Como gerir os rascunhos de contabilidade?

É possível criar documentos em rascunho para uso interno da organização, permitindo englobar as informações sobre uma determinada conta. Posteriormente, poderá lançá-lo na Contabilidade ou removê-lo.

Poderá ainda utilizar os filtros avançados para controlar todos os rascunhos existentes no sistema.

Criar Rascunhos

No lançamento de um novo documento contabilístico, é possível efetuar o parqueamento de documentos. No ERP, este conceito é conhecido por Rascunhos e é geralmente utilizado para fins internos e com longo período de tempo.

É, por exemplo, utilizado para adiantamentos aos funcionários e para obter mais informações relativamente a uma determinada conta. Pode-se manter o rascunho do documento até receber as informações necessárias ou até este ser aprovado. Posteriormente, lança-se o documento na Contabilidade.

Para criar um rascunho, siga os seguintes passos:

1. Aceder a Finanças | Contabilidade | Movimentos;
2. Criar um documento contabilístico e adicionar os respetivos movimentos;
3. Selecionar a opção Guardar Rascunho.

Na criação de um novo rascunho, o sistema terá o seguinte comportamento:

• A numeração do documento e do diário serão reservados. No lançamento do documento, estes números serão preservados;
• Não será efetuada nenhuma integração com outro módulo, como por exemplo, com Equipamentos e Ativos;
• Pode-se definir temporariamente a Liquidação de Pendentes/Tratamento de Pendentes, mas será efetivo apenas quando o documento for lançado;
• Um rascunho poderá ser gravado sem estar balanceado e contendo wildcards;
• Os diagnósticos disponíveis em Administrador | [Empresa] | Contabilidade | Diagnósticos não se aplicam aos rascunhos;
• Não são considerados os rascunhos em nenhum outro processo, com exceção dos Movimentos;
• Os acumulados não são atualizados para os rascunhos.

Para lançar o rascunho deverá torná-lo definitivo e editá-lo e, por fim, clicar em Gravar. O sistema apresentará uma mensagem de aviso para a qual deverá responder Sim.

Na grelha dos documentos contabilísticos, poderá selecionar se pretende ou não visualizar os rascunhos:

• Mostrar todos os documentos: Permite visualizar todos os documentos contabilísticos, nomeadamente, os rascunhos;
• Apenas mostrar os rascunhos;
• Não mostrar os rascunhos.

Para aceder a estas opções, clicar com o rato do lado direito e selecionar Rascunhos. Através destas opções, poderá ainda condicionar os resultados de uma pesquisa em Filtro Avançado, na opção Rascunhos.

Não é possível copiar ou estornar rascunhos.

Não é possível criar um rascunho através da tecla ENTER.

Remover rascunhos

Se um rascunho nunca foi lançado na Contabilidade, poderá anulá-lo. Assim, as linhas são removidas e o seu estado é marcado como Cancelado (não poderá ser apagado ou atualizado posteriormente). O texto Cancelado na data dd/mm/aaaa é adicionado no final da descrição do cabeçalho.

Para anular um rascunho, siga os seguintes passos:

1. Aceder a Finanças | Contabilidade | Movimentos;
2. Editar um rascunho;
3. Selecionar a opção Anular disponível na barra de ferramentas.

Em Outras Operações | Opções | Modo de Gravação | Ao anular um rascunho, poderá personalizar o texto associado ao cancelamento do rascunho.

Controlar Rascunhos

Para controlar todos os rascunhos existentes, siga os seguintes passos:

1. Aceder a Finanças | Contabilidade | Movimentos;
2. Selecionar a opção Filtro avançado;
3. Definir os filtros necessários que melhor se adequem à pesquisa pretendida:
4. Ativar a a opção Apenas mostrar os rascunhos no campo Rascunhos, se pretender visualizar apenas documentos ainda não lançados na Contabilidade;
5. Clicar em Filtrar.

Na grelha dos documentos são apresentados os rascunhos conforme os filtros definidos. A Plataforma do ERP disponibiliza ainda uma ferramenta para criação de listas, que, por sua vez, contém a categoria Contabilidade - Movimentos com Rascunhos.

Nesta área, é possível criar listas que disponibilizam dados sobre os movimentos contabilísticos, movimentos de fluxos de caixa e retenções contabilísticas na fonte, definidos como rascunhos (movimentos pendentes para lançamento na contabilidade).

A criação de listas associadas a esta categoria também facilitam o controlo dos rascunhos.