Matriz de Repartições na Contabilidade Pública

A criação da matriz de repartições é o processo de geração de uma matriz que, de acordo com as alocações do funcionário aos vários planos e as classificações de contabilização das várias rúbricas utilizadas no processamento, permitirá ao módulo de Recursos Humanos a correta distribuição dos custos em todas as vertentes orçamentais.

Esta matriz deverá ser gerada quando:

• Se criam novas fichas de funcionários;
• Se alteram as alocações dos funcionários a qualquer uma das classificações orçamentais ou a qualquer um dos planos contabilísticos;
• Se alterem as classificações de qualquer uma das rúbricas de processamento: - O processamento de vencimento ou qualquer um dos subsídios (férias/Natal) copia automaticamente a matriz do período anterior, garantindo a criação automática da matriz para o novo mês; - Sempre que sejam efetuados processamentos extraordinários deverá ser criada nova matriz de repartições para esse processamento/funcionário.

Gerar Matriz de Repartições

Para gerar a matriz deverá:

• Garantir que as alocações às diversas vertentes orçamentais e aos planos utilizados no organismo estão devidamente efetuadas para todos os funcionários;
• Aceder à ficha e às configurações das alocações para a contabilidade (Contexto, Contabilidade);
• Definir as alocações às diversas dimensões na entrada Plano Base em que deverá atribuir a Classe principal e respetiva repartição;
• Gerar as respetivas matrizes de repartições. Para tal, siga os seguintes passos:
  1. Aceder a Recursos Humanos | Salários e Honorários | Processamentos | Outros Processamentos | Integração | Matriz em lote;
  2. Selecionar Considerar funcionários com Matriz de Repartições criadas para o período;
  3. Clicar em Atualizar;
  4. Selecionar todos os funcionários;
  5. Clicar em Anular (anular as matrizes já criadas);
  6. Selecionar todos os funcionários;
  7. Criar Matriz Repartições;

Após efetuar estes passos, deverá ser gerada a nova Folha de Vencimentos com os processamentos ainda não integrados.

Validar Anomalias na Matriz de Repartições

Deverá validar para um determinado processamento se existe alguma anomalia na matriz de repartições que suportará esse mesmo processamento.

Para validar anomalias na matriz de repartições, siga os seguintes passos:

1. Aceder a Recursos Humanos | Salários e Honorários | Processamentos | Outros Processamentos | Integrações | Exploração da Matriz;
2. Selecionar o tipo de processamento a validar;
3. Selecionar Ano e Mês;
4. Selecionar os planos a validar; Nota: Não deverão ser selecionados planos que não serão movimentados nas integrações;
5. Selecionar a opção Detalhado por classificação… que permitirá mais facilmente perceber onde estarão os problemas, caso existam;
6. Por fim, clicar em Atualizar.

Esta é uma validação pela negativa, isto é, os resultados apresentados correspondem a anomalias existentes na matriz. Caso sejam apresentados resultados, deverá corrigir as anomalias apresentadas. Para tal, deverá consultar o artigo Alocações à Contabilidade" e efetuar uma nova geração da Matriz.

Nesta área são apresentados os seguintes inputs e outputs:

• Fichas de funcionários devidamente preenchidas e respetivas afetações a planos e dimensões orçamentais;
• Classificação económica atribuída a todas as remunerações/horas extra por tipos de pessoal;
• Processamento salarial efetuado;
• Matriz de repartições de custos para o processamento em causa.

Repartição contabilística das ajudas de custo

É possível efetuar a repartição contabilística das ajudas de custo. Para isso, siga os seguintes passos:

1. Aceder a Administrador | Recursos Humanos - Parâmetros | Ajudas de custo/Despesas;
2. Ativar a opção Efetuar Integração detalhada por Relatório de Despesa. Esta operação tem de ser efetuada antes de definir as próprias ajudas de custo, uma vez que a repartição das ajudas de custo na integração na Contabilidade só acontece para processamentos posteriores à ativação desta configuração;
3. Aceder às Repartições através da Ficha do Funcionário através da opção de Contexto | Repartições;
4. Selecionar a opção Despesas;
5. Indicar o Relatório de Despesa e a respetiva Repartição. Nota: Também poderá aceder através da opção Alterações Mensais | Relatórios de Despesa | Introdução e na opção de Contexto | Repartições indicar o funcionário, o relatório de despesa e a respetiva repartição. As repartições das ajudas de custo podem ser efetuadas antes ou depois do processamento dessas ajudas;
6. Por fim, clicar em Gravar.

Com estas configurações, quando existirem ajudas de custo incluídas no processamento, ao criar a Matriz de Repartições são usadas asa repartições definidas para as ajudas de custo e a integração na Contabilidade irá respeitar essas repartições.