Como configurar um documento de gestão?

Na criação de um documento de gestão é possível efetuar um conjunto de operações relacionadas com a organização dos documentos, nomeadamente, definir um template e editar o próprio conteúdo dos templates, bem como organizar documentos e configurar a utilização dos documentos.

No mesmo sentido, é igualmente possível definir as variáveis de um documento.

Definir template

Ao criar um documento, é necessário definir um template. Para tal, na janela de configuração de documentos deve ser definido o template e, se necessário, as variáveis correspondentes às tags do mesmo.

No mesmo sentido, é possível alterar o template a qualquer momento, caso este tenha sido criado pelo utilizador. Existe uma pasta específica na diretoria do ERP para guardar os templates e é através desta que serão considerados no momento de impressão.

Para definir o template de um documento de gestão, siga os seguintes passos:

1. Aceder a Finanças | Contabilidade | Exploração | Análises Legais;
2. Selecionar a opção Documentos Legais/Gestão;
3. No lado esquerdo, selecionar a categoria à qual o documento a modificar se encontra associado;
4. No lado direito, selecionar o documento pretendido;
5. Selecionar a opção Modificar presente na barra de ferramentas;
6. Definir a configuração do template;
7. Por fim, clicar em Confirmar.

Caso pretenda criar um novo template, deverá definir o nome do ficheiro correspondente, incluindo o tipo de extensão.

Não deve ser introduzido o percurso do ficheiro. Este método deve ser utilizado quando o ficheiro existe na pasta dos templates, isto é, quando já existe outro relatório a utilizar o mesmo template.

Editar conteúdo dos templates

É possível editar o texto dos templates dos documentos de gestão, como qualquer outro ficheiro de texto. Ao editar o texto, poderá inclusive acrescentar ou remover tags.

Para editar o conteúdo do template de um documento de gestão, siga os seguintes passos:

1. Aceder a Finanças | Contabilidade | Exploração | Análises Legais;
2. Selecionar a opção Documentos Legais/Gestão;
3. No lado esquerdo, selecionar a categoria à qual o documento a modificar se encontra associado;
4. No lado direito, selecionar o documento pretendido;
5. Selecionar a opção Modificar;
6. Clicar no botão Template disponível à direita da caixa de texto;
7. Confirmar as alterações efetuadas.

O documento é processado e apresentado em modo de pré-visualização, caso exista um editor associado à extensão .rtf. Se não existir, será solicitada a indicação de um editor, utilizando a respetiva janela do Windows.

Organizar documentos

A organização dos documentos legais e de gestão é efetuada por categorias previamente definidas. No entanto, poderá eventualmente alterar a estrutura predefinida.

Nota: A estrutura de categorias suporta apenas um único nível hierárquico.

Para organizar documentos de gestão por categorias, siga os seguintes passos:

1. Aceder a Finanças | Contabilidade | Exploração | Análises Legais;
2. Selecionar a opção Documentos Legais/Gestão;
3. Na árvore de categorias (área situada à esquerda da janela), selecionar a categoria pretendida;
4. Efetuar a operação pretendida: Nova Categoria, Editar Categoria, Anular Categoria, utilizando para o efeito o menu de contexto apropriado.

A associação de documentos entre categorias é efetuada através da operação drag & drop.

Não é permitida a anular as categorias que possuam documentos associados.

Configurar a utilização de um documento

Quando um documento é criado, este fica disponível por omissão para todas as empresas com localização correspondente à sede. No entanto, poderá alterar as definições inerentes à sua utilização.

Para configurar a utilização de um documento de gestão, siga os seguintes passos:

1. Aceder a Finanças | Contabilidade | Exploração | Análises Legais;
2. Selecionar a opção Documentos Legais/Gestão;
3. Clicar na opção Definições presente na barra de ferramentas;
4. Selecionar o documento pretendido;
5. Definir os tipos de exercício ao qual o documento se aplica;
6. Selecionar a célula (botão) na coluna "Empresas";
7. Definir as empresas para as quais o documento estará disponível;
8. Clica em Confirmar;
9. Selecionar a célula (botão) na coluna "Localização";
10. Definir as localizações para as quais o documento estará disponível;
11. Por fim, clicar em Confirmar.

Sempre que se cria um novo documento legal ou de gestão, deverá ser validada a configuração de utilização do mesmo.

Definir variáveis de um documento

Cada variável é definida por um código sequencial ("V0001", "V0002", ...), uma descrição, uma fórmula, o exercício e um tipo. A descrição da variável é meramente informativa, não tendo qualquer influência no resultado final.

Os valores que podem ser introduzidos na fórmula de uma variável podem ser fundamentalmente de dois tipos: e fórmulas:

• Valores Constantes: Valores numéricos, alfanuméricos ou outros símbolos que são estáticos, por exemplo: Demonstração de Resultados;
• Fórmulas: São mais importantes porque, através de um conjunto de funções, permitem extrair valores a partir dos planos (Contas, IVA, Fluxos, Centros de Custo e Planos Alternativos). Neste caso as fórmulas devem começar pelo caracter '=', por exemplo: '=SALDO("211","00","12")'.

Nas fórmulas das variáveis podem-se também utilizar parâmetros, que serão substituídos quando o documento for gerado, antes do valor da variável ser calculado, conforme o valor introduzido. Existem três parâmetros de sistema que representam o ano, o mês inicial e o mês final: "@@ANO@@", "MI" e "MF".

Estes parâmetros serão substituídos pelos valores respetivos definidos na janela de documentos. Um exemplo da utilização de parâmetros, à semelhança do anterior, seria: '=SALDO("211","MI","MF")'.

É também possível inserir parâmetros do utilizador, segundo a sintaxe @@PAR@@, onde PAR será o nome do parâmetro, podendo conter letras, dígitos e o caracter '_'. Utilizando novamente o exemplo anterior, pode-se parametrizar a conta a utilizar na fórmula: '=SALDO("@@Conta@@","MI","MF")'.

Todos os parâmetros do utilizador aparecem na respetiva grelha na janela dos documentos, para que o utilizador possa introduzir os valores pretendidos para cada parâmetro. Desta forma, obtém-se uma maior flexibilidade no uso das fórmulas.

Além dos parâmetros de sistema e do utilizador, existe ainda a possibilidade de inserir referências a variáveis anteriores, que serão substituídas pelo valor do resultado do cálculo dessas variáveis. É sobretudo útil para cálculo de totais.

Na definição das variáveis, deverá ter em atenção ao seguinte:

• A sintaxe é semelhante às tags nas templates dos relatórios: "{@V####}", sendo cada # um dígito de 0 a 9. Exemplo: '= {@V0001} * 2', '= {@V0101} + {@V0102} + {V0103}';
• No campo Exercício deverá ser indicado qual o ano a que os cálculos se referem. Este campo, tal como os anteriores, é obrigatório, mesmo que não seja necessária a sua utilização.
• O ano pode ser especificado como uma constante ou pode ser configurado, utilizando o ano indicado na janela dos documentos (tal como o parâmetro "@@ANO@@" no campo fórmula). Neste caso, utiliza-se o parâmetro "N" e poderá recorrer a cálculos aritméticos para calcular o exercício. Exemplo: considerando que o ano especificado na janela dos documentos é 2005: '2005' - exercício de 2005, 'N' - exercício de 2005, 'N - 1' - exercício de 2004.
• No campo Tipo deverá ser indicado qual o tipo da variável, cujo valor será convertido para o tipo definido, após o cálculo da fórmula. As opções para o tipo são: Inteiro, Decimal, Data, Texto e a opção Por Defeito. Se esta opção for definida, o valor da variável será convertido conforme o resultado do cálculo da fórmula, mas não estará garantido que sejam convertidos para o tipo correto.

Para definir as variáveis de um documento de gestão, siga os seguintes passos:

1. Aceder a Finanças | Contabilidade | Exploração | Análises Legais;
2. Selecionar a opção Documentos Legais/Gestão;
3. No lado esquerdo, selecionar a categoria à qual o documento a modificar está associado;
4. No lado direito, selecionar o documento pretendido;
5. Selecionar a opção Modificar;
6. Introduzir ou alterar a descrição, a fórmula e o exercício para cada variável pretendida;
7. Por fim, clicar em Confirmar.

Não é necessário preencher as variáveis de forma sequencial. Pode-se, por exemplo, preencher apenas as variáveis "V0001" e "V0003", sem se preencher a variável "V0002". No entanto, para cada variável que se pretenda utilizar, é obrigatório preencher todos os campos.

Nas fórmulas das variáveis, só podem ser inseridas referências a variáveis anteriores, ou seja, na variável "V0010", por exemplo, só pode existir referências às variáveis "V0009", "V0008".