Como processar ou eliminar ajustes?

Quando ocorre um Ajuste de Maturidade ou Saldos Anómalos, é necessário processar o ajuste por natureza ou por maturidade. Caso seja necessário, é possível eliminar os ajustes de balanço.

Processar ajustes por natureza

É necessário efetuar ajustamentos de balanço quando ocorre um dos seguintes casos:

• Ajuste de Maturidade: Para atualizar a maturidade de saldos, conforme definido no grupo ao qual a conta se encontra associada;
• Saldos Anómalos: Quando existem saldos anómalos, por exemplo, fornecedores com saldo devedor ou clientes com saldo credor.

Para processar um ajuste por natureza, siga os seguintes passos:

1. Aceder a Finanças | Contabilidade | Processamentos | Ajustes de Balanço;
2. No campo Exercício indicar o ano contabilístico ao qual se pretende lançar o ajuste;
3. No campo Lançamento definir o tipo de lançamento a associar ao ajuste;
4. Indicar o documento a criar para lançar o ajuste no respetivo campo;
5. No campo Descrição Doc. escrever a descrição associada ao ajuste.
6. Desativar opção Estornar na data seguinte (opcional). Por omissão, esta opção encontra-se ativa, permitindo que o lançamento do ajuste seja estornado no dia seguinte;
7. Selecionar o processo Saldos Anómalos;
8. Indicar o prefixo para as contas a crédito e para as contas a débito. Estes prefixos serão utilizados para o sistema identificar a natureza das contas;
9. No separador Restrições, definir até que data de pendente se pretende incluir no processamento e, opcionalmente, filtrar os dados pela conta, por exemplo: Plano de Contas;
10. Clicar em Gravar;
11. Editar o ajuste criado anteriormente;
12. Clicar na opção Processar;
13. A grelha de Resultados apresentará todos os pendentes com integração à Contabilidade, bem como os seguintes dados: - Conta: Identificador da conta do plano de contas usada no movimento; - Ano: Identificador do ano do exercício contabilístico; - Diário: Identificador do diário contabilístico associado ao documento; - Num. Diário: Identificador do numerador do diário associado ao documento; - Data Doc.: Data do lançamento na Contabilidade; - Valor ME: Identificador do valor do movimento convertido à moeda base; - Moeda: Identificador do código da moeda de lançamento do documento; - Valor ML: Identificador do valor do movimento convertido à moeda alternativa; - Valor: Valor do pendente; - Data: Data de vencimento do pendente; - Dias Dif.: Número de dias entre a data de vencimento do documento e a data de vencimento definida no separador Restrições; - Tipo Ent.: Tipo de entidade associada ao movimento; - Entidade: Identificador da entidade associada ao movimento; Se a soma do valor pendente da entidade é superior a 0 e a conta pertence ao prefixo de contas a crédito, então esse valor é marcado a vermelho. Caso a soma do valor pendente da entidade seja inferior a 0 e a conta pertence ao prefixo de contas a débito, então esse valor é marcado a vermelho;
14. Clicar em Gravar;
15. Garantir que as respetivas contas se encontram devidamente preenchidas em Finanças | Contabilidade | Recursos | Tabelas | Planos | Plano de Contas, no separador Contas de Ajuste.

Depois destes passos, é lançado na Contabilidade um movimento por cada entidade que contém o valor pendente marcado a vermelho:

• Se o valor do pendente for superior a 0 e a conta pertence ao prefixo de contas a crédito, então é lançado um movimento a débito na conta definida no campo Ajuste de Natureza e um movimento a crédito na conta definida no campo Contra-partida de Ajustes;
• Se o valor do pendente for inferior a 0 e a conta pertence ao prefixo de contas a débito, então é lançado um movimento a crédito na conta definida no campo Ajuste de Natureza e um movimento a débito na conta definida no campo Contra-partida de Ajustes.

Caso a opção Estornar na data seguinte estiver selecionada, na data seguinte ao movimento de ajuste é lançado um movimento a crédito (débito para o caso 2) na conta definida no campo Ajuste de Natureza e um movimento a débito (crédito para o caso 2) na conta definida no campo Contra-partida de Ajustes.

Nota: Estes campos devem estar definidos na conta, na coluna "Conta" apresentada na grelha de resultados.

No separador Integração Contabilidade, poderão ser consultados os movimentos gravados na Contabilidade.

Processar ajustes por maturidade

É necessário efetuar ajustamentos de balanço quando ocorre um dos seguintes casos:

• Ajuste de Maturidade: Para atualizar a maturidade de saldos, conforme definido no grupo ao qual a conta se encontra associada;
• Saldos Anómalos: Quando existem saldos anómalos, por exemplo, Fornecedores com saldo devedor ou Clientes com saldo credor.

Para processar um ajuste por maturidade, siga os seguintes passos:

1. Aceder a Finanças | Contabilidade | Processamentos | Ajustes de Balanço;
2. No campo Exercício indicar o ano contabilístico ao qual se pretende lançar o ajuste;
3. No campo Lançamento definir o tipo de lançamento a associar ao ajuste;
4. Indicar o documento a criar para lançar o ajuste no respetivo campo;
5. No campo Descrição Doc. escrever a descrição associada ao ajuste;
6. Desativar opção Estornar na data seguinte (opcional). Por omissão, esta opção encontra-se ativa, permitindo que o lançamento do ajuste seja estornado no dia seguinte;
7. Selecionar o processo Ajuste de Maturidade;
8. No separador Restrições, definir até que data de pendente se pretende incluir no processamento e, opcionalmente, filtrar os dados pela conta, ex. Plano de Contas;
9. Clicar em Gravar;
10. Editar o ajuste criado anteriormente;
11. Clicar na opção Processar;
12. A grelha de Resultados apresentará todos os pendentes com integração à Contabilidade, bem como os seguintes dados: - Conta: Identificador da conta do plano de contas usada no movimento; - Ano: Identificador do ano do exercício contabilístico; - Diário: Identificador do diário contabilístico associado ao documento; - Num. Diário: Identificador do numerador do diário associado ao documento; - Data Doc.: Data do lançamento na Contabilidade; - Valor ME: Identificador do valor do movimento convertido à moeda base; - Moeda: Identificador do código da moeda de lançamento do documento; - Valor ML: Identificador do valor do movimento convertido à moeda alternativa; - Valor: Valor do pendente; - Data: Data de vencimento do pendente; - Dias Dif.: Número de dias entre a data de vencimento do documento e a data de vencimento definida no separador Restrições; - Conta Ajuste: Conta de ajuste a médio prazo ou conta de ajuste a longo prazo (definido no Plano de Contas), conforme o valor da coluna "Dias Dif." e os limites de prazo definido no Grupo de Contas associado à Conta. Por exemplo, se "Dias Dif." menor que o valor definido no "Médio Prazo" do Grupo, então "Conta Ajuste" não obterá qualquer valor. Se "Dias Dif." maior que o valor definido no "Médio Prazo" e menor que "Longo Prazo" do Grupo, então "Conta Ajuste" é igual ao campo Ajuste a Médio Prazo (definida na conta, no separador Contas de Ajuste). Se "Dias Dif." maior que o valor definido no "Longo Prazo" do Grupo, então "Conta Ajuste" é igual ao campo Ajuste a Longo Prazo (definida na conta, no separador Contas de Ajuste);
13. Clicar em Gravar;
14. Garantir que as respetivas contas se encontram devidamente preenchidas em Finanças | Contabilidade | Recursos | Tabelas | Planos | Plano de Contas, no separador Contas de Ajuste.

Depois destes passos, é lançado na Contabilidade um movimento relativamente às linhas em que o valor da coluna Conta Ajuste se encontra preenchida:

• Se o valor do pendente for superior a 0, então é lançado um movimento a crédito na conta definida no campo Conta de Ajuste e um movimento a débito na conta definida no campo Contra-partida de Ajustes (do Plano de Contas);
• Se o valor do pendente for inferior a 0, então é lançado um movimento a débito na conta definida no campo Conta de Ajuste e um movimento a crédito na conta definida no campo Contra-partida de Ajustes (do Plano de Contas).

Caso selecione a opção Estornar na data seguinte, então, na data seguinte ao movimento de ajuste, é lançado um movimento a débito (crédito para o caso 2) na conta definida no campo Conta de Ajuste e um movimento a crédito (débito para o caso 2) na conta definida no campo Contra-partida de Ajustes (do Plano de Contas).

Nota: Estes campos devem estar definidos na conta (coluna Conta apresentada na grelha de Resultados).

No separador Integração Contabilidade, poderão ser consultados os movimentos gravados na Contabilidade.

Eliminar ajustes de balanço

Para eliminar um ajuste de balanço, siga os seguintes passos:

1. Aceder a Finanças | Contabilidade | Processamentos | Ajustes de Balanço;
2. Editar o ajuste a remover;
3. Clicar em Anular;
4. Clicar em Confirmar.

Este processo remove também os lançamentos realizados na Contabilidade. Assim, será necessário confirmar esta anulação.