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Os anexos das Desmonstrações Financeiras permitem introduzir informações organizadas e estruturadas através de notas. Neste sentido, poderá introduzir notas do tipo tabela ou texto e removê-las quando pretender.
Poderá ainda criar, remover ou editar os anexos para garantir que a informação está devidamente inserida e, em caso afirmativo, imprimi-los ou exportá-los.
Introduzir notas
Nos anexos às Demonstrações Financeiras, é possível introduzir notas de dois tipos: Tabela e Texto.
As notas do tipo Tabela possibilitam a introdução de informações organizadas em forma de quadro, à semelhança do que acontece com a criação de tabelas em Excel. A principal vantagem deste tipo de nota reside na introdução de informação estruturada.
Já as notas do tipo Texto possibilitam a introdução de informações organizadas apenas em forma de texto. Entre as facilidades de introdução de dados, existe a possibilidade de colar texto de outros documentos ou inserir informações de outros documentos através da opção Abrir de Ficheiro. Este tipo de notas apenas permite introduzir textos com tamanho máximo de 5 mil caracteres.
Para introduzir notas, siga os seguintes passos:
Introduzir ou editar uma nota do tipo Tabela
- Aceder a Contabilidade | Exploração | Análises Legais | Anexo às Demonstrações Financeiras;
- Criar, aceder ou editar um anexo;
- No separador Notas, indicar o tipo Tabela, caso se trate de uma nova Nota;
- Clicar na coluna "Nota." Verificar que é apresentada uma janela em forma de quadro e que é adicionada uma barra de ferramentas às opções de menu da aplicação; Nota: Esta barra de ferramentas permite formatar a tabela à semelhança do que aconteceria num documento excel.
- Se a nota for nova, a tabela aparece vazia. Se a nota já tiver sido introduzida anteriormente, será apresentada a tabela com o formato e conteúdo definidos anteriormente;
- Verificar se é possível configurar as células da tabela (alinhamento do texto, margens, fontes, fundos, linhas, etc);
- Para cada coluna da tabela é possível indicar condições para operações entre células (Formatar Células). Apenas são possíveis as seguintes condições: =, <>,>, <, >=, <=. Em cada célula é permitida a inserção de texto e é possível definir operações com outras células (+, -, *, /);
- Em cada célula é possível inserir as fórmulas disponíveis no ERP: =Data() =Info("Campo") =InfoAno() =InfoEmpresa() =MovimCR("Conta","MI","MF") =MovimDB("Conta","MI","MF") =Saldo("Conta","MI","MF") =SaldoCR("Conta","MI","MF") =SaldoDB("Conta","MI","MF") =Se("Condicao","ValorTrue","ValorFalse") Para as fórmulas “MovimCR()”, “MovimDB()”, “Saldo()”, “SaldoCR()”, “SaldoDB()” é possível indicar o ano selecionado para obter a informação. Para todas estas fórmulas, os parâmetros utilizados na função podem ser um valor fixo ou um parâmetro variável;
- Por fim, clicar em Guardar.
Clicando com o botão direito do rato nas linhas e nas colunas da tabela, são ainda disponibilizadas várias opções, à semelhança das existentes na barra de ferramentas das opções de menu (cortar, copiar, colar e substituir texto, limpar texto ou formatação, formatar células). Na barra de ferramentas adicionada às opções de menu, estão igualmente disponíveis as seguintes opções: quebra de página, inserir linha, retirar linha e exportar a tabela para um ficheiro (formato word, excel, etc).
Introduzir ou editar uma nota do tipo Texto
- Aceder a Contabilidade | Exploração | Análises Legais | Anexo às Demonstrações Financeiras;
- Criar, aceder ou editar um anexo;
- No separador Notas, indicar o tipo Texto, caso se trate de uma nova nota;
- Clicar na coluna "Nota"; Nota: Verificar que é apresentada uma janela em forma de quadro onde é possível inserir as informações de texto;
- Se a nota for nova, a tabela aparece vazia. Se a nota já tiver sido introduzida anteriormente, será apresentada a tabela com o formato e conteúdo definidos anteriormente;
- Inserir manualmente o texto/dados pretendidos;
- Clicar com o botão direito do rato e verificar se é possível: - Inserir Função: estão disponíveis as seguintes funções: =Data() =Info("Campo") =InfoAno() =InfoEmpresa() =MovimCR("Conta","MI","MF") =MovimDB("Conta","MI","MF") =Saldo("Conta","MI","MF") =SaldoCR("Conta","MI","MF") =SaldoDB("Conta","MI","MF") =Se("Condicao","ValorTrue","ValorFalse")Para as fórmulas “MovimCR()”, “MovimDB()”, “Saldo()”, “SaldoCR()”, “SaldoDB()” é possível indicar o ano selecionado para obter a informação. Para todas as fórmulas prévias, os parâmetros usados na função podem ser um valor fixo ou um parâmetro variável. - Inserir Parâmetro: Além das funções disponibilizadas, é ainda possível a inserção de parâmetros. Esta opção encontra-se disponível junto da inserção de funções, mas um parâmetro pode ser diretamente inserido na nota. Por exemplo, para introdução do parâmetro ano basta escrever a palavra na opção Inserir Parâmetro ou inserir "@@ano@@" diretamente na nota. Após gravar, é preciso ter em atenção que no separador Imprimir é necessário indicar o valor de cada um dos parâmetros inseridos nas notas (bem como o Tipo e, por exemplo, texto, inteiro ou decimal); - Abrir de Ficheiro: Permite inserir texto de um ficheiro existente e cuja informação se pretende incluir na Nota. Ao efetuar esta operação é necessário ter em atenção que a Nota terá de se encontrar limpa, pois ao abrir de ficheiro as informações do ficheiro irão sobrepor (limpando) todas as informações existentes na Nota; Nota: As informações apenas são obtidas através de documentos em Notepad (ao gravar os ficheiros na opção Encoding, deverá colocar o formato Ainsi pois este faz a transformação correta da informação para qualquer tipo de editor); - Gravar em Ficheiro: possibilita gravar as informações da nota num ficheiro (estas ficam assim disponíveis num documento).
- Por fim, clicar em Guardar.
Clicando com o botão direito do rato nas linhas e colunas da tabela, são ainda disponibilizadas outras opções, tais como cortar, copiar, colar e limpar.
É ainda possível inserir Critérios para atribuir a uma coluna da tabela uma empresa e/ou um exercício específicos, diferentes do atual. A coluna fica atribuída na totalidade a um critério, não sendo possível ter na mesma coluna dados de empresas e exercícios diferentes.
Inserir expressões
A definição de expressões nas tabelas criadas possibilita que, por exemplo, ao imprimir uma tabela sejam escondidas determinadas linhas. Assim, na impressão não serão visíveis as linhas definidas na expressão inserida.
Antes de mais, importa distinguir:
- Expressões: +, -, *, /
- Condições: =, <>, >, <, >=, <=
Para inserir uma expressão para as linhas da tabela baseada nas células do quadro, siga os seguintes passos:
- Ao editar uma tabela de um mapa ou de um anexo, clicar com o botão direito do rato numa das linhas da grelha;
- Selecionar a opção Formatar Células para definir a imagem do quadro;
- No separador Linha indicar a expressão e verificar que estão disponíveis os vários operadores aritméticos. Ao clicar duas vezes numa das funções, é automaticamente apresentada a seguinte expressão "= (expressão + expressão)", onde se pode indicar, por exemplo a expressão: "= (D1 + C1) - (F1 + G1)";
- Clicar em Confirmar;
- Na opção de Condição indicar, por exemplo, Maior que;
- Na opção Valor inserir também uma expressão ou um valor.
Deste modo, teríamos as seguintes expressões:
Se "= (D1 + C1) - (F1 + G1)" "Maior que" "= (D2 + C2) - (F2 + G2)"
OU
Se "= (D1 + C1) - (F1 + G1)" "Menor que" "5"
Na impressão, estas linhas não serão visíveis/impressas.
Ordenar notas
A funcionalidade Introdução de anexos às Demonstrações Financeiras permite que as notas introduzidas poderão ser movidas na grelha, de acordo com os acordos fiscais.
Na opção de Anexos às Demonstrações Financeiras existe total flexibilidade no posicionamento das notas e na introdução de informações e dados. Tal não se verificava na opção Introdução do Anexo ao Balanço e Demonstração de Resultados, em que as notas inseridas eram fixas na visualização e na edição.
Para ordenar ou alterar a ordenação de uma nota, siga os seguintes passos:
- Aceder a Finanças | Contabilidade | Exploração | Análises Legais | Anexo às Demonstrações Financeiras;
- Indicar o exercício. Por defeito, o ano exibido é o corrente;
- Na opção Anexo indicar o anexo pretendido; Nota: Também é possível aceder à lista de anexos através da opção de menu Listas (que pode ser apenas dos anexos ou detalhada por anexos e notas), ou navegando através das quatro setas de menu disponibilizadas;
- Verificar que são exibidas as notas na ordem introduzida e os respetivos atributos;
- Na coluna "Notas" arrastar o número da nota que pretende mover para cima ou para baixo na grelha e arrastar a nota até à posição que pretende que fique colocada. À medida que a nota vai sendo arrastada, duas setas vermelhas vão indicando a posição em que a mesma ficará se for largada nesse local. Ao alcançar a posição da grelha em que se pretende que a Nota seja colocada, basta largar o botão do rato e verificar que a Nota foi transferida para a nova posição;
- Caso a nota não tenha ficado na posição pretendida ou se pretenda alterar novamente a posição, basta efetuar a mesma operação as vezes necessárias e para as notas cuja ordem se pretender modificar;
- Por fim, clicar em Gravar.
Remover notas e parâmetros
Em qualquer momento, poderá remover as notas e os parâmetros inseridos numa das notas dos anexos. Para tal, siga os seguintes passos:
Remover parâmetros
- Aceder a Contabilidade | Exploração | Análises Legais | Anexo às Demonstrações Financeiras;
- Indicar o exercício. Por defeito, o ano exibido é o corrente;
- Na opção Anexo, indicar o anexo pretendido;
- Verificar que são exibidas as notas na ordem introduzida e os respetivos atributos;
- No separador Imprimir, no quadro onde são indicados os parâmetros introduzidos nas notas, clicar na linha do parâmetro a remover;
- Clicar no botão direito do rato e selecionar a opção Remove Linha;
- Verificar que o parâmetro foi removido;
- Por fim, clicar em Gravar.
Para ser possível remover um parâmetro de uma nota específica, não deverá existir o mesmo parâmetro referenciado em mais do que uma nota. Se estiver, não poderá remover por esta via, caso contrário irá remover o parâmetro em todas as notas em que este é referenciado. Neste caso, deverá editar a nota de texto e na própria mota limpa o parâmetro.
Remover notas
- Aceder a Contabilidade | Exploração | Análises Legais | Anexo às Demonstrações Financeiras;
- Indicar o exercício. Por defeito, o ano exibido é o corrente;
- Na opção Anexo indicar o anexo pretendido;
- Verificar se são exibidas as notas na ordem introduzida e os respetivos atributos;
- Clicar na linha da nota a remover e, na mesma linha, clicar com o botão direito do rato e selecionar a opção Remove Linha;
- Verificar que a Nota foi removida;
- Por fim, clicar em Gravar.
Ao remover uma nota que possui um parâmetro, é necessário remover igualmente o parâmetro apesar de não estar referenciado numa nota.
Criar anexos
Para criar anexos às Demonstrações Financeiras deverá indicar o tipo de notas do anexo, o exercício e a respetiva identificação. Posteriormente, poderá removê-los. Caso exista alguma informação incorreta, poderá editar o anexo.
Para criar, editar ou remover anexos, siga os seguintes passos:
Criar anexos
- Aceder a Contabilidade | Exploração | Análises Legais | Anexo às Demonstrações Financeiras;
- Indicar o exercício. Por defeito, o ano exibido é o corrente;
- Clicar em Novo;
- Na opção Anexo, indicar o anexo a criar e inserir a sua identificação, por exemplo: "A01" - "Informações Fiscais da Empresa";
- No separador Notas, posicionar-se numa das linhas da grelha para inserir a(s) nota(s) do anexo indicando o nome dado à nota e a sua designação/descrição;
- Indicar o Tipo de nota a inserir, por exemplo, tipo Texto ou tipo Tabela;
- Clicar na coluna Nota para inserir as informações do tipo Texto ou do tipo Tabela;
- Clicar em Gravar;
- Caso na nota tenham sido inseridos parâmetros, será apresentada a mensagem Existem Parâmetros sem valor atribuído. Nesta situação, antes de gravar o anexo e as notas deverá garantir que, no separador Imprimir, foram inseridos valores para cada um desses novos parâmetros;
- No campo Outras Configurações, por defeito a escala indicada é de 1:1, mas poderá ser de 1:1000 (em caso de valores elevados, por exemplo). É possível, igualmente, indicar o número de casas decimais;
- Selecionar o tipo de impressão e pré-visualização do anexo, escolhendo imprimir em folha branca ou num documento (.doc) em template predefinido e indicado;
- Por fim, clicar em Gravar.
Para imprimir o anexo, deverá selecionar a respetiva opção no menu e verificar que o anexo é disponibilizado para pré-visualização antes de ser enviado para impressão.
Editar anexos
- Aceder a Contabilidade | Exploração | Análises Legais | Anexo às Demonstrações Financeiras;
- Indicar o exercício. Por defeito, o ano exibido é o corrente;
- Na opção Anexo indicar o anexo pretendido; Nota: Também é possível aceder à lista de anexos através da opção de menu Listas (a listagem poder ser apenas dos anexos ou detalhada por anexos e notas), ou navegando através das quatro setas de menu disponibilizadas.
- Verificar que são exibidas as notas na ordem introduzida e respetivos atributos;
- No separador Notas, posicionar-se na linha da grelha a editar para inserir ou alterar as informações pretendidas;
- Inserir novas notas (opcional);
- Clicar em Gravar;
- Caso na nota tenham sido inseridos novos parâmetros, será apresentada a mensagem Existem Parâmetros sem valor atribuído. Nesta situação, antes de gravar o anexo e as notas deverá garantir que, no separador Imprimir, foram inseridos valores para cada um desses novos parâmetros;
- Por fim, clicar em Gravar.
Remover anexos
- Aceder a Contabilidade | Exploração | Análises Legais e de Gestão | Anexo às Demonstrações Financeiras;
- Indicar o exercício. Por defeito, o ano exibido é o corrente;
- Na opção Anexo indicar o anexo pretendido;
- Verificar se são exibidas as notas na ordem introduzida e os respetivos atributos;
- Clicar em Anular e indicar que pretende remover o anexo;
- Verificar se o anexo foi removido.
Imprimir anexos
Além de ser possível imprimir anexos, é igualmente possível criar um documento word com um template definido para configurar a impressão do Anexo às Demonstrações Financeiras e editar a forma como as informações são exibidas/impressas.
Para imprimir anexos, siga os seguintes passos:
Imprimir anexos
- Aceder a Contabilidade | Exploração | Análises Legais | Anexo às Demonstrações Financeiras;
- Indicar o exercício. Por defeito, o ano exibido é o corrente;
- Na opção Anexo indicar o anexo pretendido; Nota: Também é possível aceder à lista de anexos através da opção de menu Listas (a listagem poder ser apenas dos anexos ou detalhada por anexos e notas), ou navegando através das quatro setas de menu disponibilizadas.
- Verificar que são exibidas as notas na ordem introduzida e os respetivos atributos;
- Antes de efetuar a impressão, no separador Imprimir deverá garantir o preenchimento dos campos Valor e Tipo (texto, inteiro ou decimal) dos parâmetros eventualmente inseridos nas notas;
- Em Outras Configurações indicar a escala e o número de casas decimais na exibição de valores;
- Por fim, clicar em Imprimir.
Imprimir anexos num template definido
- No Microsoft Word, abrir um novo documento;
- Definir a posição do documento em que pretende inserir a nota;
- Em Insert, aceder a Quick Parts | Field;
- Na janela, escolher o campo DocVariable;
- Em Field Properties escrever "@@D@@CodeOfNote@@" para indicar onde deverá ser inserida a descrição da nota;
- Indicar "@@C@@CodeOfNote@@" no nome do campo onde pretende inserir o conteúdo da nota;
- Por fim, clicar em Gravar.
Para visualizar os campos inseridos no documento, basta pressionar as teclas SHIFT+F9. É possível formatar os campos (por exemplo, definir o tipo de letra, tamanho, cor, etc).
Na grelha do separador Notas, na coluna "Imp.", as linhas selecionadas correspondem às notas que na opção Imprimir serão enviadas para impressão. Poderá selecionar ou desmarcar individualmente as notas ou, em alternativa, clicando com o botão direito do rato selecionar todas as linhas para impressão.
Na impressão do anexo, todas as alterações realizadas são gravadas. As alterações que ainda não tenham sido gravadas, ao selecionar a opção Imprimir são automaticamente guardadas e impressas.
Exportar anexos
Para exportar um anexo às Demonstrações Financeiras em HTML, siga os seguintes passos:
- Aceder a Contabilidade | Exploração | Análises Legais | Anexo às Demonstrações Financeiras;
- Indicar o exercício. Por defeito, o ano exibido é o corrente;
- Na opção Anexo, indicar o anexo pretendido; Nota: É possível aceder à lista de anexos através da opção de menu Listas (a listagem poder ser apenas dos anexos ou detalhada por anexos e notas), ou navegando através das quatro setas de menu disponibilizadas;
- Verificar que são exibidas as notas na ordem introduzida e os respetivos atributos;
- No separador Imprimir, garantir o preenchimento dos campos Valor e Tipo (texto, inteiro ou decimal) dos parâmetros eventualmente inseridos nas notas;
- Em Outras Configurações indicar a escala e o número de casas decimais na exibição de valores;
- São disponibilizadas as seguintes opções, que deverão ser selecionadas de acordo com o pretendido: • Aplicar formatação especial de valores negativos: Os valores negativos são formatados a vermelho sem o sinal "-"); • Anexar o código da nota e a sua descrição no título: Permite na impressão fundir no título da nota, o código da nota e a sua descrição; • Renumerar as notas na exportação: Quando o código inclui um número, esta opção permite garantir a sequencialidade das notas impressas. Por exemplo, se temos as notas 1,2 e 3, mas só se aplica a nota 1 e 3, a opção renumerar vai imprimir as notas como se tratasse da 1 e 2);
- Selecionar o local e o nome do ficheiro para onde será exportado o conteúdo;
- Por fim, clicar em Imprimir.
Na grelha do separador Notas, na coluna "Imp.", as linhas selecionadas correspondem às notas que na opção Imprimir serão enviadas para impressão. Poderá selecionar ou desmarcar individualmente as notas ou, em alternativa, clicar com o botão direito do rato e selecionar todas as linhas para impressão ou inverter seleção.
Na impressão do anexo, todas as alterações realizadas são gravadas. As alterações que ainda não tenham sido gravadas, ao selecionar a opção Imprimir são automaticamente guardadas e impressas.