Como exportar documentos para Equipamentos e Ativos?

É possível exportar documentos para os Equipamentos e Ativos indicando os tipos de documentos e o bem do imobilizado a associar à aquisição. Este integrador também permite criar equipamentos (que não estão sujeitos a depreciações) sem gerar documentos.

Configurações

Para utilizar esta funcionalidade, deverá garantir as seguintes configurações:

• Na configuração dos documentos de compra e venda, ativar a ligação ao módulo de Ativos. Também pode ser associado o código da alteração patrimonial correspondente. No caso das vendas, também é possível configurar documentos do tipo Stock/Transferências;
• No plano de contas, ativar a ligação aos ativos e o tipo de investimento nas contas a utilizar nos documentos de compras/vendas que integram em ativos;
• No caso de criação de equipamentos (sem geração de documentos), ativar a ligação a equipamentos na conta do plano;
• Nos parâmetros da Empresa do Módulo de Equipamentos e Ativos, no separador Gerais, escolher qual a data a utilizar na ligação à Contabilidade (Data do Documento ou Data de Introdução), ou seja, com que data será registado o documento quer no módulo de Equipamentos e Ativos quer no documento contabilístico.

Exportar Documentos

Para exportar documentos para os Equipamentos e Ativos, siga os seguintes passos:

1. Aceder a Finanças | Equipamentos e Ativos | Recursos | Ferramentas | Movimentos Diferidos;
2. Clicar em Equipamentos e Ativos;
3. Selecionar a opção Integração em ativos;
4. Selecionar o separador Compras ou Vendas, sendo que o primeiro permite integrar documentos de aquisições e/ou grandes reparações, enquanto o segundo permite integrar documentos de alienação ou de abates;
5. Definir o intervalo de datas para consultar os documentos a exportar. Este filtro aplica-se à data do documento ou à data de introdução do mesmo, mediante a configuração em Administrador | Equipamentos e Ativos | Parâmetros da Organização | Gerais;
6. Selecionar os tipos de documentos a filtrar na árvore à esquerda. Apenas são possíveis os tipos de documentos que estejam configurados para integrar no módulo de Ativos;
7. Clicar em Atualizar;
8. Por predefinição, são listados os documentos pendentes de integração - Não Integrados. São apresentados todos os documentos que possuam linhas em que a conta do plano de contas associada esteja configurada para integrar no módulo de ativos;
9. Selecionar os documentos pretendidos para a integração;
10. Para cada linha dos documentos a integrar, efetuar duplo-clique sobre a linha e efetuar as seguintes operações: - Indicar a ficha de destino, caso exista. Para criar automaticamente fichas na integração, deverá utilizar o botão + em simultâneo com a opção Criar fichas ao duplicar; - Preencher os dados relacionados: código fiscal, unidades orgânica e física; - Caso pretenda criar mais do que uma ficha, dividir a linha utilizando o botão + em simultâneo com o campo Quantidade; - Indicar o valor/percentagem a atribuir a cada ficha; - Gravar a distribuição; Apenas é possível integrar linhas se na conta do plano de contas está definido o tipo de investimento, que terá de coincidir com o tipo de investimento da ficha selecionada; Nota: Através da opção Agrupar, é possível selecionar várias linhas para serem integradas numa só ficha. Neste caso, a janela de detalhe das linhas será aberta com o somatório das linhas selecionadas;
11. Integrar os documentos.

Caso seja necessário anular integrações, deverá:

1. Ativar a opção Integrado e atualizar;
2. Selecionar os documentos pretendidos;
3. Clicar em Anular na barra superior.

A anulação da integração não elimina a ficha do Ativo. Esta apenas é eliminada de forma manual diretamente na ficha do Ativo.

Caso ocorram erros na integração ou na anulação de integrações, estes podem ser consultados a vermelho na coluna das observações.

Criar Equipamentos

Para criar equipamentos sem gerar documentos, siga os seguintes passos:

1. Aceder a Finanças | Equipamentos e Ativos | Recursos | Ferramentas | Movimentos Diferidos;
2. Clicar em Equipamentos e Ativos;
3. Selecionar a opção Integração em equipamentos. O separador Vendas é desativado; Nota: No caso dos equipamentos, a configuração de Integração em Equipamentos deve estar sempre realizada na ficha da Conta;
4. Definir o intervalo de datas para consultar os documentos a exportar. Este filtro aplica-se à data do documento ou à data de introdução do mesmo, mediante a configuração no Administrador em Equipamentos e Ativos | Parâmetros da Organização | Gerais;
5. Selecionar os tipos de documentos a filtrar na árvore à esquerda. Apenas é possível filtrar os tipos de documentos que estejam configurados para integrar no módulo de Ativos;
6. Clicar em Atualizar;
7. Por predefinição, são listados os documentos pendentes de integração - Não Integrados. São apresentados todos os documentos que possuam linhas cuja conta do plano de contas associada está configurada para integrar no módulo de equipamentos;
8. Selecionar os artigos pretendidos para a integração;
9. Para cada linha de artigo, efetuar duplo clique para realizar as operações pretendidas;
10. Clicar no botão + para criar automaticamente os equipamentos;
11. Preencher os dados relacionados, se necessário (unidades orgânica e física);
12. Caso pretenda criar mais do que um equipamento, deverá dividir a linha utilizando o botão + em simultâneo com o campo Quantidade;
13. Indicar o valor/percentagem a atribuir a cada ficha;
14. Selecionar as repartições que devem ser criadas na ficha, de acordo com a informação existente nas linhas a integrar (centro de custo, analítica, função, projeto/Elemento Pep;
15. Gravar a distribuição.

Através da opção Agrupar, é possível selecionar várias linhas para serem integradas numa só ficha. Neste caso, a janela de detalhe das linhas será aberta com o somatório das linhas selecionadas.

Utilizar Operações Disponíveis

Em todas as linhas dos documentos a integrar, é possível inserir observações, marcar linhas para serem analisadas posteriormente e identificar linhas para serem ignoradas na integração.

Para utilizar as operações disponíveis nas linhas dos documentos a integrar, siga os seguintes passos: