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Nas importações de vendas ou de compras, os tipos de entidades predefinidos são sempre Clientes ou Fornecedores, respetivamente. No entanto, é possível alterar este comportamento.
Automatizar Lançamento de Documentos
Nas importações de vendas ou de compras, os tipos de entidades predefinidos são sempre Clientes ou Fornecedores, respetivamente. No entanto, é possível modificar este comportamento no menu de contabilização do PAA alterando o T. Entidade para a entidade pretendida.
Contudo, podem existir cenários em que se pretende alterar o tipo de entidade em todos os documentos para uma conta de outro terceiro, não sendo por isso ágil efetuar este procedimento individualmente em cada documento.
Para otimizar este processo, é possível utilizar a extensibilidade do PAA e criar campos de utilizador (CDU). No entanto, antes de utilizar, deverá garantir os seguintes pressupostos:
- O Outro Terceiro já existe e tem ficha criada no ERP, bem como a respetiva conta no plano de contas;
- O código do Outro Terceiro é igual ao código do Cliente ou Fornecedor;
- São efetuadas as respetivas alterações nos templates pretendidos, sejam templates normais ou ECHO.
Para automatizar o lançamento de documentos noutro tipo de entidades, siga as seguintes etapas:
Etapa 1: Criar Campos de Utilizador
Para este exemplo serão criados os CDU nas seguintes tabelas:
| Tabela | Nome | Tipo de Dados | Descrição |
| Entidades | CDU_TipoEntidade | String (texto) | Define o tipo de entidade, que deve ser: C – Cliente F – Fornecedor I – Forn. Imob. R – Outro Credor D – Outro Devedor |
| Entidades | CDU_TipoEntidadeConta | String (texto) | Neste exemplo criamos um campo para indicar diretamente a conta do Outro Terceiro. Contudo, poderá prescindir deste campo caso construa a máscara da conta do Outro Terceiro no próprio template. |
Após criar o campo, deverá clicar em Gravar ou Gravar e Novo, caso pretenda adiciona um novo CDU, e de seguida, reiniciar o PAA.
Etapa 2: Adicionar CDU na tabela de Terceiros
- Aceder a Aplicação | Grupo Início | Cliente;
- Selecionar o cliente pretendido e clicar em Editar (ou efetuar duplo clique sobre a linha);
- No separador Terceiros, clicar com o botão direito sobre o cabeçalho da grelha, selecionar a opção Configuração por Defeito, e de seguida, clicar na opção Visualização de Colunas;
- Pesquisar o campo criado e arrastar para a posição pretendida na grelha;
- Para cada terceiro, indicar o Tipo de Entidade e a Conta do Tipo de Entidade; Nota: Se pretender, poderá alterar o nome da coluna clicando com o botão direito sobre o cabeçalho da grelha e selecionando a opção Mudar o Título da Coluna;
- Por fim, clicar em Gravar ou Gravar e Sair.
Etapa 3: Configurar Template
- Aceder a Aplicação | Grupo Configurações | Templates;
- Selecionar o template pretendido e clicar em Editar (ou efetuar duplo clique sobre a linha). Neste exemplo iremos utilizar o template de honorários. Poderá descarregar o template aqui;
- Clicar em Duplicar;
- Atribuir um novo código ao template;
- Selecionar os Grupos de Clientes a que pretende aplicar o novo template;
- Adicionar uma nova linha ao template e atribuir um número;
- Nas linhas, introduzir todas as condições necessárias para o tratamento dos CDU (ver tabela abaixo);
- Clicar em Gravar ou Gravar e Sair.
Condições
| Linha | Coluna | Fórmula | Explicação |
| 1 | Condição | IsNullOrEmpty([DadosOrigem. Documento.Entidade.CDU_TipoEntidade]) | Esta linha será aplicada se o CDU_TipoEntidade for nulo ou não estiver preenchido. |
| 2 | Condição | [DadosOrigem.Documento. Entidade.CDU_TipoEntidade] In ('R', 'I') | Esta linha será aplicada se o CDU_TipoEntidade for igual a I ou R. |
| 2 | Conta | [DadosOrigem.Documento. Entidade.CDU_TipoEntidadeConta] | Será aplicado o valor indicado no CDU_TipoEntidadeConta |
| 2 | T.Entidade | [DadosOrigem.Documento. Entidade.CDU_TipoEntidade] | Será aplicado o valor indicado no CDU_TipoEntidadeConta. Se esta coluna não tiver nenhuma condição ou valor definido, será colocado o tipo de entidade associado à conta no plano de contas. O mesmo se passa com a coluna Entidade. |
| 3 e 4 | T. Entidade | Iif(Not IsNullOrEmpty([DadosOrigem. Documento.Entidade. CDU_TipoEntidade]), [DadosOrigem.Documento. Entidade.CDU_TipoEntidade], '') | Se o CDU_TipoEntidade for não for nulo ou vazio, será colocado o CDU_TipoEntidade, caso contrário não será aplicado qualquer valor. Ao não aplicar nenhum valor, será colocado o tipo de entidade associado à conta no plano de contas. |
Etapa 4: Adicionar CDU na janela da contabilização
- Aceder a Aplicação | Ambiente de Trabalho | [cliente] | [extensão] | Contabilizar Documentos;
- Clicar com o botão direito do rato numa área do formulário e escolher a opção Personalizar Formulário;
- Clicar em Listar todos os Campos;
- Pesquisar os CDU criados na tabela "Entidades" e arrastar os campos para a área do formulário pretendida. Poderá alterar o design do campo no formulário na propriedade Text do campo;
- Clicar em Remover não Usado para limpar os campos que não estão a ser utilizados;
- Clicar em Guardar para guardar o formulário criado;
- Exportar o formulário clicando em Gravar para XML (opcional);
Com os campos de utilizador neste formulário, poderá preencher estes dados aqui e, ao gravar ou integrar o documento na contabilidade, serão guardados na ficha da entidade do PAA.
Consulte o artigo de apoio para saber mais informações sobre a criação de Campos de Utilizador.
Validar Resultado
Neste exemplo, utilizamos o template Compras – Honorários com as novas condições. A entidade Outro Terceiro já existia no ERP, tanto nesta tabela como na dos fornecedores e possuí o mesmo código (igual ao NIF).
Tal como é expectável, o lançamento é efetuado à conta do fornecedor 22111503933813, visto que o tipo de entidade é fornecedor e estamos a utilizar o template sem as alterações.
Ao selecionar o template Compras – Honorários – Outros Terceiros, apesar do tipo de entidade se manter Fornecedor, este valor é sobreposto pelo campo de utilizador e, por isso, o lançamento é efetuado para a conta do Outro Credor (R) definido no respetivo CDU.
Após a integração, poderá verificar se o lançamento foi realizado na conta do outro credor.