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En los movimientos contables, están disponibles tablas que permiten definir los diarios y las naturalezas de los documentos reales.
Diarios
La tabla "Diarios" permite que el responsable de contabilidad defina los diarios para los movimientos contables. Los diarios traducen la organización física de los documentos por carpetas, por lo que su correcta estructura es fundamental antes de empezar a introducir los documentos.
En el módulo de Contabilidad, los diarios tienen asociada una numeración automática de los documentos que se les asignan. Así, cuando el operador solicita la introducción de un nuevo documento en un determinado diario, se le sugiere inmediatamente el número siguiente de la secuencia.
Según la configuración Seleccionado en los Parámetros de la Aplicación, puede gestionarse un numerador único y secuencial a lo largo del año, o un numerador independiente por cada mes de registro en Contabilidad.
| Campo | Descripción |
| Descripción | Descripción del diario. |
| Diario | Identificador del diario. |
| Ejercicio | Campo que identifica el ejercicio contable. Nota: Solo se pueden seleccionar años para los que existan ejercicios contables creados. |
| Movimiento | Tipo de movimiento asociado al Diario y al Ejercicio. |
| Numeradores | Numeradores de documentos correspondientes a un diario. Los números pueden ir del 0 al 99999. |
Documentos
La tabla de documentos es una de las tablas base de la Contabilidad ya que la existencia de documentos predefinidos es una condición fundamental para efectuar movimientos. Esta tabla se usa para poder definir las diversas naturalezas de los documentos reales.
Al mismo tiempo, su uso correcto permite:
- Automatizar los movimientos de documentos de naturalezas diferentes;
- Predefinir los documentos que pueden estar sujetos a op. con terceros;
- Predefinir el diario a que pertenece el documento;
- Predefinir movimientos de naturaleza repetitiva asociados al documento real;
- Obligar al cuadre de movimientos de analítica y/o financiera;
- Predefinir si el documento está sujeto a recopilación de la información del tercero.
Esta tabla es formada por las siguientes pestañas:
Documentos
| Campo | Descripción |
| Código Fiscal | Denominación del documento usada cuando es solicitada para completar declaraciones fiscales, enviar datos requeridos por ley, etc. |
| Descripción | Descripción del documento. |
| Diario | Diario asociado al documento. Se trata de una sugerencia que se destina a aumentar la productividad al introducir los movimientos. Es decir, en la definición de documentos no es imprescindible indicar el diario. Por otro lado, aunque se indique un diario en la definición del documento, en el momento de la introducción el operador puede asignar este documento a otro diario. |
| Documento | Identificador del documento. |
| Ejercicio | Campo que identifica el ejercicio contable. Cabe destacar que solo se pueden seleccionar años para los que existen ejercicios contables creados. |
| Movimiento | Tipo de movimiento asociado al documento. Cuando se crea un nuevo tipo de documento, se crean los numeradores de todos los Tipos de Movimiento y los ejercicios existentes, en los que el ejercicio es igual o superior al ejercicio seleccionado. Al eliminar un tipo de documento también se eliminan los numeradores de todos los Tipos de Movimiento y los ejercicios. No se puede crear un tipo de documento si el Tipo de Movimiento seleccionado no se encuentra definido en el año seleccionado. |
| Numerador | Numerador de documentos. Siempre que el operador introduce un nuevo documento, el programa sugiere el siguiente número para asignar a este documento. De esta forma, además de la organización de los documentos por diarios (carpetas) también se pueden por pestañas dentro del diario. |
| Gestión de Efectos | Define si el documento crea o liquida efectos a través del módulo de Contabilidad. Esta opción y la opción de integración con la Gestión de Cartera no pueden estar seleccionadas simultáneamente. |
Movimientos Automáticos
La siguiente tabla se definen los movimientos que el programa debe efectuar automáticamente siempre que el operador crea un nuevo documento:
| Campo | Descripción |
| Año | (Solo Public Sector) Permite que las cuentas sean movidas de acuerdo con el año a que se refiere el valor a registrar. Este campo puede asumir los siguientes valores:
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| Cuenta | Cuenta a mover. Puede incluir los caracteres ‘?’ o ‘*’. |
| D/C | Indica si la cuenta con los movimientos automáticos debe ser de debe o de haber. |
| Descripción | Descripción de la cuenta a mover. |
| Grupo | Indica cuáles son las cuentas origen con el mismo valor (las cuentas del mismo grupo se contabilizan con el mismo valor). |
General
| Campo | Descripción |
| Cuadrar Analítica (Moneda Alternativa) | Indica que el documento solo se puede guardar si los movimientos de la clase de Analítica están cuadrados en la moneda alternativa. |
| Cuadrar Analítica (Moneda Base) | Indica que el documento solo se puede guardar si los movimientos de la clase de Analítica están cuadrados en la moneda base. |
| Cuadrar Financiera (Moneda Alternativa) | Indica que el documento solo se puede guardar si los movimientos de financiera están cuadrados en la moneda alternativa. |
| No permitir duplicaciones | Define si se puede o no duplicar el número de documento externo. |
| Obligatorio introducir el número | Define si la introducción de un número externo es o no obligatoria. |
| Pendiente | Define si el documento crea o liquida efectos a través del módulo de Contabilidad. Esta opción y la opción de integración con la Gestión de Cartera no pueden estar seleccionadas simultáneamente. |
| Permite Modificaciones | Define si los movimientos asociados al documento pueden o no editarse. Esta opción solo está disponible si en el Administrador (en [Empresa] | Contabilidad | Parámetros de la Empresa | Movimientos) la opción Bloquear la edición de documentos realizados está activa. Sirve para crear excepciones en el documento. |
| Recapitulativos | Indicador de documento sujeto a op. con terceros. Este campo debe estar introducido para que al introducir un documento sea posible indicar que está sujeto a op. con terceros. Debido al conjunto de configuraciones complementarias que definen el cálculo de las op. con terceros en la Contabilidad, se recomienda leer atentamente el capítulo Configuración y Parámetros. |
| Recopilación de la información del tercero | Indica si este documento está sujeto a la recopilación de información de terceros. Este campo se usa para emitir posteriormente el Informe de Transmisiones Intracomunitarias y/o el Anexo de Solicitud de Reembolso de IVA. Al introducir un documento se le pide que seleccione el Cliente/Otro Deudor o el Proveedor/Otro Acreedor. Opciones disponibles solo para empresas con sede en Portugal o España:
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| Régimen IVA de Caja | Indica si el documento está sujeto a IVA de Caja. |
| Retención en la fuente | Indica si el documento está sujeto a recopilación de información para retención en la fuente. Esta distribución solo sucede cuando también está configurada en los parámetros del ejercicio y en la cuenta para movimientos. |
| Tipo de documento del inmovilizado | Indica el tipo de documento que se creará en el inmovilizado cuando existan cuentas con distribución al inmovilizado (debe estar en los parámetros del ejercicio que gestiona la integración con el inmovilizado).
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| Válida solo para la entidad | Campo disponible si la opción "No permitir duplicaciones" (ValidaDupNumDocExt) está seleccionada. Cuando activa, significa que el número del documento externo no se podrá duplicar en la entidad. Sin embargo, entidades diferentes pueden tener el mismo número externo. |
Flujos
Esta pestaña no está disponible para las empresas con sede en España.
| Campo | Descripción |
| Flujo | Flujo de efectivo asociado al documento. Los flujos de efectivo (debido a su naturaleza) solo surgen asociados a cuentas de pagos o de cobros. Para que se pueda asociar a un documento un Flujo de Efectivo, debe definirse antes en este campo un flujo que se usará por defecto. Aunque un documento tenga un determinado Flujo de Efectivo asociado, el operador puede seleccionar otro flujo en el momento de la introducción. |
| Método de distribución de importes | Qué tipo de cálculo se aplica a los flujos: distribuye de forma equitativa o no sugiere importes. |
Gestión de Cartera
| Campo | Descripción |
| Fecha de Integración en la Gestión de Cartera | Fecha usada para integrar el documento contable con la Gestión de Cartera:
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| Documento (Documento de Liquidación) | Tipo de documento que se usará en la liquidación. Usado solo cuando el documento integra con la Gestión de Cartera y realiza liquidación. |
| Integración con Gestión de Cartera | Define si el documento integra o no con la Gestión de Cartera. Por ejemplo, en los movimientos, si se desea contabilizar una cuenta que genera un efecto, el documento definido deberá tener esta opción activada porque si no el efecto no se generará. |
| Serie (Documento de Liquidación) | Serie a usar en la liquidación. Usado solo cuando el documento integra con la Gestión de Cartera y realiza liquidación. |
Cegid Docs
| Campo | Descripción |
| Integra con Cegid Docs | Indica si el documento se integra con Cegid Docs, es decir, si la impresión del documento se envía al Archivo Legal. |
| Informe | Indica el Mapa que debe imprimirse. |
A partir de la versión 10.10, no es posible configurar el cuadre o descuadre en Financiera, una vez que las cuentas deben estar siempre cuadradas.