Integração com o Visualtime: Funcionalidades e Configurações

• Sincronização das fichas dos funcionários em lote (a utilizar no início de integração ou em situações em que existiu falha de sincronização);
• Sincronização online a partir da ficha do funcionário na gravação da mesma e na cessação do contrato;
• Sincronização de recibos e da Declaração de Rendimentos aquando da Emissão dos mesmos.

Se pretender, será possível sincronizar:

• Ausências previstas (cenários de ausências prolongadas, como baixas médicas);
• Faltas pontuais incluindo as faltas por férias;
• Horários de férias, desde que a justificação esteja mapeada com o código de férias no ERP;
• Horas suplementares, com possibilidade de desdobrar do lado do ERP a primeira hora e seguintes (caso existam valorizações diferentes);
• Remunerações, cuja configuração permita que a mesma seja inserida nas alterações mensais.

Para configurar a integração com o Cegid Visualtime, siga os seguintes passos:

1. Abrir o Administrador do ERP;
2. Aceder a Recursos Humanos |Parâmetros do Exercício | Visualtime | Gerais;
3. Ativar a Integração com Visualtime selecionar a opção em Geral;
4. Indicar o Endereço do ServiçoVisualtime (fornecido pela subscrição do Visualtime, devendo ser um URL válido) e a Chave API (que deverá ser obtida na subscrição Visualtime);
5. Clicar no botão Testar Comunicação para garantir que a ligação é corretamente estabelecida. Caso exista erro de comunicação, deverá rever os dados inseridos;
6. Na área Integração, definir qual a estrutura organizacional que será enviada na integração de funcionários. Por predefinição, o Grupo assume a Chave da Empresa e o Subgrupo pode ser Nenhum, Departamento ou Estabelecimento;
7. Ativar a opção Envio automático de funcionários (opcional):
   • Se ativar, o ERP irá enviar automaticamente os funcionários para o Visualtime aquando da gravação do funcionário na ficha;
   • Caso não ative, irá apenas enviar os que já tinham sido enviados anteriormente (se existir registo na sincronização de funcionários). No caso dos novos funcionários, deverá efetuar a sincronização em lote (ver artigo);
8. Poderá incluir um prefixo no código do funcionário no Visualtime. Este campo possibilitará distinguir os funcionários no Visualtime em ambiente multiempresa. O preenchimento deste campo  é opcional.
9. Na área Sincronização Alt. Mensais, indicar se pretende que, durante a importação de faltas configuradas para abater o subsídio de alimentação (SA) e/ou o subsídio de turno (ST), o abatimento seja efetuado de forma proporcional ao tempo de falta ou se deve corresponder ao valor total do dia, independentemente da duração da falta;
10. Se necessário, definir o tratamento automático para horas extra de 1.ª hora e seguintes, indicando qual a hora extra de origem (mapeada no Visualtime) que manterá a 1.ª hora e a que será usada para as seguintes horas quando no mesmo dia (opcional); Exemplo: pretende configurar as Horas Extra para integrar como H01, mas apenas a 1.ª hora como H01. As restantes devem ser consideradas como H02. Na configuração, a coluna Origem tem de esta preenchida com a hora extra H01 e na coluna Código Horas a H02. Durante a importação, se a Hora Suplementarfor superior a 1h o sistema irá criar uma Hora extra H01 com quantidade igual a 1 e o restante será lançado na hora extra H02;
11. Clicar em Guardar.

No Visualtime, é necessário definir o mapeamento das justificações para os códigos de faltas, horas extra e/ou de ausências a integrar no ERP.

Para configurar o mapeamento, siga os seguintes passos:

1. Aceder ao Visualtime | Configuração da Gestão Horária | Justificações;
2. Para cada justificação preencher o campo Equivalência com o código da falta, remuneração, hora extra ou ausência do ERP. Terá de introduzir primeiramente uma tag que identifica a entidade para o qual será mapeada, ou seja:
   • indicar a tag A#xxx para identificar faltas, férias ou ausências
   • indicar a tag O#xxx para identificar horas extra;
   • indicar a tag O#xxx para identificar horas extra;
   • indicar a tag E#xxx para identificar remunerações;
3. Se pretender que determinada justificação não seja importada no ERP, deverá preencher o campo Equivalência com #Ignore.

Adicionalmente, deverá criar as pastas que irão conter os Recibos de Vencimento e as Declarações Anuais de Rendimentos. Para tal, deverá aceder a Gestão Documental e criar uma nova pasta com:

• Nome: deve ser igual ao configurado no ERP;
• Categoria: Laboral"
• Âmbito:
  1. Ativar Contém informação sobre colaborador;
  2. Ativar Documentação geral do colaborador.