De acordo com a legislação em vigor, as empresas são obrigadas a comunicar a circulação de mercadorias à Autoridade Tributária (AT) sempre que enviar ou transportar bens de circulação para fora do local de produção ou exposição.
Depois de comunicar um documento de transporte à AT, é enviado um código único e é obrigatório obtê-lo antes de se iniciar o transporte, sendo impresso no próprio documento. Este código pode ser obtido de três formas: via WebService, a partir do ficheiro SAF-T (PT) e, no caso de indisponibilidade das duas formas anteriores, de forma Manual.
Elementos obrigatórios
De acordo com a Portaria n.º 161/2013, os documentos de transporte devem conter obrigatoriamente os seguintes elementos:
- Nome, firma ou denominação social, domicílio ou sede e número de identificação fiscal do remetente dos bens;
- Nome, firma ou denominação social, domicílio ou sede do destinatário ou adquirente dos bens;
- Número de identificação fiscal do destinatário ou adquirente, quando este seja sujeito passivo de IVA (art.º 2.º do CIVA);
- Menção, sendo caso disso, de que o destinatário ou adquirente não é sujeito passivo de IVA;
- Designação comercial dos bens, com indicação das quantidades;
- Locais de carga e descarga;
- Data e a hora em que se inicia o transporte.
Comunicação WebService
A opção WebService possibilita a comunicação dos documentos de transporte de forma eletrónica diretamente a partir do software. De acordo com a configuração do sistema, a comunicação pode ocorrer automaticamente no momento da gravação ou posteriormente. Os tipos de comunicação estão associados às séries dos documentos financeiros.
Para comunicar um documento de transporte à AT via WebService, siga as seguintes etapas:
Etapa 1: Criar documento de transporte
- Aceda a Documentos de transporte e clique em Criar;
- Valide se o Tipo de Documento é preenchido com o documento de transporte pretendido;
- Selecione a Entidade e valide os campos automaticamente preenchidos;
- Na área Mercadorias, selecione o(s) Artigo(s) a comunicar, o Armazém e a Quantidade;
- Indique outras informações necessárias (opcional);
- Por fim, clicar em Guardar.
De referir que, neste tipo de comunicação, a data de carga pode ser anterior à data em que vai ser efetuada a comunicação do documento.
Etapa 2: Validar o estado da Comunicação com a AT
Caso tenha ocorrido um erro de comunicação, é necessário processar novamente o pedido à AT em Comunicar à AT. Se o código da AT não tenha sido atribuído por indisponibilidade do sistema, será alertado quando consultar a guia de remessa.
Comunicação SAF-T (PT)
A partir do ficheiro SAF-T (PT), é possível exportar os dados do sistema e posteriormente importá-lona página da AT para obtenção do código de transporte.
Para comunicar um documento de transporte à AT via SAF-T (PT), siga as seguintes etapas:
Etapa 1: Criar documento de transporte
- Aceda a Documentos de Transporte e clique em Criar;
- Valide se o Tipo de Documento é preenchido com o documento de transporte pretendido;
- Selecione a Entidade e valide os campos automaticamente preenchidos;
- Na área Mercadorias, selecione o(s) Artigo(s) a comunicar, o Armazém e a Quantidade;
- Indique outras informações necessárias (opcional);
- Por fim, clicar em Guardar.
De referir que, neste tipo de comunicação, a data de carga pode ser anterior à data em que vai ser efetuada a comunicação do documento.
Etapa 2: Criar declaração legal com os documentos a comunicar
- Aceda a Impostos | Ficheiros SAF-T;
- Clique em Criar;
- Selecione a opção Guia de Remessa no campo Finalidade;
- Indique o intervalo de tempo para filtrar os documentos;
- Clique em Guardar.
Etapa 3: Extrair ficheiro SAF-T(PT) e importá-lo no site da AT
- Aceda a Impostos | SAF-T;
- Selecione a declaração pretendida e clique em Ver;
- Clique na hiperligação Exportar Ficheiro SAF-T (PT);
- Submeta o ficheiro no Portal das Finanças e, na mesma página, descarregue o ficheiro de resposta.
Etapa 4: Registar código de transporte atribuído no seu documento
- Aceda a Documentos de Transporte;
- Escolha o documento pretendido da lista e clique em Editar;
- Na área Transporte, preencha o campo Código da AT;
- Clique em Guardar.
Comunicação manual
É possível comunicar os documentos de forma manual através de telefone ou da página online da Autoridade Tributária. Deste modo, o código de transporte é associado posteriormente de forma manual no software.
Para comunicar um documento de transporte manualmente, siga as seguintes etapas:
Etapa 1: Criar documento de transporte
- Aceda a Documentos de Transporte e clique em Criar;
- Valide se o Tipo de Documento é preenchido com o documento de transporte pretendido;
- Selecione a Entidade e valide os campos automaticamente preenchidos;
- Na área Mercadorias, selecione o(s) Artigo(s) a comunicar, o Armazém e a Quantidade;
- Indique outras informações necessárias (opcional);
- Por fim, clique em Guardar.
De referir que, neste tipo de comunicação, a data de carga pode ser anterior à data em que vai ser efetuada a comunicação do documento.
Etapa 2: Comunicar manualmente o documento de transporte
Etapa 3: Registar código de transporte atribuído no seu documento
- Aceda a Documentos de Transporte;
- Escolha o documento pretendido da lista e clique em Editar;
- Na área Transporte, preencha o campo Código da AT;
- Verifique os restantes dados do documento;
- Clique em Guardar.
Para evitar erros, a guia de transporte só é impressa depois da atribuição do código da AT à respetiva guia.