Estrutura da Contabilidade Geral

Os Diários são a base de organização de qualquer contabilidade, refletindo a organização dos vários documentos em dossiers autónomos.

Nota: É comum a organização dos documentos contabilísticos por diário de vendas, diário de compras, diário de caixa, diário de bancos, diário de diversos, diário de apuramentos, etc.

O utilizador é livre de criar os diários que necessita, no entanto cada diário corresponde uma ordenação numérica dos documentos que lhe forem associados. A ordenação dos documentos nos diários pode ser contínua (para todo o ano) ou mensal. Num caso ou no outro, é sugerido automaticamente o próximo numerador do diário.

Quanto aos documentos, a sua utilidade é óbvia uma vez que reflete diretamente a diversidade de documentos contabilísticos a movimentar (Faturas, Notas de Crédito, Pagamentos, Recebimentos, etc.).

Os documentos assumem importância crucial uma vez que a sua correta utilização permite automatizar a introdução de documentos.É também através da configuração dos documentos que poderá aceder a determinadas funcionalidade, como o tratamento de Recapitulativos e de Fluxos de Caixa.

Casos práticos

Tendo em atenção os objetivos anteriores, enumeram-se alguns casos práticos para a organização do seu ambiente de trabalho:

• Criar documentos com códigos equivalentes ao diário onde serão arquivados. Se, por exemplo, escolher para o Diário de Vendas o código 40, será conveniente definir os documentos com códigos 41-n/Fatura, 42-n/Nota de Crédito, 43-n/Nota de Débito, etc);
• Criar códigos diferentes para tratar documentos de igual natureza mas que possam estar ou não sujeitos a recapitulativos. Por exemplo: 41-n/Fatura sujeita a recapitulativo, 42-n/Fatura não sujeita a recapitulativos;
• Associar sempre um diário a um documento. Desta forma, na introdução de documentos, quando o operador digitar o código do documento, será imediatamente sugerido o Diário associado;
• Criar documentos de Recebimentos e/ou Pagamentos diferentes conforme a natureza do fluxo de caixa envolvido. Por exemplo: 10 – Caixa Recebimentos, 11 – Caixa Pagamentos, 20 – Bancos Depósitos, 21 – Bancos Pagamentos a Fornecedores, 22 – Bancos Pagamentos ao Pessoal. Associar a cada um dos documentos anteriores, o fluxo de caixa equivalente (Plano de Fluxos de Caixa). Se proceder como indicado, o operador, ao introduzir documentos, não terá de se preocupar com a natureza do fluxo de caixa e o gestor, passará a dispor de um precioso elemento de gestão;
• Usar os indicadores de balanceamento da Financeira e da Analítica para “forçar” a que os documentos sejam sempre introduzidos de forma balanceada; Nota: Num determinado diário podem conviver documentos balanceados e documentos não balanceados (mais comum no tratamento da contabilidade analítica);
• Predefinir lançamentos nos documentos onde são geralmente movimentadas sempre as mesmas contas. Por exemplo, no Documento de Caixa Recebimentos, e se só dispõe de um caixa, indique qual a conta do caixa e a natureza do movimento. Nota: Deverá evitar digitar essa conta ao introduzir documentos.

Plano de IVA

No módulo de Contabilidade, o Plano de IVA é um conceito base através do qual é possível tratar o IVA de forma automática e completa.

O Plano do IVA permite movimentar as contasde IVA de forma simples, calcular o IVA (incluído ou não) associado a um determinado documento e processar a Declaração Periódica e Anual.

Nota: No Plano do IVA são definidas contas razão, contas integradoras e contas de movimento.

A organização das taxas de IVA como um Plano de IVA oferece inúmeras vantagens de exploraçãom nomeadamente:

• Balancetes do IVA: Nos diversos níveis de hierarquia das contas do Plano de IVA os valores acumulados das bases de incidência movimentadas são mantidos sempre atualizados . Desta forma, a conferência das bases de incidência do IVA está assegurada em qualquer momento para a Declaração Anual, sem necessidade de recorrer a nenhum outro mecanismo (por exemplo com recurso a reflexões para analítica);
• Extratos do IVA: É possível emitir extratos em qualquer momento para as contas do plano do IVA movimentadas. Deste modo, as conferências do IVA estão bastante facilitadas sobretudo se recorrer também à opção de Diagnóstico do IVA;
• Consulta de valores mensais e acumulados.

Cada conta do Plano do IVA poderá estar associada uma Conta de IVA (do Plano de Contas). Assim, sempre que a primeira for introduzida, a segunda é automaticamente colocada na grelha de movimentos com o valor de IVA já calculado.