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El editor de movimientos es formado por diversas funcionalidades configurables para que cada organización defina este editor de acuerdo con sus necesidades. Además de estas configuraciones, se pueden añadir adjuntos a movimientos contables, así como editar, filtrar y visualizar documentos.
Configurar el comportamiento del editor
El editor de la introducción de movimientos puede configurado para que su comportamiento corresponda a las necesidades específicas del usuario. Puede modificarse el comportamiento de:
- Posición del cursor;
- La disposición y visualización de elementos;
- Modo de guardar.
Para configurar el comportamiento del editor deben seguirse los siguientes pasos:
- Acceder a Finanzas | Contabilidad | Movimientos | Otras Operaciones | Opciones;
- Seleccionar la opción Opciones de Introducción de Movimientos;
- Seleccionar la opción deseada;
- Hacer clic en Actualizar.
Después de configurar el comportamiento del editor, podrá modificar el comportamiento de las siguientes funcionalidades:
Configurar la posición del cursor
Para optimizar el registro de documentos, puede configurarse el comportamiento del cursor, por ejemplo, las siguientes opciones:
- Posición inteligente del cursor: Si se selecciona esta opción, el cursor solo se posiciona en los lugares en los que sea necesario introducir valores. El cursor ignora las líneas con las cuentas totalmente introducidas (sin signos de interrogación). Esta opción también permite acelerar bastante el proceso de introducción de movimientos, evitando movimientos innecesarios del cursor;
- El cursor debe pasar por los campos informativos del documento original: Si se selecciona esta opción, el cursor pasa por las columnas "Fecha del documento", "Tipo de mercado", Número del Documento Externo" y "Serie" (campos solo informativos). Caso contrario, el cursor pasa del campo Descripción a las líneas;
- En la tabla de movimientos pasar siempre por la columna: Al introducir valores en las celdas y seleccionar ENTER, puede indicarse en qué columnas se para el cursor. El Tipo de Imputación solo está disponible si la opción Visualizar Cambio Histórico está activa.
- Al final de los movimientos en la tabla de los movimientos de Financiera/Analítica/Orden: Al terminar los movimientos puede configurarse la aplicación para sugerir que se guarde el documento, que se continúe para comprobar las tablas de los centros de coste, funciones y flujos.
- Después de guardar, el cursor debe situarse: Cuando se finaliza la operación de guardar un documento, el editor entra automáticamente en modo de registro de un nuevo documento. Así, puede configurarse si el cursor se debe posicionar en la columna del número de documento o de la descripción.
Para configurar el comportamiento del cursor deben seguirse los siguientes pasos:
- Acceder a Finanzas | Contabilidad | Movimientos;
- En la barra de herramientas acceder a Otras Operaciones;
- Hacer clic en Opciones;
- En la pestaña Posición del Cursor seleccionar las opciones deseadas;
- Hacer clic en Confirmar.
Configurar el comportamiento del modo de guardar
Para optimizar el registro de documentos, puede configurarse el comportamiento del Modo de Guardar al definir las siguientes opciones:
- Al guardar un numerador cuando ya está ocupado: Avisa que ese numerador ya existe en la aplicación;
- Al guardar un numerador cuando ya está ocupado: Cuando un numerador ya está ocupado, guarda el siguiente numerador disponible, así como avisa que el documento se ha guardado con un numerador diferente del introducido.
Para configurar el comportamiento del modo de guardar deben seguirse los siguientes pasos:
- Acceder a Finanzas | Contabilidad | Movimientos;
- En la barra de herramientas acceder a Otras Operaciones;
- Hacer clic en Opciones;
- En la pestaña Modo de Guardar seleccionar las opciones deseadas;
- Hacer clic en Confirmar.
Configurar la disposición y visualización de elementos
El editor está preparado para personalizarse en términos de disposición de elementos en la ventana, así como diversos comportamientos del editor, para aumentar el rendimiento en el registro de movimientos.
Pueden configurarse las siguientes opciones:
- Activar la búsqueda inteligente de cuentas a través de las teclas Ctrl + SPACE: Con el cursor en la columna de la cuenta, al pulsar CTRL+SPACE se muestra una lista;
- No utilizar el separador de miles en los numeradores de diarios/documentos;
- Imprimir cada documento guardado: Al guardar un documento, se imprime automáticamente;
- Sugerir la fecha del sistema: Sugiere la fecha del sistema, en vez de la fecha de la contabilidad indicada en los parámetros del ejercicio;
- Al introducir automáticamente los conceptos seleccionar el texto;
- Introducir la moneda, por línea, en los documentos: Activa la opción de introducción de documentos con moneda por línea;
- Al modificar una cuenta, no volver a efectuar las distribuciones asociadas a la nueva cuenta: Con esta opción activada, al modificar una cuenta a otra que tenga distribuciones configuradas, se muestran estas distribuciones;
- Mostrar columna Modo Pagamiento: Muestra la columna "Modo Pagamiento" en la tabla de los movimientos;
- Mostrar columna Elemento Tesorería: Muestra la columna "Elemento Tesorería" en la tabla de los movimientos;
- Mostrar columnas Proyecto/Elemento EDT: Muestra las columnas "Proyecto" y "Elemento EDT" para que se pueda realizar la distribución por plan de ejecución de proyecto. Esta opción solo está disponible si la funcionalidad Gestión de Proyectos está activa en Administrador | [Empresa] | Contabilidad | Parámetros de la Empresa, en la pestaña Activar Funcionalidades;
- Disposición de la ventana: Horizontal o vertical;
- Cuadre automático: El editor solo comprueba las diferencias hasta la línea actual o en todo el documento;;
- Campos de usuario: Puede mostrar los campos de usuario como columnas de la tabla o en el formato normal. También se puede forzar el paso del cursor por todos los campos de usuario. Incluye los campos de usuario de la tabla "CabecMovCBL".
Para configurar estos elementos deben seguirse los siguientes pasos:
- Acceder a Contabilidad | Movimientos;
- En la barra de herramientas, acceder a Otras Operaciones;
- Hacer clic en Opciones;
- Seleccionar la pestaña deseada: Disposición/Visualización/Otros;
- Seleccionar las opciones deseadas;
- Por fin, hacer clic en Confirmar.
Definir valores por defecto
La zona de selección y los valores por defecto de los documentos, además de permitir establecer los filtros que controlan la visualización de los documentos en la zona de documentos, también permiten indicar los valores por defecto que se consideran al crear un nuevo documento.
Para definir valores por defecto en los movimientos contables deben seguirse los siguientes pasos:
- Acceder a Finanzas | Contabilidad | Movimientos;
- Introducir los campos Año, Día y Mes que se van a usar en los movimientos por defecto;
- Indicar el Diario y el Documento por defecto;
- Hacer clic en Nuevo.
Cuando el campo Modelo se encuentra introducido, al seleccionar Nuevo se carga el modelo de movimiento indicado sin que se tengan en cuenta los valores por defecto.
Según los valores indicados en los campos que definen los valores por defecto, al actualizar se mostrarán los documentos que cumplen los criterios seleccionados en la zona de documentos.
Utilizar acceso directo
El editor de documentos ofrece un conjunto de teclas de acceso directo, que permiten al usuario ejecutar de forma rápida las operaciones más usadas en la introducción de los movimientos contables:
| Tecla de acceso directo | Funcionalidad |
| F1 | Ayuda de la Introducción de Movimientos. |
| F2 | Copia la cuenta registrada en la línea anterior si el cursor se encuentra en la columna código de cuenta. |
| F3 | Cambia el estado de operaciones con terceros de una cuenta, al seleccionar o anular la selección de la cuenta como sujeta a operaciones con terceros. Esta tecla puede usarse en cualquier momento, incluso después de guardar el documento. Para poder usarla, el cursor debe estar en la columna del código de cuenta. |
| F4 | Accede a una lista de posibles valores para un determinado campo. La lista mostrada depende del sitio en el que se encuentra el cursor, y puede ser una lista de documentos, diarios, descripciones, de cuentas del plan o de clases de IVA. |
| F5 | Cuadra los movimientos del documento actual, a través del registro de un valor en la línea en la que se encuentra el cursor. Esta tecla solo está activa cuando el cursor se encuentra en la columna Debe o Haber de las tablas de introducción de movimientos. Este cuadre no se realiza al nivel de la tabla, sino al nivel del tipo de movimiento. Así, si la línea en la que se encuentra el cursor tiene una cuenta de financiera, el valor usado para el cuadre solo se refiere a este tipo de cuentas. Este procedimiento es idéntico para los movimientos de analítica. |
| F6 | Al poner el cursor en la columna en la que se desean registrar los valores (debe o haber), puede usarse una funcionalidad disponible con la tecla de acceso rápido "F6", e introducir el importe por el valor sujeto a retención (neto) o por el valor total (sin deducción). Si la línea ya incluye la clase de IVA, los valores de "%IVA" e "%IVA no deducible" se heredan de la configuración de la clase. |
| F7 | Permite la edición de la ventana de distribuciones a la cuenta seleccionada. Para poder usarla, el cursor debe estar en la columna del código de cuenta. |
| F8 | Cambia la posición del cursor cuando se acaba de editar la clase de IVA. El cursor puede colocarse en la descripción del movimiento o en la cuenta de la línea siguiente. Por defecto, se coloca en la cuenta de la línea siguiente. |
| F9 | Guarda el documento actual. |
| F10 | Accede a la opción Corrección monetaria.. |
| F11 | Modifica la naturaleza del valor registrado a una cuenta (Debe x Haber y viceversa); esta funcionalidad solo se ejecuta si la cuenta no tiene ninguna de las siguientes distribuciones: Liquidación de efectos, Integración con inmovilizado y Retenciones en la fuente. |
| F12 | Permite realizar una búsqueda de documentos según diversos criterios. También se puede acceder a esta opción a través de Ctrl+F. |
Añadir adjuntos
Los Adjuntos permiten guardar archivos asociados a los movimientos de la Contabilidad. Cuando se crea un anexo, el archivo se copia a (Disco Local)(Programas)PRIMAVERASG100Dados(LE o LP)ANEXOS.
La aplicación carga el anexo a partir de esta ubicación y, si se trata de un archivo editable, las modificaciones también se guardan en la copia que se encuentra en esta ubicación.
Para añadir un anexo a un movimiento contable deben seguirse los siguientes pasos:
- Acceder a Finanzas | Contabilidad | Movimientos;
- Hacer clic dos veces en un documento previamente guardado;
- En la parte inferior del editor de movimientos, seleccionar Ver Detalles (Si el panel de anexos no se encuentra visible);
- Hacer clic en Nuevo;
- Buscar la carpeta en la que se encuentra el archivo que se desea adjuntar;
- Hacer clic en Abrir;
- Escribir una descripción;
- Por fin, hacer clic en Confirmar.
Para modificar la descripción del adjunto, en la barra de herramientas de los adjuntos, hacer clic en Propiedades, así como exportarlo, seleccionando la opción Guardar y, a continuación, la ubicación.
Solo se pueden añadir anexos a movimientos que ya se hayan guardado.
Pueden añadirse anexos a documentos del tipo borrador.
Editar documentos
El área de documentos permite editar cada uno de los atributos que identifican el encabezado del documento: Documento, N.° Documento, Diario y N.° Diario. En esta sección puede editarse un documento existente, a partir de su diario y del numerador correspondiente.
Para editar un documento a través de los numeradores deben seguirse los siguientes pasos:
- Acceder a Finanzas | Contabilidad | Movimientos;
- Editar uno de los documentos de la lista en el área de documentos;
- Seleccionar Nuevo o hacer clic dos veces en la primera línea vacía del Área de documentos;
- En la columna "Diario" y "N.º de diario" introducir los valores correspondientes del documento que se desea editar.
En ERP Evolution, es posible actualizar la información del documento asociado al asiento si está almacenado en Cegid Docs. Así, al modificar los campos Descripción o Fecha del documento, se modifican también los Metadatos en Cegid Docs.
El documento se carga y entra inmediatamente en modo de edición.
Filtrar documentos
Las teclas de acceso directo F12 y Ctrl+F permiten filtrar cualquiera de los campos que forman un documento. Los documentos que respeten los criterios de selección introducidos se guardarán en la zona de documentos.
Para filtrar los documentos deberá acceder aFinanzas | Contabilidad | Movimientos y hacer clic en F12 o Ctrl+F.
Se muestran los siguientes criterios para el filtro:
| Pestaña | Campo | Descripción |
| Documento | Fecha entre | Periodo correspondiente al registro del movimiento. |
| Movimiento | Tipo de registro del movimiento. | |
| Diario (Inicial) | Primer Diario del intervalo del filtro. | |
| Diario (Final) | Último Diario del intervalo del filtro. | |
| N.º de Diario (Inicial) | N.º del primer diario del filtro. | |
| N.º de Diario (Final) | N.º del último diario del filtro. | |
| Módulo | Módulo asociado al movimiento. | |
| Tipo de Documento (Inicial) | Según el módulo, tipo de documento del inicio del intervalo que se desea filtrar. | |
| Tipo de Documento (Final) | Según el módulo, tipo de documento del final del intervalo que se desea filtrar. | |
| Serie (Inicial) | Serie inicial del intervalo. | |
| Serie (Final) | Serie final del intervalo. | |
| N.º Documento (Inicial) | Primer n.º del documento del intervalo del filtro. | |
| N.º Documento (Final) | Último n.º del documento del intervalo del filtro. | |
| N.º Documento Externo (Inicial) | Primer n.º del documento externo del intervalo que se va a analizar. | |
| N.º Documento Externo (Final) | Último n.º del documento externo del intervalo que se va a analizar. | |
| Índice Secuencial (Inicial) | Primer índice del intervalo, asociado al movimiento. | |
| Índice Secuencial (Final) | Último índice del intervalo, asociado al movimiento. | |
| Fecha Documento (Inicial) | Fecha inicial del documento original. Facilita la búsqueda de documentos de compra/venta integrados con Contabilidad. | |
| Fecha Documento (Final) | Fecha final del documento original. | |
| Registrados por el usuario actual | Cuando está activo, filtra los movimientos registrados por el usuario actual. | |
| Línea | Descripción | Descripción del movimiento. |
| Cuenta (Inicial) | Cuenta de inicio del intervalo del filtro asociada al movimiento. | |
| Cuenta (Final) | Cuenta de final del intervalo del filtro asociada al movimiento. | |
| Entidad (Inicial) | Primera entidad del intervalo que se desea filtrar. | |
| Entidad (Final) | Última entidad del intervalo que se desea filtrar. | |
| Valor (Inicial) | Inicio del intervalo del valor del movimiento que se desea filtrar. | |
| Valor (Final) | Fin del intervalo del valor del movimiento que se desea filtrar. | |
| Naturaleza | Naturaleza del movimento: Debe, Haber o todas. |
Visualizar documentos
Para visualizar los últimos documentos de un determinado tipo deben seguirse los siguientes pasos:
- En el área de Selección de Documentos que se van a Visualizar, seleccionar el tipo de documento y el diario que se desea visualizar. Nota: Si se desea no efectuar una selección por uno de los tipos, basta no introducir ningún valor (la descripción muestra Todos o está vacía);
- Seleccionar la fecha límite de los documentos que se van a visualizar. Para visualizar solo documentos de una determinada fecha, seleccionar la opción Ver solo de esta fecha;
- Hacer clic en Actualizar.
Se muestra la lista con los N últimos documentos, y el valor de N puede configurarse a través de los Parámetros de la Empresa, en la pestaña Movimientos..