Como configurar um mapa legal/gestão?

Na configuração dos mapas legais e de gestão, é possível definir os critérios de seleção e configurar a utilização deste tipo de mapas. No mesmo sentido, poderá efetuar um conjunto de operações relacionadas com as células e fórmulas.

Definir Critérios de Seleção

No processo de configuração dos mapas legais e de gestão, é possível extrair informação não só do exercício atual das empresas, mas também dos exercícios anteriores. Esta funcionalidade apenas é válida para empresas e exercícios que se encontrem disponíveis na Contabilidade.

Por defeito, as funções de extração utilizam o exercício atual para obterem a informação do plano selecionado, por exemplo: Saldos, Custos Fixos, Orçamentos. No entanto, é possível utilizar uma empresa e/ou exercício diferentes dos atuais, definindo os critérios de seleção.

Um critério de seleção permite atribuir uma coluna da folha a uma empresa e/ou exercício em específico. Estes critérios são comuns a ambas as entidades:

• Pedido - quando selecionada, esta opção será sugerida no momento da indicação da empresa e/ou exercício;
• Atual - quando selecionada, esta opção é utilizada no momento da edição da empresa e/ou exercício atual;
• Fixo - quando selecionada, esta opção é utilizada no momento da edição da empresa e/ou exercício indicadas na definição do critério.

Para definir critérios de seleção, siga os seguintes passos:

1. Aceder a Finanças | Contabilidade | Exploração | Análises Legais;
2. Clicar na opção Mapas Legais/Gestão;
3. Selecionar o mapa pretendido da caixa de seleção;
4. Clicar na opção Modificar;
5. Selecionar a coluna pretendida;
6. Selecionar a opção Critérios ou utilizar o menu de contexto;
7. Ativar opção Critérios;
8. Definir o critério específico da Empresa e/ou Ano;
9. Por fim, clicar em Gravar.

A aplicação dos critérios condiciona todas as fórmulas referentes à coluna em questão, ou seja, passam a referenciar a empresa e/ou exercício definido.

Uma coluna fica atribuída na totalidade a um critério. Assim, não é possível ter na mesma coluna dados de empresas e exercícios diferentes.

Apenas se deve optar pela configuração de critérios quando a empresa e/ou exercício diferem dos atuais.

Configurar a utilização de um mapa legal/gestão

Quando um mapa é criado, este fica disponível por omissão para todas as empresas com localização correspondente à sede. No entanto, poderá alterar as definições inerentes à sua utilização.

Para configurar a utilização de um mapa legal/gestão, siga os seguintes passos:

1. Aceder a Finanças | Contabilidade | Exploração | Análises Legais;
2. Selecionar a opção Mapas Legais/Gestão;
3. Clicar na opção Definições;
4. Selecionar o mapa pretendido;
5. Definir os tipos de exercício ao qual o mapa se aplica;
6. Definir as empresas às quais o mapa se aplica, selecionando a célula (botão) na coluna "Empresas";
7. Definir as empresas para as quais o mapa estará disponível;
8. Clicar em Confirmar;
9. Definir as localizações às quais o mapa se aplica, selecionando a célula (botão) na coluna "Localização";
10. Definir as localizações para as quais o mapa estará disponível;
11. Por fim, clicar em Confirmar.

Sempre que se cria um novo mapa legal ou de gestão, deverá ser validada a configuração de utilização do mesmo.

Editar um mapa legal/gestão

Poderá testar um mapa quando ainda está numa fase de construção ou quando a sua edição estiver terminada, para obter uma perspetiva visual do mapa. A execução do mapa irá substituir as diversas funções utilizadas pelos respetivos valores acumulados do plano selecionado.

Este opção é bastante utilizada quando se está a construir um mapa e se pretende testar no momento (poderá executar o mapa sem sair do editor).

Para executar/editar um mapa legal/gestão, siga os seguintes passos:

1. Aceder a Finanças | Contabilidade | Exploração | Análises Legais;
2. Clicar na opção Mapas Legais/Gestão;
3. Selecionar o mapa pretendido da caixa de seleção;
4. Clicar na opção Modificar;
5. Selecionar a opção Executar/Editar presente na barra de ferramentas.

Se necessário, o sistema irá solicitar a introdução de dados adicionais (variáveis ou critérios não definidos).

A opção Executar/Editar disponível na barra de ferramentas permite executar e voltar ao modo de edição.

Editar valores de uma célula

As células dos mapas são passíveis de serem alteradas. Os valores que poderão ser introduzidos numa célula classificam-se fundamentalmente em três tipos:

• Numéricos – constituído por valores inteiros ou decimais, por exemplo: 10, 30.5, 0.00;
• Alfanuméricos – constituído por valores que contenham caracteres alfanuméricos, por exemplo: Demonstração de Resultados, Mês 13;
• Fórmulas - permite extrair valores a partir dos planos (Contas, IVA, Fluxos, Centros de Custo e Planos Alternativos), usando um conjunto de funções. Nota: É possível usar os valores contidos noutras células e combiná-los aritmeticamente numa célula, tal como numa folha de cálculo, por exemplo : = SALDO("211","00","12"), =A1+A2+A3, =A1:B5.

Para editar valores de uma célula, siga os seguintes passos:

1. Aceder a Finanças | Contabilidade | Exploração | Análises Legais;
2. Clicar na opção Mapas Legais/Gestão;
3. Selecionar o mapa pretendido da caixa de seleção;
4. Clicar na opção Modificar;
5. Posicionar o cursor na célula pretendida;
6. Carregar numa tecla (o conteúdo da zona de edição será substituído pela tecla pressionada) ou utilizar as teclas ENTER ou F2 (o conteúdo da célula atual ficará selecionado na zona de edição);
7. Definir o novo valor da célula;
8. Por fim, clicar em Confirmar.

Para cancelar as alterações e restaurar o valor anterior da célula deverá utilizar a tecla ESC.

Formatar e copiar células

O editor de mapas legais permite formatar cada célula da área de trabalho, possibilitando assim um aspeto mais atrativo e personalizado aos mapas.

Para cada célula é possível modificar, entre outros aspetos, a cor de texto e de fundo da célula, margens, tipo de fonte e respetivas combinações, largura e altura da célula, alinhamento do texto, número de casas decimais, apresentação dos valores em unidades ou milhares, utilização de grelhas durante a edição.

Este editor permite ainda introduzir e copiar células a partir de outra zona do mapa ou a partir de outra aplicação Windows.

Para formatar e copiar células, siga os seguintes passos:

As opções enumeradas podem ser efetuadas também através da composição de teclas familiares ao ambiente Windows.

Organizar mapas por categorias

A organização dos mapas legais e de gestão é efetuada por categorias previamente definidas. No entanto, poderá eventualmente alterar a estrutura predefinida, exceto as categorias hierarquicamente superiores.

Nota: A estrutura de categorias suporta apenas dois níveis hierárquicos.

Para organizar mapas por categorias, siga os seguintes passos:

1. Aceder a Finanças | Contabilidade | Exploração | Análises Legais;
2. Selecionar a opção Mapas Legais/Gestão;
3. Na árvore de categorias (área situada à esquerda da janela) selecionar a categoria pretendida;
4. Executar a operação pretendida: Nova Categoria, Editar Categoria, Anular Categoria, através do menu de contexto apropriado.

A associação de mapas entre categorias é efetuada através da operação drag & drop.

Não é permitida a anulação das categorias hierarquicamente superiores e das sub categorias que possuam mapas associados.

Inserir Fórmulas

Está disponível um assistente para auxiliar na introdução das funções de extração com uma lista de todas as funções disponíveis, apresentando um exemplo prático da sua utilização.

Permite igualmente definir os parâmetros da função, sendo esses parâmetros inseridos automaticamente no local exato da função.

Para inserir fórmulas, siga os seguintes passos:

1. Aceder a Finanças |Contabilidade | Exploração | Análises Legais;
2. Clicar na opção Mapas Legais/Gestão;
3. Selecionar o mapa pretendido da caixa de seleção;
4. Clicar na opção Modificar;
5. Posicionar o cursor na célula onde se pretende inserir a fórmula;
6. Introduzir a fórmula diretamente ou utilizar o editor de fórmulas, disponível através da função de acesso rápido (F4) ou do botão de edição de fórmulas na barra de ferramentas (símbolo ƒx);
7. Confirmar as alterações efetuadas após o fecho da janela de edição do mapa.

Este assistente possui uma lista com todas as funções disponíveis, apresentando um exemplo prático da sua utilização.

Quando a fórmula é introduzida diretamente na própria célula, é possível garantir a sua consistência através do botão de validação de fórmulas na barra de ferramentas (símbolo √).