¿Cómo procesar o eliminar ajustes?

Al hacer un Ajuste de Vencimiento o Saldos Anómalos, es necesario procesar el ajuste por naturaleza o por vencimiento. Si necesario, es posible eliminar los ajustes de balance.

Procesar ajustes por naturaleza

Hay que efectuar ajustes del balance cuando sucede uno de estos casos:

• Ajuste de Vencimiento: Para actualizar la madurez de saldos, según lo definido Grupos a la que la cuenta está asociada;
• Saldos Anómalos: Cuando existen saldos anómalos, por ejemplo, Proveedores con saldo deudor o Clientes con saldo acreedor.

Para calcular un ajuste por naturaleza deben seguirse los siguientes pasos:

1. Acceder a Finanzas | Contabilidad | Cálculos | Ajustes de Balance;
2. En el campo Ejercicio indicar el año contable en el que se desea registrar el ajuste;
3. En el campo Movimiento definir el tipo de movimiento que se va a asociar al ajuste;;
4. Indicar el documento que se va a crear para registrar el ajuste;
5. En el campo Descripción Doc. indicar la descripción asociada al ajuste.
6. Desactivar opción Rectificar en la fecha siguiente (opcional). Por defecto, esta opción está activa, lo que permite que el registro del ajuste se rectifique al día siguiente;
7. Seleccionar el proceso Saldos Anómalos;
8. Indicar el prefijo para las cuentas del haber y para las cuentas del debe. El sistema usa estos prefijos para identificar la naturaleza de las cuentas;
9. En la pestaña Restricciones, definir hasta qué fecha de efecto se desea incluir en el cálculo y, opcionalmente, filtrar los datos por la cuenta, por ejemplo: Plan de Cuentas;
10. Hacer clic en Guardar;
11. Editar el ajuste creado anteriormente;
12. Hacer clic en la opción Calcular;
13. La tabla de Resultados muestra todos los efectos con integración en Contabilidad, así como los siguientes datos: - Cuenta: Identificador de la cuenta del plan de cuentas usada en el movimiento; - Año: Identificador del año del ejercicio contable; - Diario: Identificador del diario contable asociado al documento; - Núm. Diario: Identificador del numerador del diario asociado al documento; - Fecha Doc.: Fecha del movimiento en la Contabilidad; - Valor ME: Identificador del valor del movimiento convertido a la moneda base; - Moneda: Identificador del código de la moneda de movimiento del documento; - Valor ML: Identificador del valor del movimiento convertido a la moneda alternativa; - Valor: Valor del efecto; - Fecha: Fecha de vencimiento del efecto; - Días Dif.: Número de días entre la fecha de vencimiento del documento y la fecha de vencimiento definida en la pestaña Restricciones; - Tipo Ent.: Tipo de entidad asociada al movimiento; - Entidad: Identificador de la entidad asociada al movimiento; Si la suma del valor pendiente de la entidad es mayor que 0 y si la cuenta pertenece al prefijo de cuentas del haber, este valor se señala en rojo. Si la suma del valor pendiente de la entidad es menor que 0 y si la cuenta pertenece al prefijo de cuentas del debe, este valor se señala en rojo;
14. Hacer clic en Guardar;
15. Hay que garantizar que las cuentas correspondientes se han introducido correctamente, en Finanzas | Contabilidad | Recursos | Tablas | Planes | Plan de Cuentas, en la pestaña Cuentas de Ajuste.

Después de estos pasos, se registra en Contabilidad un movimiento por cada entidad que incluye el valor pendiente señalado en rojo:

• Si el valor del efecto es mayor que 0 y si la cuenta pertenece al prefijo de cuentas del haber, se registra un movimiento deudor en la cuenta definida en el campo Ajuste de Naturaleza y un movimiento acreedor en la cuenta definida en el campo Contrapartida de Ajustes;
• Si el valor del efecto es menor que 0 y si la cuenta pertenece al prefijo de cuentas del debe, se registra un movimiento acreedor en la cuenta definida en el campo Ajuste de Naturaleza y un movimiento deudor en la cuenta definida en el campo Contrapartida de Ajustes.

Si se selecciona la opción Rectificar en la fecha siguiente, en la fecha siguiente al movimiento de ajuste se registra un movimiento acreedor (débito en el caso 2) en la cuenta definida en el campo Ajuste de Naturaleza y un movimiento deudor (acreedor en el caso 2) en la cuenta definida en el campo Contrapartida de Ajustes.

Nota: Estos campos deben definirse en la cuenta (columna "Cuenta" que se muestra en la tabla de resultados).

En la pestaña Integración Contabilidad, pueden consultarse los movimientos guardados en Contabilidad.

Procesar ajustes por vencimiento

Hay que efectuar ajustes del balance cuando sucede uno de estos casos:

• Ajuste de Vencimiento: Para actualizar la madurez de saldos, según lo definido Grupos a la que la cuenta está asociada;
• Saldos Anómalos: Cuando existen saldos anómalos, por ejemplo, Proveedores con saldo deudor o Clientes con saldo acreedor.

Para calcular un ajuste de madurez deben seguirse los siguientes pasos:

1. Acceder a Finanzas | Contabilidad | Cálculos | Ajustes de Balance;
2. En el campo Ejercicio indicar el año contable en el que se desea registrar el ajuste;
3. En el campo Movimiento definir el tipo de movimiento que se va a asociar al ajuste;;
4. Indicar el documento que se va a crear para registrar el ajuste;
5. En el campo Descripción Doc. indicar la descripción asociada al ajuste.
6. Desactivar opción Rectificar en la fecha siguiente (opcional). Por defecto, esta opción está activa, lo que permite que el registro del ajuste se rectifique al día siguiente;
7. Seleccionar el proceso Ajuste de Vencimiento;
8. En la pestaña Restricciones, definir hasta qué fecha de efecto se desea incluir en el cálculo y, opcionalmente, filtrar los datos por la cuenta, p. ej. Plan de Cuentas;
9. Hacer clic en Guardar;
10. Editar el ajuste creado anteriormente;
11. Hacer clic en la opción Calcular;
12. La tabla de Resultados muestra todos los efectos con integración en Contabilidad, así como los siguientes datos: - Cuenta: Identificador de la cuenta del plan de cuentas usada en el movimiento; - Año: Identificador del año del ejercicio contable; - Diario: Identificador del diario contable asociado al documento; - Núm. Diario: Identificador del numerador del diario asociado al documento; - Fecha Doc.: Fecha del movimiento en la Contabilidad; - Valor ME: Identificador del valor del movimiento convertido a la moneda base; - Moneda: Identificador del código de la moneda de movimiento del documento; - Valor ML: Identificador del valor del movimiento convertido a la moneda alternativa; - Valor: Valor del efecto; - Fecha: Fecha de vencimiento del efecto; - Días Dif.: Número de días entre la fecha de vencimiento del documento y la fecha de vencimiento definida en la pestaña Restricciones; - Cuenta Ajuste: Cuenta de ajuste a medio plazo o cuenta de ajuste a largo plazo (definido en el Plan de Cuentas), según el valor de la columna "Días Dif." y los límites de plazo definido en la Clase de Cuentas asociado a la Cuenta. Por ejemplo, si "Días Dif." es menor que el valor definido en el "Medio Plazo" del Grupo, la "Cuenta Ajuste" no obtendrá ningún valor. Si "Días Dif." es mayor que el valor definido en el "Medio Plazo" y menor que el "Largo Plazo" del Grupo, la "Cuenta Ajuste" es igual que el campo Ajuste a Medio Plazo (definida en la cuenta, en la pestaña Cuentas de Ajuste). Si "Días Dif." es mayor que el valor definido en el "Largo Plazo" del Grupo, la "Cuenta Ajuste" es igual que el campo Ajuste a Largo Plazo (definida en la cuenta, en la pestaña Cuentas de Ajuste);
13. Hacer clic en Guardar.
14. Hay que garantizar que las cuentas correspondientes se han introducido correctamente, en Finanzas | Contabilidad | Recursos | Tablas | Planes | Plan de Cuentas, en la pestaña Cuentas de Ajuste.

Después de estos pasos, se registra en Contabilidad un movimiento de las líneas en las que el valor de la columna Cuenta Ajuste se ha introducido:

• Si el valor del efecto es mayor que 0, se registra un movimiento acreedor en la cuenta definida en el campo Cuenta de Ajuste y un movimiento deudor en la cuenta definida en el campo Contrapartida de Ajustes (del Plan de Cuentas);
• Si el valor del efecto es menor que 0, se registra un movimiento deudor en la cuenta definida en el campo Cuenta de Ajuste y un movimiento acreedor en la cuenta definida en el campo Contrapartida de Ajustes (del Plan de Cuentas).

Si se selecciona la opción Rectificar en la fecha siguiente, en la fecha siguiente al movimiento de ajuste se registra un movimiento deudor (acreedor en el caso 2) en la cuenta definida en el campo Cuenta de Ajuste y un movimiento acreedor (deudor en el caso 2) en la cuenta definida en el campo Contrapartida de Ajustes (del Plan de Cuentas).

Nota: Estos campos deben definirse en la cuenta (columna Cuenta en la tabla de Resultados).

En la pestaña Integración Contabilidad, pueden consultarse los movimientos guardados en Contabilidad.

Eliminar ajustes de balance

Para eliminar un ajuste de balance deben seguirse los siguientes pasos:

1. Acceder a Finanzas | Contabilidad | Cálculos | Ajustes de Balance;
2. Editar el ajuste que se va a eliminar;
3. Hacer clic en Anular;
4. Hacer clic en Confirmar.

Este proceso también elimina los movimientos realizados en Contabilidad. Por ello, es obligatorio confirmar esta anulación.