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Se pueden crear documentos en borrador para uso interno de la organización, permitiendo englobar las informaciones sobre una determinada cuenta. Posteriormente, podrá lanzarlo en Contabilidad o removerlo.
Podrá también utilizar los filtros avanzados para controlar todos los borradores existentes en el sistema.
Crear borradores
En el registro de un nuevo documento contable puede realizarse la distribución de documentos. En el ERP, este concepto se conoce como Borradores y se usa normalmente con fines internos y por un largo periodo de tiempo.
Se usa, por ejemplo, para anticipos a los trabajadores y para obtener más información sobre una determinada cuenta. Puede mantenerse el borrador del documento hasta recibir la información necesaria o hasta que éste se apruebe. Posteriormente, se registra el documento en Contabilidad.
Para crear un borrador deben seguirse los siguientes pasos:
- Acceder a Finanzas | Contabilidad | Movimientos;
- Crear un documento contable y añadir los movimientos correspondientes;
- Seleccionar la opción Guardar Borrador.
En la creación de un nuevo borrador, el sistema tiene el siguiente comportamiento:
- La numeración del documento y del diario se reservarán. Al registrar el documento, se conservan estos números;
- No se realiza ninguna integración con otro módulo. Por ejemplo, con Equipamientos y Activos o Logística y Tesorería;
- Puede definirse temporalmente la Liquidación de Efectos/Gestión de efectos, pero solo será efectiva cuando se registre el documento;
- Un borrador puede guardarse sin cuadrar y con caracteres comodín;
- Los diagnósticos, utilidad disponible en Administrador | [Empresa] | Contabilidad | Diagnósticos no se aplican a los borradores;
- No se tienen en cuenta los borradores en ningún otro proceso, con excepción de los Movimientos;
- Los acumulados no se actualizan para los borradores.
Para registrar el borrador, hay que hacerlo definitivo, editarlo y seleccionar la opción Guardar. El sistema mostrará un mensaje de aviso al que debe responder que Sí.
En la tabla de los documentos contables, el usuario puede seleccionar si desea, o no, visualizar los borradores:
- Mostrar todos los documentos: Permite visualizar todos los documentos contables, incluidos los borradores;
- Mostrar solo los borradores;
- No mostrar los borradores.
Para acceder a estas opciones, hacer clic con el botón derecho del ratón y seleccionar Borradores. A través de las mismas opciones, el usuario puede condicionar los resultados de una búsqueda, en Filtro Avanzado, en la opción Borradores.
No se pueden copiar ni rectificar borradores.
No se puede crear un borrador a través de la tecla ENTER.
Remover borradores
Si un borrador no se ha registrado en Contabilidad, podrá eliminarlo. Así, las líneas se eliminan y su estado se señala como Cancelado (no se podrá eliminar ni actualizar posteriormente). Se añade el texto Cancelado en la fecha dd/mm/aaaa al final de la descripción del encabezado.
Para anular un borrador deben realizarse los siguientes pasos:
- Acceder a Finanzas| Contabilidad | Movimientos;
- Editar un borrador;
- Seleccionar la opción Anular disponible en la barra de herramientas.
En Otras Operaciones | Opciones | Modo de Guardar | Al anular un borrador, podrá personalizar el texto asociado a la cancelación del borrador.
Controlar borradores
Para controlar todos los borradores existentes deben seguirse los siguientes pasos:
- Acceder a Finanzas | Contabilidad | Movimientos;
- Seleccionar la opción Filtro avanzado;
- Definir los filtros necesarios y más adecuados a la búsqueda deseada:
- Activar la opción Mostrar solo borradores en el campo Borradores, si solo se desean visualizar documentos que aún no se han registrado en Contabilidad;
- Hacer clic en Filtrar.
En la tabla de los documentos se muestran los borradores según los filtros definidos. La Plataforma del ERP ofrece también una herramienta de creación de listas. Esta, a su vez, incluye la categoría Contabilidad - Movimientos con Borradores.
Permite la creación de listas que ofrecen datos sobre movimientos contables, movimientos de flujos de efectivo y retenciones contables en la fuente, definidos como borradores (movimientos pendientes de registro en contabilidad).
La creación de listas asociadas a esta categoría también facilitan el control de los borradores.