adquisición de un activo por 20.000 € el 01.01.2010 con reconocimiento el 01.00.2012, con una amortización acumulada de 10000.

• Fichas;
• Cálculos.

Consideraciones importantes

Hay que tener en cuenta que:

• El archivo Excel debe estar cerrado durante la importación;
• El Excel asume un formato por defecto, según el tipo de valor introducido. En el caso de las fechas y los valores monetarios hay que tener el cuidado de validar que el formato es de texto;
• Si es necesario importar un cálculo y una revaluación, primero hay que importar la revaluación y después del cálculo.
• Si surge el error “Microsoft.ACE.OLEDB.12.0' provider is not registered on the local machine.”, al confirmar la importación, es necesario instalar manualmente la versión de Microsoft Access Database Engine 2010 Redistributable según la arquitectura del sistema operativo (32 bits o 64 bits).

Para abrir un archivo Excel puede realizarse la operación de arrastrar y soltar. Pueden volver a utilizarse archivos Excel creados antes, así como añadir más automatismos a través de VBA.

Efectuar importación

Para efectuar una importación de datos, deben realizarse los siguientes pasos:

1. Acceder a Finanzas | Equipamientos y Activos | Recursos | Herramientas | Importación de Datos;
2. Seleccionar la entidad a la que se desean importar los datos;
3. Abrir un archivo excel con los datos que se van a importar; Nota: La opción ideal es seleccionar un archivo Excel creado con esta utilidad, para ello, basta con hacer clic en la opción generar plantilla. Esto permite la relación automática de las columnas (que presentan el mismo nombre que el objeto) y también la creación automática de hojas de detalles (para poder cargar líneas de la entidad;
4. Efectuar las relaciones de las propiedades de la entidad con la columna del Excel. El sistema intenta ver qué columnas corresponden a la propiedad, pero el usuario puede modificar la relación.

Durante la importación de los datos, la aplicación actualiza la columna Estado del archivo Excel con información sobre si la importación se ha realizado correctamente.

Si se realiza correctamente, en la columna Estado surge el texto OK. En el caso de que ocurra algún error, surge un mensaje que identifica el problema. Si se intenta importar de nuevo el archivo, se ignorarán todos los registros señalados con OK.