-
PT
-
ES
-
AO
-
CV
-
MZ
-
ST
-
GW
-
Professional
-
Executive
-
Public Sector
-
Omnia
-
Evolution
Para garantir a conformidade com o DL 28/2019 e evitar erros na introdução dos dados, os documentos fiscalmente relevantes têm de ser arquivados a partir da aplicação onde estes documentos serão contabilizados (aplicação terceira).
Desta forma, é necessário conceder previamente acesso da aplicação terceira ao Cegid Docs para que esta tenha o controlo sobre o Arquivo Legal. Os documentos fiscalmente relevante que se encontram arquivados apenas podem ser editados ou removidos pela aplicação terceira através da edição ou anulação do lançamento contabilístico.
Fluxo
A gestão dos documentos fiscalmente relevantes do Cegid Docs está assente num fluxo específico que irá garantir o correto tratamento deste tipo de documentos, ou seja, quando um documento fiscalmente relevante é enviado para o Docs, seja por email ou importação no portal, irá passar por pelo seguinte fluxo:
1. Envio de Documentos
Os documentos são enviados para o Cegid Docs por email ou importação direta na aplicação.
Tratando-se de documentos fiscalmente relevantes, estes devem ser importados diretamente na pasta da empresa para garantir a extração do códigos QR.
2. Recentes
Não existindo nenhum erro no processamento, o ficheiro é colocado na pasta genérica Recentes. Uma vez que esta pasta pode receber qualquer documento, independentemente se tem relevância fiscal ou não, aqui não é possível visualizar e/ou editar os detalhes dos documentos.
Após mover os documentos fiscalmente relevantes para a pasta Em Tratamento ou Pronto para Contabilização poderá consultar e editar os respetivos dados, sejam eles extraídos pelo código QR, caso este seja válido e legível, ou introduzir os dados manualmente. Se o documento que se encontra nesta pasta não tiver relevância fiscal, poderá movê-lo para outra pasta qualquer.
3. Em Tratamento
Deverá inserir nesta pasta os documentos fiscalmente relevantes que ainda não foram devidamente categorizados ouvalidados, bem como os que não devem ser contabilizados porque, por exemplo, são de um período contabilístico diferente.
Nesta pasta, é possível editar ou eliminar documentos.
4. Pronto a Contabilizar
Quando pretender iniciar o lançamento contabilístico, deverá mover os documentos para esta pasta, uma vez que a aplicação terceira irá consultar nesta pasta os documentos que devem ser contabilizados.
Continua a ser possível editar ou eliminar os documentos nesta pasta.
5. Em Contabilização
Se aplicável, assim que os documentos sejam importados pela aplicação terceira, esta irá mover os documentos da pasta Pronto a Contabilizar para esta pasta.
Aqui, os documentos estarão bloqueados e não será mais possível editá-los ou eliminá-los. Apenas a aplicação terceira poderá desbloquear os documentos.
6. Arquivo Legal
Depois de contabilizados, a aplicação terceira irá mover os documentos para a pasta do Arquivo Legal, enviando para o Docs os dados contabilísticos do documento.
Apenas a aplicação terceira poderá editar ou eliminar o documento sempre que o lançamento for editado ou eliminado na contabilidade.
Caso o documento seja anulado na contabilidade, a aplicação terceira deverá colocar o documento na pasta Em Contabilização ou Pronto a Contabilizar.
A implementação do Arquivo Legal em aplicações terceiras é da responsabilidade dos respetivos proprietários/equipas.