Como criar Outros Terceiros?

É possível criar diferentes tipos de terceiros no Accounting Automation em função da categoria do documento:

• Vendas: Clientes (C) e Outros Devedores (D);
• Compras: Fornecedores (F), Fornecedores de Investimentos (I) e Outros Credores (R).

Criar outros terceiros

O tipo de entidade por predefinição para as categorias de Vendas e Compras são clientes e fornecedores, respetivamente.

Estas entidades são sempre criadas, no entanto, durante a contabilização de um documento é possível alterar o tipo de entidade, bem como criar novos tipos de entidade se for necessário.

Para criar tipos de entidade, siga os seguintes passos:

1. Aceder a Ambiente de Trabalho | [Cliente] | Ações[Vendas ou Compras] | Contabilizar Documentos;
2. Selecionar o documento pretendido;
3. No separador Documento, escolher o tipo pretendido no campo T. Entidade. Poderá indicar o código do tipo de entidade ou aceder à lista de seleção clicando na tecla F4;
4. Se, para o tipo de entidade selecionado, já existir no ERP um terceiro com o número fiscal e país da entidade, o movimento da contabilidade será atualizado para o novo tipo de entidade. Caso contrário, será apresentado um novo formulário para criar o Terceiro: - Os dados da entidade original (incluíndo os códigos e tokens) são copiados para este formulário; - Validar se o Código PAA, Código ERP e Token estão corretos e/ou efetuar as alterações necessárias. Se pretender alterar o código sugerido, basta indicar o novo código. Nestes campos, poderá aceder às respetivas listas clicando na tecla F4; - Indicar as contas que pretende criar no Plano de Contas; - Clicar em Gravar para guardar os dados da nova entidade no PAA (a entidade será criada no ERP após a contabilização do documento) ou clicar em Criar/Editar para criar a entidade no ERP;
5. O movimento da contabilidade será atualizado para o novo tipo de entidade.

É recomendável criar as entidades no ERP após a validação, uma vez que se forem criadas novas entidades no ERP entre esta operação e a respetiva contabilização, irão existir inconsistências nas respetivas codificações.

A validação dos códigos da entidade é uma operação muito importante, principalmente quando se utilizam regras sequenciais na codificação. Ao utilizar códigos de entidades já existentes, estas poderão ser substituídas por novas entidades e, assim, originar inconsistências nos dados.