Como configurar contas e movimentos de recapitulativos?

No tratamento de recapitulativos, é possível configurar a recolha de dados para os mapas de recapitulativos e alterar o n.º de dígitos das contas associadas.

Configurar Recolha de Dados

Para configurar a recolha de dados para os mapas de recapitulativos, siga os seguintes passos:

1. Aceder a Administrador | [Empresa];
2. Selecionar a opção Parâmetros do Exercício;
3. Definir o Exercício Económico (por omissão, é sugerido o ano de trabalho);
4. No separador Recapitulativos, definir os perfis (prefixos e/ou máscaras) das contas que devem ser consideradas como suscetíveis a tratamento de recapitulativos (clientes, fornecedores, outros devedores/credores e contas de caixa/bancos);
5. Clicar em Confirmar;
6. No ERP, aceder a Finanças | Contabilidade | Recursos | Tabelas;
7. Selecionar a opção Documentos;
8. Editar um documento ao qual se pretenda aplicar o tratamento de recapitulativos;
9. No separador Geral, selecionar a opção Sujeito a Recapitulativos;
10. Clicar em Gravar;
11. Efetuar os procedimentos (6 a 8) para os restantes documentos que pretende aplicar o tratamento de recapitulativos;
12. Aceder a Finanças | Geral | Recursos | Tabelas | Terceiros;
13. Selecionar a opção Clientes;
14. Editar um cliente cuja conta se reflete nos prefixos definidos no tratamento de recapitulativos;
15. No separador Contabilidade, definir a conta da contabilidade a qual deve corresponder ao sufixo que, em conjunto com o prefixo da conta de recapitulativos, identifica a conta do cliente no Plano de Contas;
16. Clicar em Gravar;
17. Efetuar os procedimentos (12 a 13) para os restantes clientes cujas contas se reflectem nos prefixos definidos no tratamento de recapitulativos;
18. Efetuar os procedimentos enumerados para a entidade clientes às entidades de fornecedores e outros terceiros.

Após configurar documentos, contas e entidades suscetíveis a tratamento de recapitulativos, o sistema está preparado recolher dados para os mapas de recapitulativos.

A partir deste momento, sempre que efetuar um movimento de uma conta com tratamento de recapitulativos será identificada a entidade associada ao movimento.

A conta poderá conter o caractere "?", contudo, estes caracteres são substituídos pelo número da contabilidade definida na ficha da entidade. Por exemplo, a entidade XPTO com número de contabilidade “0003”. Se a máscara for igual a “221????”, então a conta será igual a “2210003”.

O formato “221???89” também não é aceite porque o sistema vai ignorar o “89”.

Ou seja, o caractere “?” tem de estar inserido no final da máscara, não sendo possível inserir números depois deste caractere.

As contas de disponibilidades em função da sua natureza estão, por omissão, suscetíveis a tratamento de recapitulativos.

Alterar n.º de Dígitos

O tratamento de recapitulativos é suportado através de uma configuração de prefixos de contas, que pressupõe que as contas de terceiros obedeçam a um determinado formato.

Por exemplo, a conta 21110045 pode ser entendida como a conta do cliente 0045. Os últimos quatro dígitos neste caso definem o cliente, normalmente denominado o número da contabilidade do cliente.O prefixo 2111 corresponde ao prefixo definido para as contas de clientes (definido no separador Recapitulativos nos Parâmetros do Exercício).

Por vezes, é necessário aumentar o limite dos números da contabilidade. Por exemplo, neste caso podem existem mais de 9999 clientes abertos e ser necessário criar o número da contabilidade 10000. Para tal, está disponível um utilitário que de forma automática altera esta configuração.

Para alterar o número de dígitos das contas associadas a recapitulativos, siga os seguintes passos:

1. Aceder a Administrador | [Empresa] | Contabilidade;
2. Clicar na opção Outros Utilitários;
3. No separador Recapitulativos, selecionar a entidade pretendida: Clientes, Fornecedores e Outros;
4. Indicar em que exercício pretende efetuar a operação;
5. Definir o n.º de dígitos que pretende aplicar na definição das contas associadas a recapitulativos;
6. Clicar em Confirmar.

De seguida, o serviço irá:

• Alterar as contas das entidades no Plano de Contas;
• Alterar os números da contabilidade nas fichas das entidades (clientes, fornecedores, etc);
• Substituir a nova conta nos movimentos já lançados.

Por exemplo, para os clientes, ao passar de 4 para 5 dígitos em 2020:

• No plano de contas de 2020, a conta 21110045 passaria para 211100045;
• O número da contabilidade do respetivo cliente em 2020, passaria de 0045 para 00045;
• Nos documentos da contabilidade já lançados, a conta 21110045 seria substituída pela 211100045.

Este utilitário altera a estrutura do plano de contas e, por isso, deverá ter em atenção ao impacto que tal alteração poderá ter, nomeadamente a nível de mapas de utilizador.

Apenas é possível efetuar esta operação se, para o tipo de entidade e ano escolhido, estiverem definidos os respetivos prefixos de recapitulativos.