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O Assistente de Contabilização ECHO é um mecanismo inteligente que visa criar sugestões de lançamentos com base no histórico de lançamentos utilizados em cada cliente e em cada Tipo de Entidade.
Este assistente utiliza um template próprio, simplificando e otimizando processo de contabilização de documentos.
Nota: Esta funcionalidade corresponde ao tradicional método dos Templates de Contabilização.
O Assistente de Contabilização ECHO não está disponível nos documentos importados a partir do Jasmin.
Interface
A interface do Assistente ECHO foi desenhada para facilitar a usabilidade e uma experiência de utilização natural e fluída.
A interface do Assistente ECHO é constituída pelas seguintes áreas:
Histórico de contas utilizadas
Através do histórico, é possível visualizar e filtrar a tabela de contas utilizadas por:
- Contas da entidade usadas neste cliente: apenas serão visualizadas todas as contas utilizadas na entidade do cliente que está a trabalhar;
- Contas da entidade usadas em todos os cliente: serão visualizadas todas as contas utilizadas na entidade em todos os clientes.
Na grelha do histórico de contas utilizadas, são apresentadas todas as contas utilizadas pela entidade em função do tipo de entidade e do tipo de documento fiscal.
Entidade
Indica o tipo, nome e número fiscal da entidade.
Documento
- Tipo Doc.: indica o tipo de documento fiscal e o número do documento externo;
- Diário: indica o diário da contabilidade. Este campo será preenchido com base no histórico de lançamentos ou, caso não exista, no prefixo da conta sugerida;
- Documento: indica o documento da contabilidade. Este campo será preenchido com base no histórico de lançamentos ou, caso não exista, no prefixo da conta sugerida.
Nota: Os prefixos da conta sugerida podem ser configurados na tabela "Tipos de Documentos".
Lançamento contabilístico
Nesta área, está disponível a grelha de lançamentos do Assistente ECHO que apresenta o resumo do IVA do documento e as contas sugeridas, sendo possível efetuar as alterações necessárias.
Através desta área, é possível:
- Inserir ou substituír a conta sugerida numa linha, efetuando duplo clique na conta indicada na tabela de histórico de contas;
- Inserir ou substituir a conta sugerida numa linha através do Plano de Conta, clicando na tecla F4 ou na Lupa disponível;
- Criar uma nova linha automaticamente, editando o valor. Por exemplo, se uma linha tem o Valor Bruto de 50,00€, ao alterar esse valor para 20,00€, a linha será duplicada e o seu Valor Bruto será a diferença, ou seja, 30,00€;
- Se existir alguma Conta ou Classe de IVA inválidas, as mesmas irão ser apresentadas a vermelho;
- Se uma conta sugerida a partir do histórico de lançamentos de outro cliente não existir, esta poderá ser criada clicando no botão + da linha. Todos os atributos da conta serão copiados para o Plano de Contas do Cliente. Esta funcionalidade não está disponível para o Plano de IVA.
Nesta área, também está disponível a opção Interrompe a Contabilização em Lote para validação. Ao ativá-la, as contabilizações em lote da entidade, com o tipo de entidade e tipo de documento fiscal definidos, serão interrompidas para a validação do lançamento.
É recomendável ativar esta opção quando a entidade pode ter mais do que uma conta para a mesma taxa de IVA.
Mensagens ECHO
Em função do lançamento sugerido pelo assistente, serão apresentadas algumas mensagens que poderão ajudar a interpretação de informações.
A criação de contas é um processo irreversível. Neste sentido, ao copiar a conta de um plano para o outro, é necessário garantir que os Planos de Contas entre clientes seguem as mesmas regras. Caso contrário, podem ser criadas contas erradamente.
Principais vantagens
A utilização do Assistente de Contabilização ECHO traz muitas vantagens, nomeadamente:
- Maior rapidez no lançamento dos documentos;
- Aumenta a segurança e confiança nos lançamentos sugeridos;
- Apenas é utilizado um template (Template ECHO), sendo possível partilhá-lo por todos os clientes e para o lançamento de todos os tipos de documentos (compras, vendas e bancos);
- Como utiliza apenas um template, não existe a necessidade de criar muitos templates para dar resposta a necessidades particulares de clientes;
- Melhora a usabilidade da aplicação.
Funcionamento
O Assistente de Contabilização ECHO recorre aos movimentos da contabilidade do ERP de todos os clientes para automatizar os lançamentos dos documentos importados pelo Accounting Automation.
Além disso, também sugere lançamentos com base no CAE das entidades quando não existe registo de nenhum lançamento no sistema.
Ao utilizar este mecanismo, poderá otimizar a utilização de templates únicos e personalizados e que guardam o histórico das contas, diários e documentos de contabilidade utilizados.
Para aceder ao Assistente ECHO, deverá aceder a Ambiente de Trabalho | [Cliente] | Menu Ações[Vendas ou Compras] | Contabilizar Documentos e, de seguida, no separador Contexto clicar em Assistente ECHO ou na tecla F3.
Template único e personalizado
O ECHO utiliza apenas um template e o mesmo é utilizado para sugerir a contabilização dos documentos de compras e vendas do e-Fatura, Recibos Verdes e e-Arrendamento, ficheiro SAF-T de faturação e movimentos bancário.
Cada grupo de clientes tem associado um template ECHO que pode ser personalizado, bem como partilhado para um ou para vários grupos.
Histórico
Enquanto que, para contabilizar documentos de venda com origem no SAF-T é utilizada a informação do artigo para sugerir a contabilização, no caso dos documentos do e-Fatura, Recibos Verdes e e-Arrendamento, é usado apenas um token que indica, com base no histórico, a conta de gasto ou proveito da entidade a usar no lançamento, e a respetiva Classe de IVA.
Para cada entidade, o ECHO guarda o histórico das contas utilizadas e respetivas classes de IVA, em função da natureza do movimento, tipo de documento fiscal, taxa de IVA e tipo de entidade.
O ECHO guarda também o histórico dos diários e documentos CBL utilizados, em função do tipo de documento fiscal e tipo de entidade.
Ativar ECHO
Para ativar o Assistente de Contabilização ECHO, siga os seguintes passos:
- Aceder a APLICAÇÃO | Grupo Configurações | Grupos de Clientes;
- Selecionar o grupo pretendido e clicar em Editar ou fazer duplo clique sobre a linha do Cliente;
- Ativar a opção Usar Assistente ECHO;
- Clicar em Gravar ou Gravar e Sair.
Depois de ativo, será apresentada a opção Assistente ECHO no menu de contabilização de documentos.
Cenários de sugestão
O Assistente de Contabilização ECHO irá sugerir o lançamento de acordo com um dos três cenários seguintes:
A entidade não existe em nenhum cliente
- O ECHO irá sugerir a primeira conta atribuída ao CAE;
- A classe de IVA sugerida será a classe associada à conta no Plano de Contas e baseada na(s) taxa(s) de IVA do documento;
- O Diário e o Documento de Contabilidade serão sugeridos em função do prefixo da conta e do Tipo de Documento Fiscal.
A entidade não existe no cliente em que está a trabalhar, mas tem lançamentos noutros clientes
O ECHO irá sugerir a Conta e a respetiva Classe de IVA mais utilizada para aquela entidade noutros clientes em função da taxa de IVA, natureza do movimento, Tipo de Documento Fiscal e Tipo de Entidade.
Se a conta sugerida não existir no Plano de Contas do cliente, a mesma será apresentada a vermelho. Nesta situação, ao clicar no botão + da linha, a mesma será criada de forma automática no Plano de Contas do cliente.
A entidade tem lançamentos no cliente
O ECHO irá sugerir a conta e a respetiva classe de IVA mais utilizada para aquela entidade, em função da(s) taxa(s) de IVA, natureza do movimento, tipo de documento fiscal e tipo de entidade.
Será considerado o Diário e o Documento de Contabilidade utilizados nos lançamentos anteriores para o tipo de documento fiscal e tipo de entidade.