Ajudas de custo nacionais, estrangeiras e transfronteiriças

Ao indicar estes dados, é possível por exemplo:

• validar se uma deslocação nacional é diária ou por dias sucessivos;
• validar se uma deslocação transfronteiriça se mantém dentro do limite das 24h;
• contabilizar o número de dias que integram uma deslocação.

As ajudas de custo em território nacional classificam-se entre diárias e dias sucessivos.

Consideram-se deslocações diárias as que se realizam num período de 24h e também as que, embora ultrapassando este período, não impliquem novas despesas. Já as deslocações por dias sucessivos são as que ultrapassam um período superior a 24 horas.

Indicar se na deslocação associada à ajuda de custo que está a criar existe ou não fornecimento de alojamento. Caso exista, esta opção permite indicar que o alojamento foi fornecido ao funcionário e, deste modo, não foi ele a suportar os custos associados ao mesmo.

Quando esta opção está ativa, haverá um abatimento no cálculo da ajuda de custo consoante a percentagem indicada no Administrador.

No entanto, existem dois cenários que deverá ter em consideração:

1. Deslocações nacionais diárias (<24h)

Neste cenário, e quando a opção está ativa, é adicionado ao funcionário o valor referente à ajuda de custo por alojamento, ou seja, é adicionado o valor correspondente à percentagem de alojamento definida no Administrador.

Assim, a ativação desta opção implica o pagamento pela entidade empregadora ao funcionário.

2. Deslocação nacional por dias sucessivos (≥ 24h)

Neste cenário, e quando a opção está ativa, a aplicação retira o valor de ajuda de custo por alojamento, dado que o alojamento foi fornecido pela entidade empregadora e não existe nenhum valor a pagar de alojamento ao colaborador.

Ou seja, a ativação desta opção implica o abatimento da percentagem de alojamento definida no Administrador, uma vez que é a entidade empregadora a garantir e fornecer o alojamento ao funcionário (por exemplo, reservou o hotel), não tendo este qualquer despesa.

Exemplo 1 - Numa deslocação de 2 dias em que foi fornecido o almoço do primeiro dia e o jantar do 2.º dia.

• N.º de dias com 1 refeição: 2;
• N.º de dias com duas refeições: 0.

Exemplo 2 - Numa deslocação de 3 dias em que foi fornecido o almoço e o jantar do 1.º dia.

• N.º de dias com 1 refeição: 0;
• N.º de dias com 2 refeições: 1.

Exemplo 3  - Deslocação de 1 dia com fornecimento de ambas as refeições.

• N.º de dias com 1 refeição: 0;
• N.º de dias com 2 refeições: 1.

Exemplo 4  - Deslocação de 3 dias sem fornecimento de refeições.

• N.º de dias com 1 refeição: 0;
• N.º de dias com duas refeições: 0.

Esta área destina-se a tratar as situações quem que existiu uma deslocação de dois funcionários. Neste caso, as ajudas de custo são atribuídas pelo escalão correspondente ao funcionário com a categoria mais elevada.

Se o funcionário para quem se regista a ajuda de custo for aquele que tem a categoria mais elevada não é necessário o preenchimento desta área.

Caso contrário, é necessário indicar o funcionário que tem a categoria mais elevada (sendo automaticamente preenchido) o escalão que lhe está associado ou preencher o escalão que está associado ao funcionário de categoria mais elevada. Em ambos os casos, o cálculo do valor da ajuda de custo devida usará os valores associados ao escalão do funcionário com a categoria mais elevada.

Os valores de referência para o cálculo das ajudas de custo são diferentes para deslocações nacionais e deslocações ao estrangeiro. Em cada uma destas deslocações, é necessário distinguir em função do cargo ocupado pelo funcionário consoante seja:

• trabalhador em geral de funções públicas;
• gerentes/administradores/membros do governo ou quadros superiores, de acordo com a Portaria 1553-D/2008, de 31/12, com a redação atual.

Para tal, no Administrador | Recursos Humanos | Parâmetros do exercício | Ajudas de Custo, no separador Limites estão disponíveis as colunas "Ano", "Nacional", "Estrangeiro" e "Regime" para que, em cada ano, sejam indicados os valores de referência a utilizado em função do regime aplicável ao funcionário.

Na ficha do funcionário, no separador Carreira é necessário classificar o funcionário no campo Classificação para ajudas de custo com uma das seguintes opções:

• trabalhador em geral em funções públicas
• gerentes/administradores/membros do governo ou quadros superiores.

Em função da opção selecionada, no cálculo das ajudas de custos serão usados os valores de referência definidos para o cargo do funcionário.

A) Nas deslocações diárias aplicam-se as seguintes percentagens da ajuda de custo:

• Se a deslocação abranger, ainda que parcialmente, o período compreendido entre as 13h e as 14h – 25%;
• Se a deslocação abranger, ainda que parcialmente, o período compreendido entre as 20h e as 21h – 25%;
• Se a deslocação implicar alojamento – 50%.

Se o pagamento de sub. de alimentação estiver associado ao pagamento de ajudas de custo, é necessário que as despesas utilizadas para este pagamento estejam configuradas para abater ao subsídio de alimentação. No caso das deslocações nacionais diárias, é marcada falta de subsídio de alimentação (ou seja, não é pago este subsídio) se a saída acontecer até às 14h00 (inclusive) – art.º 8.º n.º 2, a) do Decreto-Lei n.º 106/98, de 24 de abril.

B) Nas deslocações por dias sucessivos aplicam-se as seguintes percentagens da ajuda de custo:

• Dia da partida: Até às 13 (inclusive) – 100% Depois das as 13 até as 21 – 75% Depois das 21 – 50%
• Dia de regresso: Até às 13 (inclusive) – 0% Depois das 13 até as 20 – 25% Depois das 20 – 50% Nos restantes dias - 100% Se existir reembolso de alojamento – 50%

Se o pagamento de sub. de alimentação estiver associado ao pagamento de ajudas de custo, é necessário que as despesas utilizadas para este pagamento estejam configuradas para abater ao subsídio de alimentação. No caso das deslocações nacionais por dias sucessivos, é marcada falta de subsídio de alimentação (ou seja, não é pago este subsídio) se a chegada acontecer depois das 13h00 (não inclusive). Se for abrangido o período de almoço, o valor da ajuda de custo já reflete a ajuda de pagamento de sub. de alimentação, devendo este ser descontado – art.º 8.º, n.º 4, alínea b) e art.º 37.º do Decreto-Lei n.º 106/98, de 24 de abril.

No caso das ajudas de custo por deslocações ao estrangeiro estão estabelecidas as seguintes regras:

• Abono do valor da ajuda de custo diária, em todos os dias da deslocação, de acordo com o valor definido no Administrador;
• Caso inclua na deslocação o fornecimento de uma ou de ambas as refeições diárias, a ajuda de custo será deduzida de 30% por cada uma (ou outra percentagem indicada no Administrador), sendo garantido um valor mínimo de 20% do montante previsto na tabela em vigor, consoante configurações no Administrador. Exemplo: Se numa deslocação de 3 dias existir fornecimento de alojamento e de 1 refeição em cada dia, será efetuado o abatimento de 60% ao valor diário (30% pela alojamento e 30% por uma refeição). Se além do alojamento forem fornecidas 2 refeições em cada dia, então será um abatimento de 30% + 30% +30%, sendo garantido o mínimo de 20% da ajuda de custo diária (ou outro valor definido no Administrador).

No caso das ajudas de custo por deslocações consideradas transfronteiriças são seguidas as seguintes regras:

• Se a deslocação abranger, ainda que parcialmente, o período compreendido entre as 13 e as 14h é atribuído 30% do valor de ajuda de custo diário;
• Se a deslocação abranger, ainda que parcialmente, o período compreendido entre as 20 e as 21h é atribuído 30% do valor de ajuda de custo diário.

Estas são as regras consideradas para o cálculo quando as ajudas de custo se referem a uma deslocação marcada como Transfronteiriça.

Neste caso, a opção Fornecimento de Alojamento não está disponível, mas serão abatidas as refeições fornecidas consoante a percentagem indicada no Administrador.

De referir que, se a deslocação não abranger os períodos entre as 13 e as 14 horas, entre as 20 e as 21 horas ou se as refeições (almoço e jantar) forem fornecidas em espécie, é garantido o mínimo de 20% do valor da ajuda de custo diário (ou outro valor definido no Administrador).

Se a deslocação implicar alojamento, então é abonada em 100%. Para tal, a deslocação terá de estar assinalada como sendo do tipo Transfronteiriça com dormida.

Neste caso, se ativar a opção Fornecimento de Alojamento será efetuado o abatimento de 30% e se as refeições que forem fornecidas, consoante a indicação dada pelo utilizador, também será efetuado o abatimento de 30% (ou outra percentagem indicada no Administrador) por cada refeição.

De salientar que também aqui é garantido o mínimo de 20% do valor da ajuda de custo diário.

Caso uma deslocação marcada como transfronteiriça ou transfronteiriça com dormida, pela duração indicada, tiver duração igual ou superior a 24 horas será apresentada uma mensagem ao utilizador (nas observações de cálculo), indicando que a mesma deve ser classificada como deslocação ao estrangeiro.

A validação das 24 horas é efetuada mesmo que a deslocação seja distribuída por diferentes dias.