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Evolution
A integração com o sistema de gestão de tempo Cegid Visualtime garante que as alterações mensais são sincronizadas com sucesso entre as duas aplicações
Esta integração tem de estar configurada nas duas aplicações e apenas funciona em funcionários sincronizados.
Funcionamento
Este processo pressupõe a típica sincronização mensal, periódica e contínua, ou seja, depois de iniciar a sincronização deverá garantir uma sequência sem intervalos para que o processo seja o mais automático e verdadeiro.
É possível aumentar automaticamente o intervalo de sincronização sempre que existirem alterações em períodos anteriores ao especificado e que foram realizadas após a sincronização anterior, isto é, se existirem alterações mensais no Visualtime anteriores à data de início do intervalo estas são automaticamente refletidas no ERP.
Com a opção Excluir acertos de períodos anteriores ativa, o sistema permite que ao importar apenas sejam consideradas as alterações mensais que ocorreram durante o período de importação. Se optar por desativar esta opção, o sistema automaticamente efetua a sincronização de alterações de períodos anteriores à data início da importação ocorridas após a última importação, isto é, as alterações de períodos anteriores à data início da importação que ainda não foram sincronizados.
Sincronização das Ausências e Faltas
A sincronização das ausências previstas pressupõe ausência total, não sendo consideradas outras ausências nesse período. Já nas ausências diárias, quando estas correspondem:
- à totalidade das horas do dia é automaticamente convertido para dia;
- a meio-dia é automaticamente convertido para ½ dia.
Nas férias, sempre que a duração registada seja inferior a um dia completo, o sistema considera automaticamente ½ dia de férias.
De realçar que é convertido para horas em outro qualquer caso.
Assim, deverá ter uma configuração nos tipos de ausência corretamente definida para permitir esta integração.
Nota: as férias são importadas como faltas. Por isso, no registo das férias no Visualtime deverá garantir que o tipo de incidência é Ausências.
Agregação de ausências consecutivas
Quando a mesma ausência é registada no Visualtime em períodos consecutivos (sem dias de intervalo), o ERP agrega automaticamente esses registos numa única ausência.
Para isso, o sistema verifica se já existe no ERP uma ausência do mesmo tipo cujo término seja exatamente no dia anterior ao início da nova ausência. Se existir, a data fim da ausência anterior é atualizada em vez de ser adicionada uma nova.
Esta atualização só é possível quando a ausência existente está no estado Introduzida. Caso a ausência anterior esteja no estado Terminado, a nova ausência não é agregada e a situação é registada nos logs de integração.
Sincronização das Horas Extra
A sincronização das Horas Extra é sempre efetuada diariamente e considera a data de referência para o dia em que efetivamente ocorreu.
Quando devidamente configurada nos parâmetros, será efetuada uma repartição em dois registos para o mesmo dia (um para a 1.ª hora e as restantes na seguinte).
Sincronização de Remunerações
Para que a importação seja possível, as remunerações devem estar definidas como remunerações passíveis de introdução nas alterações mensais com indicação de quantidades, garantindo a correta associação.
Desta forma, os valores registados no Visualtime serão automaticamente refletidos nas alterações mensais do ERP, permitindo o correto processamento.
Sincronização de Horários de Férias
O ERP sincroniza os dias de férias assinalados no período de importação. Para tal, deverá configurar o Visualtime para que esses horários de férias contenham códigos de falta de férias com a devida equivalência aos códigos de falta do ERP. Deverá utilizar a tag inicial A#, por exemplo: A#F50.
Abatimento de SA/ST nas Férias
O abatimento das faltas de Subsídio de Alimentação ou de Turno nas Férias tem um comportamento diferente do que acontece no ERP.
Na sincronização, é considerada a opção selecionada no campo Desconta Sub. Alimentação e Turno no Administrador | Parâmetros de Exercício | Férias, ou seja, se estiver selecionada a opção:
- Primeiro Meio dia, o sistema lança sempre a falta de Sub. Alimentação/Turno;
- Segundo Meio dia, o sistema nunca desconta a falta de Sub. Alimentação/Turno;
- Proporcional, lança as faltas de Sub. Alimentação/Turno de forma proporcional.
Sincronizar Alterações Mensais
O mapeamento entre as justificações ou ausências no Visualtime devem ser configuradas no Visualtime entre o código de equivalência e o A#código do tipo de ausência, A#falta, O#hora extra ou E#remuneração do ERP.
Se existirem registos que pretenda que o processo de sincronização ignore, deverá inserir a expressão #Ignore. Caso contrário, será apresentado um aviso no registo da sincronização para as ocorrências não mapeadas.
No caso das férias, além do registo ficar nas alterações mensais, são também registadas no calendário de férias.
Para sincronizar os dados registados no Visualtime com o ERP, siga os seguintes passos:
- Aceder a Capital Humano | Visualtime | Sincronização de Alterações Mensais;
- Clicar em Novo para criar importação;
- Definir uma Descrição, uma Data Inicial (por predefinição é o período atual ou o período seguinte ao da anterior sincronização) e uma Data Final;
- Importar para iniciar a sincronização.
Pode interromper uma importação. Nesse cenário, a importação ficará no estado Interrompido e são importados todos os dados até ao momento da interrupção. Para continuar uma sincronização interrompida, deverá efetuar duplo clique sobre o registo interrompido e clicar em Importar.
Consultar Log
É guardado um registo com detalhes das sincronizações, anexado ao registo de sincronização e que pode ser acedido para análise.
Para consultar o registo, siga os seguintes passos:
- Aceder a Capital Humano | Visualtime | Sincronização de Alterações Mensais;
- Na lista, aceder à sincronização pretendida;
- Por baixo da lista principal, está disponível a área Anexos. Aqui, deverá selecionar o anexo pretendido;
- Efetuar duplo clique sobre o anexo para o visualizar ou clicar em Visualizar.
Perguntas Frequentes
As seguintes perguntas frequentes visam desmistificar possíveis dúvidas sobre o funcionamento desta integração:
1. Existem registos no Visualtime para o período que indiquei na sincronização que não existem no ERP. Porquê?
Deverá verificar se o código de equivalência no Visualtime está corretamente definido para a justificação que não foi sincronizada.
Caso o código de equivalência esteja preenchido com #Ignore, durante o processo de sincronização todos os registos com essa justificação serão ignorados e, por isso, não estarão no ERP.
Também deverá verificar se se trata de dados de faltas ou férias que ainda não ocorreram, ou seja, a data da falta ou férias é inferior ao dia de hoje. Nestes casos, a sincronização não é realizada para dias ainda não ocorridos.
2. Existem remunerações que não estão a ser importadas por terem configuração errada. Qual a configuração correta para importação?
Só com esta configuração as remunerações ficam aptas a serem processadas corretamente na importação.