Como implementar a Faturação Eletrónica no ERP? (CV)

Todo o processo de faturação eletrónica está inerente à configuração da comunicação com a DNRE que, após devidamente configurada, todas as validações do processo de Faturação Eletrónica são aplicadas pela aplicação.

O processo de adesão à Faturação Eletrónica no ERP é único e não pode ser desativado. Ou seja, a partir do momento em que as empresas configurem o acesso à faturação eletrónica, já não é possível reverter esta adesão. 

Para configurar a ligação ao serviço da Faturação Eletrónica, siga os seguintes passos:

1. No Administrador, aceder a Empresa | Base Aplicacional de Negócio | Parâmetros de Comunicações Fiscais; 

2. Clicar em Configurar para aceder ao portal da e-Fatura e efetuar o login no portal para obter os dados de acesso à Faturação Eletrónica. Estes dados são guardados na aplicação, sendo apresentada a ligação como válida (cor verde). Desta forma, não é necessário inserir os dados num novo login;

3. Clicar em Localizar para associar o certificado de assinatura dos documentos; 

4. Inserir o Token de acesso ao certificado; 

5. Clicar em Confirmar. 

Após configurar a ligação à Faturação Eletrónica, todas as validações inerentes a esse processo ficam ativas. 

Nota: A comunicação de documentos apenas se encontra disponível para empresas produtivas. 

O processo de Faturação Eletrónica abrange os tipos de documentos Financeiros, Recibos e Stock/Trans que acompanhem os bens em circulação. Para abranger estes tipos de documentos, é necessário configurar a designação fiscal. 

Para configurar a designação fiscal, siga os seguintes passos:

1. Aceder a Marketing & Vendas | [Vendas] / [Pagamentos e Recebimentos] | Recursos | Tabelas | [Documento de Venda] / [Documentos de Conta Corrente];

2. Criar um documento ou selecionar um já existente;

3. No separador Gerais, definir a Designação fiscal no campo Designação; 

4. Clicar em Gravar. 

Nota: A designação fiscal Nota de Lançamento não é suportada no ERP. 

O Código LED (Local de Emissão do Documento) é obrigatório na comunicação de todos os DFE (Documento Fiscal Eletrónico) uma vez que controla a sequencialidade da numeração dos documentos.

Deverá criar este código no portal da Faturação Eletrónica antes de efetuar qualquer associação.

Com o código devidamente criado, poderá então associá-lo às séries dos documentos. Para simplificar este processo, foi desenvolvido um mecanismo que recupera todos os LEDs criados para as séries com o mesmo código.

De salientar que a correspondência do código LED com a série é unívoca, ou seja, apenas pode existir um único LED para uma série. Além disso, no início do ano será necessário criar LED’s para associar às novas séries. 

Para associar o código LED à serie do documento, siga os seguintes passos:

1. Aceder a Marketing & Vendas | [Vendas] / [Pagamentos e Recebimentos] | Recursos | Tabelas | [Documento de Venda] / [Documentos de Conta Corrente];

2. Criar um documento ou selecionar um já existente;

3. No separador Séries, criar a série pretendida ou selecionar uma já existente;

4. No separador Fiscalidade, selecionar um dos LED’s previamente criados no portal da Faturação Eletrónica; 

5. Clicar em Gravar. 

Nota: As séries sem sugestão de data têm implicações na comunicação de documentos. Ou seja, dado que é sugerido como hora 00:00, esta data pode ser considerada como anterior à hora atual. Nessas situações, o documento terá de ser comunicado em contingência. 

No processo de Faturação Eletrónica, a tabela de motivos de isenção do IVA foi atualizada uma vez que essa informação é obrigatória para a correta comunicação do DFE. 

Para configurar o Motivo de Isenção nas taxas de IVA isentas, siga os seguintes passos:

1. Aceder a Marketing & Vendas | Obrigações Declarativas | Recursos | Tabelas | Taxas de IVA;

2. Criar uma nova taxa de IVA ou selecionar uma já existente;

3. Indicar no campo Código qual o motivo fiscal de isenção do IVA;

4. Clicar em Gravar. 

Para as transações sujeitas a Imposto de Selo, é necessário garantir que o motivo fiscal da aplicação do imposto de selo está preenchido para ser utilizado na comunicação do documento. 

Para configurar os motivos fiscais de aplicação do Imposto de Selo, siga os seguintes passos:

1. Aceder a [Vendas / Finanças] | Geral | Recursos | Tabelas | Contabilidade | Plano de Selo;

2. Selecionar o plano de selo que pretende configurar; 

3. Na secção Motivo de Emissão, indicar o Código fiscal de emissão do Imposto de Selo; 

4. Clicar em Gravar.

Na emissão de documentos retificativos, como as notas de crédito e débito, é necessário indicar qual o motivo fiscal do documento. Para isso, é necessário configurar os motivos de retificação/estorno com os respetivos motivos fiscais.

Para configurar os motivos de retificação e de estorno, siga os seguintes passos:

1. Aceder a Marketing & Vendas | Geral | Recursos | Tabelas | Motivos de Retificação/Estorno;

2. Criar um motivo ou selecionar um já existente;

3. Indicar qual o Motivo Fiscal a aplicar; 

4. Clicar em Gravar. 

Além da obrigatoriedade de indicar o motivo de retificação/estorno, na emissão de documentos retificativos é também necessário indicar qual o documento que se está a retificar/estornar.

Quando a retificação/estorno é efetuada através do mecanismo de estorno disponível na aplicação, esta relação é automaticamente garantida pela aplicação dado que existe uma ligação entre os dois documentos.

Quando é criado um documento retificativo por outra via, é necessário indicar a referência ao documento original, assim como o motivo da emissão do documento. Deste modo, no separador Transação deverá indicar o Tipo Doc. Original, Série Doc. Original, Número Doc. Orig. e o respetivo Motivo. 

Quando é criado um documento de transporte, é necessário identificar a entidade que efetuou o transporte, seja ela a própria entidade, o cliente ou uma transportadora.

No editor de vendas, é possível identificar qual o transportador (fornecedor ou Outro Credor) e determinar a própria entidade ou cliente como tal. 

Para identificar o transportador no documento, deverá no editor de vendas aceder ao separador Carga/Descarga e:

• se o transporte for efetuado pela própria empresa, não indicar qualquer configuração; 

• se o transporte for efetuado pelo próprio cliente, ativar a opção Transporte Própria Entidade; 

• se o transporte for efetuado por uma transportadora, selecionar o tipo de entidade (Fornecedor ou Outro Credor) e a própria entidade.
  Nota: Deverá garantir que as entidades transportadoras estão previamente criadas no sistema como Fornecedor ou Outro Credor. 

A comunicação de documentos em contingência é efetuada sempre que um documento não conseguiu ser comunicado no momento da sua criação e poderá ser utilizada para vários tipos de comunicação: 

• Comunicação de documentos; 

• Comunicação de anulação de documentos; 

• Comunicação de anulação de um numerador de um documento; 

Nota: Nesta opção, são apresentadas as últimas mensagem de aviso ou de erro que deram origem à não comunicação de um documento. 

Todos os documentos são enviados em modo de contingência e é necessário indicar o motivo pelo qual o documento é enviado. Caso seja selecionado o motivo Outro, terá de indicar uma descrição. Nas restantes, a descrição está definida e não é possível alterá-la.

Para comunicar documentos como contingência, siga os seguintes passos:

1. Aceder a Marketing & Vendas | Obrigações Declarativas | Obrigações Declarativas | Comunicação com DNRE | Comunicação de Documentos; 

2. Aplicar os filtros pretendidos, definindo um período de análise nos campos Data de Inicial e Data de Final, assim como o Estado dos documentos que pretende visualizar (Todos, Enviados e Não Enviados); 

3. Selecionar quais os documentos que pretende comunicar e indicar qual o Motivo de contingência; 

4. Clicar em Enviar. 

Nota: Os documentos em estado Enviado apenas são listados para consulta, não sendo possível reenviá-los.

Para os grandes contribuintes e importadores, a obrigatoriedade de comunicação de documentos entrou em vigor a 01/07/2021. No entanto, esses contribuintes têm um período de carência de comunicação de documentos até dia 01/11/2021.

Apesar deste período de carência, todos os documentos emitidos desde o dia 1 de julho de 2021 devem ser comunicados até 1 de novembro.

Para comunicar os documentos como contingência e os documentos emitidos no período de carência, siga os seguintes passos:

Para comunicar estes documentos, siga os seguintes passos:

1. Aceder a Marketing & Vendas | Obrigações Declarativas | Obrigações Declarativas | Comunicação com DNRE | Comunicação de Documentos; 

2. Nos filtros, selecionar o estado Não Enviado; 

3. Selecionar todos os documentos não enviados e atribuir um Motivo e Contingência; 

4. Clicar em Reenviar. 

Os documentos serão enviados e comunicados.

Como estes documentos não foram criados de base com a versão do ERP que dá suporte à Faturação Eletrónica, a DNRE não aplicará o mesmo critério de validações referidas no ponto 1 da secção "Perguntas Frequentes".

Nota: Estas validações são efetuadas e assumidas pela DNRE, sendo que qualquer alteração às mesmas é da exclusiva responsabilidade da DNRE. Nas situações em que um determinado contribuinte não apresente condições para iniciar o processo de comunicação de documentos a 01/11/2221, deverá contactar a DNRE e expor a sua situação. 

Para criar uma nota de crédito ad hoc com a correta identificação do documento de origem, siga os seguintes passos:

1. Aceder a Marketing & Vendas | Vendas | Documentos;

2. Criar um documento do tipo Nota de Crédito;

3. Indicar a Entidade, Artigos e restante informação do documento;

4. No separador Transação, indicar o IUD do documento de origem no campo Cód. Fiscal Doc. Orig.;

5. Clicar em Gravar.

O documento será comunicado à DNRE como tendo origem no documento com o IUD indicado no passo 4.

Nas situações onde o documento Nota de Crédito ad hoc já se encontre criado e a sua edição seja interdita, é possível proceder à identificação do IUD do documento de origem através do mecanismo de comunicação em contingência.

Para comunicar uma nota de crédito ad hoc através da comunicação em contingência, siga os seguintes passos:

1. Aceder a Marketing & Vendas | Obrigações Declarativas | Comunicação com DNRE | Comunicação de Documentos;

2. Aplicar os filtros necessários para que o documento pretendido seja apresentado;

3. Selecionar o documento que pretende comunicar;

4. Indicar o Motivo de contingência e a respetiva Descrição, caso seja necessário;

5. Preencher o campo Cód. Fiscal Doc. Orig. com o IUD do documento de origem;

6. Clicar em Gravar para efetuar a comunicação.

É muito importante a correta inserção do IUD do documento retificado sob pena de o mesmo não ser aceite como válido na Plataforma eFatura.

1. Aceder a Marketing & Vendas | Vendas | Clientes;

2. Criar um cliente ou selecionar um já existente;

3. No separador Dados Fiscais, introduzir o respetivo NIF;

4. Clicar no botão de validação do NIF e:
   - Caso o NIF seja inválido, será apresentada uma mensagem com essa informação;
   - Caso o NIF seja válido e o Nome Fiscal da entidade seja diferente do nome obtido pela DNRE, será apresentada uma mensagem com a indicação da atualização do nome da entidade.

1. Aceder a Marketing & Vendas | Vendas | Documentos;

2. Criar um documento e definir o respetivo Tipo de Documento;

3. Indicar a Entidade;

4. Alterar ou introduzir o NIF da entidade. Após preencher este campo, o NIF indicado será automaticamente validado e se for:
   - inválido, será apresentada uma mensagem com essa informação;
   - válido e o Nome Fiscal da entidade for diferente do nome obtido pela DNRE, será avisado que necessita de atualizar o nome da entidade.

Entre os requisitos definidos pela DNRE para a comunicação de faturas eletrónicas, destacamos: 

• Obrigatoriedade de identificar o NIF nos documentos, com exceção dos documentos do tipo TVE com valor inferior a 20000 CVEs; 

• Obrigatoriedade de ter pelo menos 1 contacto nas entidades (telefone, email, etc); 

• Validação de padrões de formatação de determinados campos (telefone, email, website, morada, etc); 

• Inexistência de linhas de artigo sem descrição. 

Ao comunicar documentos, existem diversas situações que podem gerar erro.

As situações mais comuns prendem-se com a informação associada às fichas do cliente uma vez que, caso não tenham a informação preenchida de acordo com os padrões exigidos pela DRNE, os documentos não serão comunicados.

Por exemplo, o número de telefone da entidade indicado no documento tem um número de telefone diferente do padrão esperado. 

Linha: 1 - The 'urn:cv:efatura:xsd:v1.0:Telephone' element is invalid - The value '2647996/3577992' is invalid according to its datatype 'urn:cv:efatura:xsd:v1.0:stTelephone' - The Pattern constraint failed.. 

O documentos devem ser impressos obrigatoriamente com os seguintes elementos:

• QR Code com o URL válido;

• IUD;

• Em caso de contingência, a menção existente para esse efeito.

Todos os documentos impressos a partir do ERP incluem estes elementos.

Sim, podem aderir de forma voluntária ao portal eFatura e solicitar o seu certificado digital a qualquer momento, antecipando desta forma a data de adesão obrigatória.

A DNRE adiou a aplicação da validação do limite de 20.000 CVE nos documentos do tipo TVE (Talão de Vendas Eletrónico). Estima-se que esta restrição seja aplicada a partir de janeiro de 2022.

Depois de aderir à plataforma do eFatura, poderá consultar todos os softwares que estão em fase de adaptação e integração com a referida plataforma através do menu Lista de softwares.

Os softwares identificados com uma estrela verde na última coluna correspondem aos que já conseguiram concluir o processo de integração com o eFatura. Caso o software utilizado não esteja nessa lista ou ainda não tenha obtido a estrela verde, deve contactar o seu fornecedor de software ou a equipa da Fatura Eletrónica para mais esclarecimentos.

Para que os Escritórios de Contabilidade (EC) possam prestar serviços de faturação eletrónica, é necessário que as empresas clientes dos EC sejam previamente registadas na plataforma do eFatura.

Para tal, bastará que os EC enviem à Cegid, por intermédio do seu Parceiro, uma lista com o Nome e NIF das empresas clientes, para garantir que as regras de licenciamento sejam aplicadas em conformidade com as regras da Cegid e da DNRE.

Sim. É possível integrar com o ERP tanto os documentos já comunicados como os documentos a comunicar.

Caso esses documentos tenham sido integrados no novo software, poderá comunicá-los a partir deste em modo de contingência. Caso contrário, terá de validar junto da DNRE qual o procedimento a seguir.

Nestes casos, deverá contactar a Cegid.

O certificado digital deve ser obtido mediante registo no portal efatura.cv. Depois de aderir ao portal, deve seguir os passos apresentados.

Após receber o certificado digital e o respetivo token de acesso, deverá configurar o acesso à Faturação Eletrónica no ERP como referido nas secções anteriores.

Deverá garantir que o LED está corretamente configurado na série e que está devidamente criado no portal de faturação eletrónica. Caso ainda não existirem documentos emitidos nessa série, poderá mudar de LED para outro existente, se for necessário.

Não. No ERP, as questões de comunicações com Entidades Fiscais não são passíveis de serem configuradas para ambientes de testes. É da responsabilidade do produtor de software garantir que os seus utilizadores não podem alterar os modos de comunicação.

Sim, a comunicação de dados com a DNRE é realizada através da internet, não podendo ser efetuada de outra forma.

No Administrador do ERP, deverá aceder à opção de Parâmetros de Comunicações Fiscais nas opções do módulo Base Aplicacional de Negócio. Após efetuar a ligação ao portal da DNRE através da opção de configuração, deverá carregar o certificado digital e o respetivo token de acesso.

A comunicação dos Documentos de Transporte Eletrónicos (DTE) é efetuada exatamente da mesma forma que os restantes documentos, ou seja, é no momento da sua criação/gravação.

No ERP, um DTE é um documento do tipo Stock/Trans que tem obrigatoriamente de estar configurado como de acompanhamento de bens em circulação. Caso contrário, é considerado como sendo um documento interno.

Não. Os documentos fiscais relevantes devem ser sequenciais para garantir que a numeração dos documentos é incrementada em conformidade com a data de emissão dos mesmos.

Nestes casos, o ERP irá alertar que existem erros na gravação do documento e poderá corrigi-los.

No entanto, caso existam erros, deverá comunicar o documento como contingência com o motivo Outros, complementando ainda a descrição do motivo de emissão em contingência.

Nota importante: Só poderá realizar algumas dessas alterações enquanto o documento não for considerado como emitido pela aplicação, ou seja, não foi comunicado, exportado, impresso ou enviado.

Não. Apenas deve criar o LED quando cria uma série no ERP. Enquanto utiliza uma série com um LED já associado, não é necessário criar novos LEDs e, mesmo que os crie, a aplicação não permite alterar um LED de uma série com documentos já comunicados.

A comunicação de contingência é imediata sempre que seja efetuada através da janela de comunicação de documentos.

Sim.

O processo de faturação eletrónica está assente na criação de documentos fiscais de faturação, recibos, documentos retificativos e de transporte.

Esses tipos de documentos são normalmente criados no software de faturação, por isso para criar LEDS e comunicar documentos apenas é necessário este sistema.

Não. Apenas é necessário identificar o cliente no documento com o NIF, o nome e morada.

Não. Esse registo apenas poderá ser realizado pela proprietária do software, neste caso, a Cegid.

Por isso, deverá enviar um email para [email protected], indicando que pretende registar os seus clientes no e-fatura.

Caso não o faça, sempre que tentar enviar um documento, será apresentado o seguinte erro: "Software com código (Cegid), Transmissor com NIF (568881702) e Cliente com NIF (123456789) não está registado/ativado na PE".

Além disso, a Cegid tem de garantir que as regras de licenciamento são aplicadas em conformidade com as regras da DNRE. Neste sentido, existem dois cenários que deverá ter em atenção:

• Multiempresa: Caso utilize esta funcionalidade, deverá também enviar uma prova da relação entre a empresa mãe (a que possui licenciamento Cegid) e as empresas participadas. Neste caso, basta enviar uma certidão comercial da(s) empresa(s) participada(s);

• Escritórios de Contabilidade (EC): Todos os EC que pretendam prestar serviços de faturação eletrónica, deverão enviar uma lista com o Nome e NIF das empresas cliente.