Quais os pressupostos na geração do ficheiro SAF-T PT?

A geração do ficheiro SAF-T (PT) implica um conjunto de pressupostos e configurações na empresa, módulos, documentos e na própria geração deste ficheiro.

Certificação de documentos

Para assegurar os requisitos legais em vigor após a publicação do Despacho n.º 8632/2014, a impressão de documentos do SAF-T passa a exigir a validação do mapa pelo software.

A necessidade de validação dos mapas é determinada pela categoria onde este se encontra, ou seja, os documentos que se encontram em categorias assinaladas como certificadas exigem validação.Esta validação é efetuada na janela de manutenção de mapas ou no momento da sua impressão. Ao nível da validação de mapas, é garantido que todos os campos e fórmulas de que o mapa necessita se encontram visíveis e dentro da área de impressão do mesmo.

Se o mapa for válido pode ser impresso até que as regras de validação ou o mapa sejam alterados. Neste último caso, será necessária nova validação.

Caso o mapa, novo ou não, não for válido na primeira validação, poderá continuar a imprimi-lo durante 90 dias, período disponível o corrigir. O mesmo se aplica quando apenas existe alteração das regras de validação.

A primeira impressão de um mapa inválido (mapa novo ou alterado) gerará um evento de sistema que carecerá de justificação por parte do super administrador.

Apenas aplicado a empresas do espaço fiscal português.

Na janela de Gestão de Mapas, o mapa assinalado a negrito é o mapa pré-definido.

Validação da estrutura da empresa

A validação da estrutura da empresa trata-se de um processo que deverá ser executado antes da geração do ficheiro SAF-T, de forma a poderem ser detetados e corrigidos erros na configuração da base de dados, assim como possam ser verificados avisos da geração do ficheiro.

O validador de SAF-T poderá corrigir imediatamente alguns dos erros devolvidos mediante a sugestão que é dada. Apenas alguns erros são passiveis de obterem uma sugestão, sendo que, nesses poderá ou não ativar a sua correção. Nos restantes erros em que não existe a possibilidade de efetuar uma sugestão, ficará ao cargo do utilizador a correção individual de cada erro.

No caso dos avisos, estes serão dados como forma de alerta em que o sistema irá avisar os dados que estão errados e dos valores que serão aplicados ao ficheiro SAF-T no momento da sua geração.

Para validar a estrutura da empresa, siga os seguintes passos:

1. Aceder a [Marketing & Vendas / Aprovisionamento] | Obrigações Declarativas | Comunicação com AT | Comunicação de Documentos;
2. Selecionar o filtro de documentos;
3. Atualizar os dados da grelha de documentos;
4. Selecionar a opção Validar ou Exportar.

No caso de ter selecionado a opção Exportar, o validador apenas irá ser apresentado se existirem erros ou avisos a mostrar. Caso contrário, não será possível visualizar a janela.

Já o o assistente de exportação (disponível através do Gestor de Exportação de Dados do Administrador), irá executar o assistente definindo todos os dados de exportação e, de seguida, executar todos os passos até à validação da exportação.

Caso tenha sido ativada a exportação de dados da Logística e Tesouraria, o assistente irá executar o validador de dados de forma automática, sendo possível visualizar avisos e corrigir os erros de validação, caso existam.

O validador irá executar o diagnóstico para detetar os seguintes erros e avisos:

Configuração de módulos

Ao nível da configuração de módulos e submódulos do ERP para a disponibilização do SAF-T (PT), atualmente o utilitário SAF-T (PT) só gera o ficheiro se tiver configurados os seguintes documentos:

• Vendas: Faturas, Faturas Simplificadas, Notas de Crédito e Débito;
• Contabilidade (CBL): Todos os documentos.

Relativamente ao licenciamento do SAF-T (PT) no ERP, este só está disponível se tiver as Declarações Fiscais instaladas. Tal verifica-se tanto para o utilitário das DFP como do Administrador.

Tendo as DFP instaladas e outro módulo que não o das Vendas ou da Contabilidade, é possível aceder ao utilitário, mas não são disponibilizados quaisquer documentos para a geração do ficheiro SAF-T (PT).

De referir que está prevista numa próxima versão do SAF-T (PT) a validação de documentos de RHP.

Também é possível gerar um ficheiro SAF-T (PT) em [Marketing & Vendas / Aprovisionamento] | Obrigações Declarativas | Comunicação com AT | Comunicação de Documentos, sendo que neste caso apenas é necessária a licença de Vendas.

Geração do ficheiro

A geração do ficheiro SAF-T PT adota os seguintes pressupostos:

1. A geração do ficheiro SAF-T PT nos sistemas de informação deverá sempre ser efetuada para um determinado exercício contendo todos os documentos/transações até à data definida pelo utilizador;
2. Os módulos não instalados ou não licenciados não estão disponíveis na lista de documentos de exportação;
3. Apenas documentos do tipo financeiro estão disponíveis. De acordo com a definição do SAF-T PT, os seguintes documentos de Logística e Tesouraria estão incluídos no ficheiro exportado: - Vendas a Dinheiro; - Faturas; - Notas de Crédito e Débito;
4. Todas as séries dos documentos passam a ser automaticamente exportadas para o ficheiro SAF-T, incluindo as marcadas como "Cópia do documento original" (ainda que tenham de obrigatoriamente de ser exportadas na base de dados onde foram criados os documentos). Assim, não é possível indicar quais as séries que pretende exportar para o SAF-T;
5. Todas as datas estão no seguinte formato: “AAAA-MM-DD”;
6. A moeda é sempre “EUR”. Caso não seja, terá que converter para “EUR”;
7. O ficheiro SAF-T PT pode ser criado num único ficheiro ou separadamente;
8. O ficheiro a gerar é validado. Se algum requisito não estiver presente na base de dados, então será apresentada uma mensagem de aviso e o ficheiro SAF-T PT não será gerado;
9. Quando os documentos de Contabilidade são exportados a partir do período zero, todos os elementos XML do tipo “SAFdateTimeType” serão convertidos para o primeiro dia do primeiro mês do ano fiscal. Por exemplo, se o ano fiscal é 2019, então será convertido para 01-01-2019;
10. Quando os documentos de Contabilidade são exportados a partir do período treze, catorze e quinze, todos os elementos XML do tipo “SAFdateTimeType” serão convertidos para o último dia do último mês do ano fiscal. Por exemplo, se o ano fiscal é 2008, então será convertido para 31-12-2008;
11. No caso dos módulos de Contabilidade e Logística e Tesouraria gerarem ficheiros independentes, ambas têm que apresentar grupos de informação comuns: “Header”, “Customer” e “TaxTable”. O módulo de Contabilidade tem que apresentar os grupos específicos: “General Ledger”, “Supplier” e “General Ledger Entries”; e o de Logística e Tesouraria tem que apresentar os grupos específicos: “Sales Invoices” e “Product”;
12. No âmbito da Certificação de Software, no momento da exportação do SAF-T_PT deverá ser exportada para os campos Hash (Chave do documento) e HashControl (Chave de controlo) de cada estrutura Invoice (documento fatura ou equivalente) a assinatura e a versão (números inteiros sequenciais), gravadas previamente na base de dados quando se desencadeou o processo de gravação do documento.