Como utilizar o regime de Autofaturação?

O regime Autofaturação distingue-se da faturação ao nível da responsabilidade de reporte e emissão de faturas, requisitos, obrigações e na própria geração do ficheiro SAF-T. Como este regime implica a responsabilidade de emissão e comunicação das faturas do próprio cliente, deverá configurar a ficha do fornecedor.

Saiba como comunicar documentos no âmbito do regime de autofaturação a entidades singulares e sem atividade empresarial no artigo de apoio.

Autofaturação e Faturação

A autofaturação consiste na elaboração e emissão de faturas por parte do adquirente (cliente) dos bens ou prestação de serviços. Já a faturação por conta de terceiros reporta-se à elaboração e emissão de faturas efetuada por um terceiro, em nome e por conta do fornecedor dos bens ou prestador dos serviços.

A lei não estabelece quaisquer requisitos ou condições para a implementação da faturação por conta de terceiros, uma vez que não se levanta qualquer problema ao nível da segurança do imposto.

Pelo contrário, relativamente à autofaturação, a lei impõe alguns requisitos de forma a limitar a dedução do imposto por parte do adquirente nas faturas que o próprio emitiu.

Configurar Tipo de Documentos

No âmbito do regime do Autofaturação, as faturas emitidas devem conter alguns requisitos, entre os quais:

• As faturas devem conter obrigatoriamente uma menção a "Autofaturação";
• Caso o fornecedor estabeleça vários acordos de Autofaturação, deve existir apenas uma série por cliente garantindo. Desta forma, a numeração sequencial dos documentos;
• Todos os requisitos exigidos pelo código do IVA e legislação complementar aplicável à emissão de faturas também se aplicam ao regime de Autofaturação.

Para configurar o tipo de documento que dá suporte a este regime, siga os seguintes passos:

1. Aceder a Compras | Compras / Vendas | Recursos | Tabelas;
2. Selecionar a opção Documento de Compra/Venda;
3. Definir um novo documento;
4. No separador Séries criar uma série de documentos;
5. No separador Fiscalidade selecionar a opção Autofaturação;
6. Definir o Fornecedor (compras) ou o Cliente (Vendas);
7. Por fim, clicar em Gravar.

Os documentos criados nesta nova série não permitem a introdução de documentos nos editores.

Com esta configuração, sempre que seja emitido um documento (fatura) desta série o fornecedor será sugerido de forma automática.

Requisitos e Obrigações da Autofaturação

O recurso à autofaturação por parte do adquirente dos bens ou serviços está dependente do cumprimento dos seguintes requisitos:

• A existência de um acordo prévio, na forma escrita, entre o sujeito passivo transmitente dos bens ou prestador dos serviços e o adquirente ou destinatário dos bens;
• O adquirente (cliente) provar que o transmitente (fornecedor) dos bens ou prestador dos serviços tomou conhecimento da emissão da fatura e aceitou o seu conteúdo;
• Conter a menção "Autofaturação".

O não cumprimento destas três condições impede o direito à dedução do IVA mencionado em faturas emitidas ao abrigo da autofaturação.

Relativamente ao acordo na "forma escrita", não sendo o legislador mais específico, tem sido aceite a celebração de um simples acordo escrito prévio, no qual fique expresso que ambas as partes dão o seu consentimento à emissão de faturas, por parte do adquirente.

Após emitir cada fatura, o adquirente, ao abrigo do acordo prévio de autofaturação, deverá manter na sua posse o original da fatura e enviar o respetivo duplicado ao fornecedor, que o deverá manter no seu arquivo.

No que diz respeito ao conhecimento da emissão da fatura e da aceitação do seu conteúdo, poderá ser efetuada através de qualquer meio de comunicação escrita emitida pelo fornecedor, podendo fazê-lo, nomeadamente, através do envio de fotocópia da fatura devidamente carimbada, email ou fax.

De referir que, todos os requisitos exigidos pelo código do IVA e legislação complementar aplicável à emissão de faturas também se aplica ao regime de Autofaturação, nomeadamente à numeração sequencial de faturas. Considerando a hipótese de um fornecedor estabelecer acordos de autofaturação com vários clientes, o mesmo deverá garantir a existência de uma série por cliente garantindo desta forma a numeração sequencial.

As obrigações decorrentes da implementação do processo de Autofaturação podem ser resumidas na seguinte tabela:

Exportar Ficheiro SAF-T de Autofaturação

A geração do ficheiro SAF-T de Autofaturação é da responsabilidade do efetivo emitente que o deve disponibilizar sempre que ao seu fornecedor seja exigido.

O emitente deve fornecer um ficheiro com os dados das tabelas utilizadas, nomeadamente:

• Tabela 1: Cabeçalho (Header) com o campo 1.4 - Sistema Contabilístico (TaxAccountingsBasis) preenchido com o código "S";
• Tabela 2.3: Tabela de Fornecedores (Supplier) com o registo do fornecedor respetivo;
• Tabela 2.4: Tabela de Produtos/Serviços (Product) com os registos dos produtos/serviços mencionados nos documentos;
• Tabela 4: Documentos Comerciais (SourceDocuments) com os documentos comerciais relativos ao fornecedor em que o campo 4.1.4.2 - estado do documento (InvoiceSatus) esteja preenchido com o código "S".

No âmbito da comunicação obrigatória de faturas foi criado um utilitário para geração do ficheiro SAF-T PT: Exportação de Autofaturação.

Para exportar o ficheiro SAF-T de Autofaturação, siga os seguintes passos:

1. Aceder a Compras |Obrigações Declarativas | Comunicações com AT;
2. Selecionar o utilitário Exportação de Autofaturação;
3. No separador Filtros definir o intervalo de datas e os tipos de lançamento;
4. Clicar em Exportar;
5. No campo Opções indicar a exportação a realizar. Este tipo de exportação é mensal, deve conter apenas documentos referentes ao mesmo período e fica registada na base de dados. Os ficheiros gerados também serão alvo de arquivo possibilitando a sua consulta e extração;
6. Indicar o Ficheiro a gerar;
7. Inserir Observações, caso seja necessário;
8. Por fim, clicar em Confirmar.

Posteriormente, poderá visualizar os documentos e/ou o histórico de exportações. Para tal, siga os seguintes passos:

Configurar Ficha do Fornecedor

A autofaturação traduz-se num processo segundo o qual as faturas são elaboradas e emitidas pelo próprio cliente. Desta forma, o cliente emite faturas em nome do seu fornecedor com base em regras contratualizadas entre ambos. Neste sentido, deverá configurar a ficha do fornecedor no módulo de Compras.

Para configurar a ficha do fornecedor, siga os seguintes passos:

1. Aceder a Compras | Compras;
2. Selecionar a opção Fornecedores;
3. No separador Autofaturação selecionar a opção Acordo de Autofaturação;
4. Indicar os dados relativos ao Subutilizador AT e a respetiva senha, caso seja aplicável;
5. Preencher os dados do fornecedor: Matrícula, Conservatória e Capital Social;
6. Por fim, clicar em Gravar.

Esta configuração permite definir que nas faturas, emitidas no âmbito do regime da Autofaturação, constará o fornecedor como remetente, bem como será preenchida a sua Denominação Social, morada e NIF.