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O Accounting Automation disponibiliza um conjunto de mecanismos para contabilizar os documentos de uma forma automática, designadamente a liquidação automática de documentos de compras e vendas. Além desta configuração, também é possível indicar as contas de liquidação a utilizar.
Para cada cliente, a liquidação pode ser configurada ao nível de cada extensão ou do terceiro, sendo possível utilizar o Template ECHO para realizar a liquidação com base nestas regras.
Configurar liquidações
Para utilizar o mecanismo de liquidação automática de documentos de compras e vendas, é necessário primeiramente efetuar um conjunto de configurações nos clientes e nas extensões. Opcionalmente, poderá também configurar as liquidações ao nível do terceiro.
Para configurar as liquidações automáticas dos documentos de compras e vendas, siga as seguintes etapas:
Etapa 1: Configurar contas de liquidação por predefinição
- Aceder a Aplicação | Grupo Início | Clientes;
- Selecionar o Cliente pretendido e clicar em Editar ou fazer duplo clique sobre a linha do cliente;
- Em Configurações, no separador Gerais configurar as contas de caixa e banco a utilizar por predefinição;
- Predefinir a conta de meios financeiros líquidos.
Sempre que um tipo de documento ou terceiro está configurado para efetuar liquidações mas não existe a indicação de qual a conta a utilizar, será sugerida a conta predefinida dos meios financeiros líquidos indicada no ponto 4.
Etapa 2: Configurar liquidações por tipo de documento
- Aceder a Aplicação | Grupo Configurações | Extensões | [Compras, Vendas ou SAF-T];
- Selecionar o modelo pretendido e clicar em Editar ou fazer duplo clique sobre a linha;
- No separador Mapeamentos, ativar a opção Efetua Liq. para cada tipo de documento fiscal que irão ter liquidação automática.
Etapa 3: Configurar liquidações por terceiros
Esta etapa é opcional e permite configurar as liquidações automáticas ao nível do terceiro, bem como definir a conta da liquidação. Esta configuração sobrepõe-se à da ficha de clientes e às extensões.
Poderá ativar a liquidação do terceiro de três forma distintas:
Ficha de Clientes:
- Aceder a Aplicação | Grupo Início | Clientes;
- Selecionar o cliente pretendido e clicar em Editar ou fazer duplo clique sobre a linha do Cliente;
- No separador Terceiros, ativar a opção Efetua Liq. para indicar os que irão ter liquidação automática;
- Indicar na coluna "Conta Liq." a conta pretendida para liquidação dos documentos de cada terceiro. Se não for preenchido, serão utilizadas as contas predefinidas na Ficha do Cliente.
Menus de importação:
- Nos separadores Clientes ou Fornecedores, indicar os que terão liquidação automática, ativando a opção Efetua Liq.;
- Indicar na coluna "Conta Liq." a conta pretendida para liquidação dos documentos de cada terceiro. Se não for preenchido, serão utilizadas as contas predefinidas na Ficha do Cliente.
Durante a contabilização:
- Aceder a Ambiente de Trabalho | [Cliente] | Menu Ações[Vendas ou Compras] | Contabilizar Documentos;
- No separador Entidade, ativar a opção Efetua Liq. e, caso pretenda definir uma conta de liquidação, indicar a conta no campo Conta Liq.;
- Clicar em Gravar ou Atualizar Contabilização.
Liquidações automáticas
Após concluir as configurações anteriores, os documentos passarão a ser liquidados automaticamente durante a contabilização.
As liquidações automáticas seguem as seguintes regras:
- Se o documento está configurado para efetuar liquidação e o terceiro não tem conta de liquidação associada, será utilizada a conta de meios financeiros líquidos predefinida na Ficha do Cliente;
- Se o documento está configurado para efetuar liquidação e o terceiro tem conta de liquidação associada, será utilizada a conta de liquidação atribuída ao terceiro;
- Se o documento não está configurado para efetuar liquidação mas o terceiro está e não tem conta de liquidação associada, o documento será liquidado e será utilizada a conta de meios financeiros líquidos predefinida na Ficha do Cliente;
- Se o documento não está configurado para efetuar liquidação mas o terceiro está e tem conta de liquidação associada, o documento será liquidado e será utilizada a conta de liquidação atribuída ao terceiro;
- Nos documentos com origem no ficheiro SAF-T, será utilizada a conta de caixa ou bancos definida na Ficha do Cliente, em função do modo de pagamento indicado no documento, caso tenha sido comunicado. Se o terceiro tiver uma conta de liquidação associada, será utilizada essa conta.
Sugere-se a consulta do artigo Como gerar liquidações de cobranças efetuadas por entidades terceiras para analisar um cenário prático de liquidação de documentos quando os pagamentos são efetuados através de entidades terceiras.