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Para agilizar o registo de fichas de equipamentos, é possível multiplicar uma ficha já existente. Também é possível consultar as tabelas em que devem ser introduzidos os equipamentos ou ativos sujeitos a depreciações.
Realizar a cópia assistida de fichas
Quando se pretende criar um número significativo de fichas semelhantes na sua natureza é possível efetuar a multiplicação de uma ficha.
Por exemplo, no processo de aquisição de 100 cadeiras, às quais se pretende classificar como individuais, seria suficiente criar uma única ficha, as restantes seriam reproduzidas através do utilitário Cópia de Fichas.
Para realizar a cópia assistida de fichas, siga os seguintes passos:
- Aceder Finanças | Equipamentos e Ativos | Recursos | Ferramentas;
- Selecionar a opção Cópia de Ativos/Equipamentos;
- Clicar em Próximo no assistente para iniciar o processo;
- Indicar a ficha que pretende copiar;
- Selecionar os tipos de informação que pretende copiar;
- Definir o número de fichas a gerar após completar o processo;
- Clicar em Próximo;
- Definir a estrutura das fichas a gerar após o processo (ascendente, identificador, descrição, n.º de inventário e código de barras); Nota: Este processo é gerado automaticamente quando devidamente configurado;
- Concluir os restantes passos do assistente.
As fichas geradas após a conclusão do assistente encontram-se disponíveis para eventuais procedimentos de ordem operacional, contabilística e fiscal.
Consultar tabelas disponíveis
Poderá consultar as tabelas em que devem ser introduzidos todos os equipamentos e/ou ativos sujeitos a depreciações e, como tal, objeto de reintegrações/depreciações.
Fichas de bens/equipamentos
Esta tabela deve conter a ficha de todos os bens/equipamentos existentes na empresa. Apenas é possível anular fichas que não tenham nenhum processamento associado.
| Campo | Descrição |
| Ativo Fixo | Identificador da propriedade que determina se o equipamento é um ativo, tendo portanto tratamento fiscal e por conseguinte estando sujeito a depreciações, reavaliações, tratamento de mais-valias, ligação à contabilidade, etc. |
| Ascendente | Identificador da ficha ascendente numa estrutura de equipamentos. |
| Descrição | Identificador da descrição atribuída à ficha. |
| Estado | Identificador do estado da ficha. |
| Ficha | Identificador do código do bem/equipamento. Se estiver ativo o parâmetro Aplicar preenchimento automático e sequencial, o código é sugerido por: Atividade + Classificação + N.º Inventário. |
Informação Geral
| Campo | Descrição |
| Código Barras | Identificador do valor numérico do código de barras da ficha. |
| Data Aquisição | Identificador da data de aquisição da ficha. |
| Data Inventário | Data em que foi executada a última inventariação da Ficha. |
| Data Utilização | Identificador da data a partir da qual a Ficha começou a ser utilizada. |
| Fotografia | Permite visualizar a foto do equipamento inserindo-a no quadrado existente à direita deste separador. Clicando com o botão direito do rato é possível inserir ou alterar a foto do Ativo escolhendo uma das opções do menu de contexto existente. |
| N.º Elementos | Número de elementos da Ficha. Pode ser utilizado para indicar que determinada ficha não represente um único equipamento mas vários. Aconselha-se contudo que não se utilize esta funcionalidade pois existem métodos para facilmente definir uma ficha por cada equipamento e controlar melhor os equipamentos sempre que a cada um corresponda uma ficha unitária. |
| N.º Inventário | Identificador do número de inventário da Ficha. |
| N.º Série | Identificador do número de série da Ficha. |
| Unid. Física | Permite escolher a unidade física à qual ficará associado o equipamento. O valor presente neste campo pode ser associado a um equipamento na Associação Orgânica/Física. |
| Unid. Orgânica | Permite escolher a unidade orgânica à qual ficará associado o equipamento. O valor presente neste campo pode ser associado a um equipamento na Associação Orgânica/Física. |
Informação Fiscal
| Campo | Descrição |
| Atividade | Identificador do código da atividade à qual se destina a ficha. |
| Classe | Identificador da Classe à qual o ativo se encontra associado. |
| Classificação | Identificador do código associado à Classificação do ativo. |
| Diploma | Identificado o diploma regulamentar ao qual o código e classificação fiscal indicados se referem. |
| Ficha associada | Identificador do código do ativo/equipamento ao qual está associado o bem/equipamento. No caso de um equipamento sofrer uma grande reparação que seja sujeita a depreciações, então deve-se criar uma ficha para essa mesma reparação, vendo a reparação como um equipamento em si. |
| Norma | Identificador da Norma. |
| Taxa Manual | Identificador da taxa de depreciação do bem, apenas aplicável quando definida uma norma. |
| Vida Manual | Identificador da vida útil do bem, apenas aplicável quando definida uma norma. |
Contas de Investimento
Identifica as contas de investimento para todos os exercícios a partir do exercício de aquisição.
| Campo | Descrição |
| Investimento | Identificador do código do tipo de investimento. |
Caracterização
A caracterização de um equipamento são as suas características intrínsecas. A grelha apresenta as características da unidade de caracterização que identifica a família e as características associadas às unidades hierarquicamente superiores.
Os valores das colunas da grelha são preenchidos em função das definições das respetivas características, bem como dos valores por defeito definidos na Caracterização de Equipamentos.
Apenas é possível alterar os valores apresentados na última coluna.
| Campo | Descrição |
| Família | Identificador do código da unidade de caracterização ou família. |
| Marca | Identificador da descrição da marca do equipamento. |
| Modelo | Identificador da descrição do modelo do bem. |
Plano Financeiro
Permite definir o Plano Financeiro de uma Ficha.
| Campo | Descrição |
| Contrato | Identificador do nome do contrato do plano financeiro. |
| Início Contrato | Identificador da data de início de contrato da locação financeira. |
| Locador | Identificador da entidade locadora. |
| N.º de Rendas | Identificador do número de rendas a pagar até à conclusão do contrato. |
| Opção Compra | Identificador da data a partir da qual se pode efetuar a opção de compra. |
| Valor | Identificador do valor do contrato de locação financeira. |
| Valor Residual | Identificador do valor residual do contrato após a conclusão do mesmo. |
Outros
| Campo | Descrição |
| Conjunto | Identificador do conjunto. |
| Estabelecimento | Identificador do código do estabelecimento associado ao equipamento. |
| Observações | Identificador das observações. |