Movimentos e Conferência de Recapitulativos

É possível associar uma entidade a uma conta de forma automática ou a pedido, bem como emitir o extrato dos movimentos marcados para recapitulativos. Assim, poderá analisar corretamente os movimentos e a conferência de recapitulativos

Lançar movimentos

A introdução de movimentos permite associar uma entidade (cliente, fornecedor ou outro terceiro) a uma conta de forma automática ou manual. Todos os movimentos sujeitos a recapitulativos serão apresentados na declaração anual.

Para lançar movimentos para recapitulativos, siga os seguintes passos:

1. Aceder a Administrador | Contabilidade | Parâmetros do Exercício;
2. Selecionar a opção Recapitulativos;
3. Indicar para o ano em causa, os prefixos das contas a serem consideradas para recapitulativos de acordo com a entidade;
4. Clicar em Confirmar;
5. Aceder a Finanças | Contabilidade | Recursos | Tabelas;
6. Selecionar a opção Documento;
7. No separador Geral, selecionar para o documento em causa a opção Sujeito a Recapitulativos;
8. Clicar em Gravar;
9. Aceder a Finanças | Contabilidade | Movimentos;
10. Criar um Novo documento utilizando o configurado previamente;
11. Lançar uma conta que tenha como prefixo o indicado no passo 2;
12. Indicar a entidade associada ao lançamento da conta na janela das entidades apresentada pelo editor;
13. Com base na ficha da entidade, o sistema sugere o NIF, País, Designação Fiscal. Nota: Todos estes dados podem ser alterados, sendo esta informação persistida na base de dados;
14. Por fim, clicar em Confirmar.

Após a introdução da conta, os prefixos das contas definidas na parametrização de recapitulativos são comparados. Caso seja encontrada uma configuração correspondente à conta introduzida, serão retirados os restantes dígitos para obter a entidade.

Exemplo:

Ao introduzir a conta 22110045, o sistema irá procurar o prefixo de recapitulativos correspondente (por exemplo, a conta 2211 na entidade fornecedores). Considerando os dígitos seguintes ao prefixo, será procurado de imediato o fornecedor cuja a conta na contabilidade corresponde a este sufixo (0045).

Se o ERP encontrar uma entidade com o número na contabilidade igual a 0045, o código da entidade é atribuído a este movimento. Caso contrário, deverá indicar na janela apresentada a entidade ou definir uma nova entidade.

Relativamente aos documentos que movimentam disponibilidades sujeitas a recapitulativos, deverá criar ou associar as entidades na introdução. Depois de confirmar a janela em que é possível associar a entidade e a conta, na zona de movimentos de Ordem/Geral/Analítica será apresentada a verde com a indicação que o movimento está associado corretamente a uma entidade.

A conta à qual se associou um movimento para recapitulativo fica identificada a verde.

Emitir conferência de movimentos

Através desta opção, poderá emitir o extrato dos movimentos marcados para recapitulativos. Para uma correta análise da conferência de recapitulativos, deverá emitir:

1. o balancete periódico (1 a 12) das contas de terceiros;
2. o mapa de conferência de recapitulativos (1 a 12).

Se ao analisar comparativamente estes mapas se verificarem diferenças de valor, deverá emitir os extratos contabilísticos para identificar os movimentos marcados para recapitulativos e que não constam ou diferem no extrato de conferência de recapitulativos.

Depois de realizar esta operação, deverá então emitir os mapas de recapitulativos (anexos O e P).

Para emitir a conferência de recapitulativos, siga os seguintes passos:

1. Aceder a Finanças | Contabilidade | Exploração | Análises | Conferência de Recapitulativos;
2. No separador Restrições, indicar o tipo deLançamento, o Ano e os períodos iniciais/finais (Mês Inicial/Mês Final). Por omissão, é sugerido o ano de trabalho e o intervalo compreendido entre os meses 1 e 12;
3. Indicar o Espaço Fiscal para o qual pretende consultar (ex: Nacional) e indicar o Tipo de Terceiro (opcional). Se a entidade for do tipo Cliente ou Fornecedor, poderá adicionar aos resultados os movimentos para outros devedores ou outros credores, respetivamente;
4. Filtrar os dados por Conta(s)origem e, caso o tipo de entidade esteja selecionado, por código da entidade e NIF;
5. Ativar a opção Valores Líquidos para excluir as entidades onde a natureza do valor total é contrária à natureza esperada, por exemplo uma entidade Cliente com saldo credor ou uma entidade Fornecedor com saldo devedor;
6. Clicar em Atualizar;Nota: O sistema apresenta os dados com base nas linhas do tipo Financeiro da tabela de movimentos, sendo estes filtrados pelo movimento sujeito a recapitulativo para as entidades que estão sujeitas a recapitulativos;
7. O NIF apresentado corresponde ao indicado na ficha da própria entidade do movimento, à exceção dos movimentos provenientes do módulo de compras e vendas para os quais o NIF é obtido do cabeçalho do documento original. O sistema ordena os movimentos por data de contabilização;
8. Clicar em Agrupa por NIF;
9. No separador Impressão, poderá emitir dois relatórios associados ao extrato, sendo que o primeiro emite o próprio extrato e o segundo uma carta personalizada para cada entidade referida;
10. Utilizar a opção Valor Limite para excluir da grelha as entidades cujo valor total transacionado é inferior ao valor definido (este valor é definido por entidade e não por documento). Caso esta opção esteja selecionada, irá também ser refletida na impressão do Mapa.

As informações sobre a entidade (nome, país, etc) são obtidas de acordo com a seguinte ordem: ficha de entidade (se existir uma ficha com o mesmo código e NIF da entidade no movimento), linha do documento contabilístico e documento origem.

Para conhecer todas as configurações necessárias para a recolha automática da informação de recapitulativos nos movimentos da Contabilidade, sugere-se a consulta do artigo Como configurar contas e movimentos recapitulativos?.