-
PT
-
ES
-
AO
-
CV
-
MZ
-
ST
-
GW
-
Professional
-
Executive
-
Public Sector
-
Omnia
-
Evolution
Após a deteção de uma Oportunidade de Venda (OV), estas são construídas com base num fluxo de criação de oportunidades e atividades. Neste sentido, o ERP disponibiliza um conjunto de funcionalidades que permitem criar todos os documentos, atividades e propostas, bem como analisar todos os fatores necessários a uma gestão equilibrada e saudável do ciclo de vendas.
Criar oportunidades de venda
Para criar uma oportunidade de venda é necessária introduzir a informação essencial, que poderá ser posteriormente complementada em etapas sucessivas com novas informações. Deste modo, são documentadas as várias fases da criação de uma oportunidade de venda.
Uma oportundiade de venda tem o seguinte percurso:
- Deteção da Oportunidade;
- Criação da Oportunidade;
- Registo de Ciclo de Vendas e de Atividades Associadas;
- Criação de Atividades de Acompanhamento;
- Atualização das fases do Ciclo de Vendas.
Para criar uma oportunidade de venda, siga os seguintes passos:
- Aceder a Marketing & Vendas | Contactos e Oportunidades | Oportunidades de Venda ou menu de contexto CRM | Nova Oportunidade de Venda;
- Indicar a descrição da Oportunidade de Venda para identificar facilmente o seu objectivo;
- Preencher o resumo da Oportunidade de Venda para indicar de uma forma descritiva o que o cliente pretende;
- Indicar o tipo de entidade associada à Oportunidade de venda: Cliente, Potencial Cliente ou Outro Devedor;
- Identificar a entidade associada à Oportunidade de Venda (nome da entidade);
- No separador Geral, preencher os seguintes campos: - Estado: Selecionar o estado da Oportunidade de Venda: Em aberto, Ganha, Perdida; - Motivo: Motivo do estado atual; - Criação: Data de Criação; - Expiração: Data de Expiração; - Moeda: Assume sempre a moeda base. Depois de selecionar o cliente, assume a moeda utilizada pelo cliente; - Vendedor: Vendedor associado à Oportunidade de Venda. O campo é automaticamente preenchido pelo vendedor associado ao cliente (definido na ficha de cliente); - Origem: Origem da Oportunidade de Venda (por exemplo, Web); - Ciclo de Vendas: Ciclo de Venda dentro do qual se insere a oportunidade de venda e que permitirá controlar as várias fases pelas quais passará a oportunidade de venda, desde a sua criação até à sua conclusão (com sucesso ou não). - Zona: Zona associada à Oportunidade de Venda. Por omissão assume a zona do cliente; - Campanha: Campanha de Marketing associada à Oportunidade de Venda; - Projeto: Projeto/Obra associada à Oportunidade de Venda:
- No separador Ciclo de Vendas indicar as fases que são executadas na oportunidade, sendo que estas poderão ter os seguintes estados: Por Executar, Executada e Não Executada;
- No separador Propostas definir os produtos associados à proposta, indicando os seguintes dados: Artigo, Descrição, Unidade, Quantidade, Valor, Desconto, Rentabilidade e Margem;
- No separador Documentos, converter os documentos de cotação gerados em encomendas;
- No separador Atividades, selecionar uma nova atividade associada à oportunidade, clicando em Novo;
- No separador Contactos, adicionar um novo contacto ou editar um contacto existente;
- No separador Concorrentes, adicionar as empresas concorrentes que disputam a mesma oportunidade de venda;
- No separador Anexos, adicionar ficheiros relacionados;
- No separador Notas, incluir informações relativas à oportunidade;
- Por fim, clicar em Gravar.
Devido à importância dos diversos separadores presentes na janela de Oportunidade de Venda, sugere-se a consulta da seguinte informação adicional:
Separador Ciclo de Venda
Um Ciclo de Vendas é constituído por um conjunto de fases de venda que permitem controlar os vários estados pelos quais vai passando uma Oportunidade de Venda desde a sua fase inicial até à respetiva conclusão com ou sem sucesso.
No momento em que o Ciclo de Venda é definido no separador Geral, todas as fases do respetivo ciclo são carregadas para a grelha. Deverá indicar quais as fases que vão sendo executadas na Oportunidade por seleção das mesmas, sendo que estas poderão ter os seguintes estados:
- Por Executar;
- Executada;
- Não Executada.
As fases são executadas ou não executadas na sequência em que se encontram listadas na grelha (ordem definida no respetivo Ciclo de Vendas) tendo em conta o seguinte:
- Qualquer fase que não seja obrigatória poderá não ser executada;
- Não poderão ser selecionadas fases quando existem fases anteriores obrigatórias;
- Na execução duma fase e existindo fases anteriores não obrigatórias, estas poderaão ser dadas como Não Executadas automaticamente;
A partir desta grelha, é possível agendar as fases por criação de atividades. Para tal, devem ser selecionadas as fases pretendidas e utlizar o menu de contexto Criar Atividade. Se a fase já se encontrar executada, a atividade é criada no estado Realizada. Da mesma forma, a execução duma fase com agendamento altera o estado da atividade para Realizada.
O valor da fase pode ser alterado passando a valor manual e será mostrado ao utilizador essa mesma indicação. Qualquer alteração no valor da Oportunidade,não irá alterar o valor destas fases. Para voltar a repôr os valores basta utilizar a opção de contexto Repôr Valor.
Separador Propostas
Neste separador, definem-se as propostas e produtos associados à Oportunidade de Venda. A associação de produtos às Oportunidades de Venda é realizada através de propostas, ou seja para cada proposta é possível associar vários produtos e desta forma disponibilizar formas alternativas de gestão.
Informação disponibilizada na grelha associada à Proposta:
- Artigo - Artigos pertencentes à proposta;
- Descrição - Descrição dos artigos da proposta;
- Unidade - Unidade pertence à lista de Unidades disponíveis no ERP;
- Quantidade - Quantidade Prevista;
- Valor - Valor total da Proposta calculado a partir do custo dos itens;
- Desconto - Descontos totais da Proposta;
- Rentabilidade - Rentabilidade total da Proposta;
- Margem - Margem total da proposta calculado a partir das margens dos itens.
Depois da definição das Propostas, podem ser gerados documentos de cotação.
Separador Documentos
Neste separador, são listados os documentos relacionados com a Oportunidade de Venda (Cotação e Encomendas), separados por Tipo. Poderá converter os documentos de cotação gerados em encomendas (desde que não tenham sofrido qualquer transformação) relacionadas com a Oportunidade de Venda.
Separador Atividades
Neste separador, são apresentadas todas as atividades associadas à Oportunidade de Venda. As atividades podem ser divididas em dois grupos: Gerais e de Cobrança.
A cada atividade é atribuído um utilizador ou grupo de utilizadores identificados pelo login do ERP. Caso não exista qualquer atividade associada à oportunidade, será apresentada a mensagem "Não foram carregados registos". Para adicionar uma nova atividade associada à oportunidade, deverá selecionar a opção do menu de contexto Novo.
Também serão listadas as atividades geradas a partir das fases do ciclo de vendas, podendo existir um agrupamento na grelha que permita uma melhor perceção da fase em que as mesmas foram geradas. Para tal , siga os seguintes passos:
- Adicionar à grelha a coluna "Fase" utilizando o menu de contexto;
- Posicionado sobre a célula da "Fase" (agora já visível na grelha), selecionar a opção do menu de contexto Agrupar.
Separador Contactos
Neste separador, podem ser listados/adicionados contactos importantes relacionados com a Oportunidade de Venda. Os contactos podem ser adicionados diretamente através da edição dos campos da grelha ou podem ser carregados. Para carregar um contacto previamente guardado, no campo Contacto clicar na tecla F4 e selecionar o contacto pretendido.
Poderá adicionar informações importantes sobre o contacto, nomeadamente, o seu grau de decisão dentro da empresa.
Separador Concorrentes
Neste separador, podem ser visualizadas/adicionadas as empresas concorrentes que disputam a mesma Oportunidade de Venda. Para adicionar uma empresa concorrente, na primeira linha vazia clicar em F4 e adicionar a empresa concorrente. Posteriomente, pode ser necessário incluir mais informações sobre as vantagens que a concorrência dispõe.
Nota: Uma empresa concorrente é definida na ficha de Entidade Externa, selecionando a opção Concorrente em Marketing & Vendas | Contactos e Oportunidades | Recursos | Tabelas | Entidades Externas ou Marketing & Vendas | Contactos e Oportunidades |Entidades Externas ou, ainda, através da opção Entidades Externas no menu Contexto.
Os campos Total, Rentabilidade, Margem (%) e Cotado são editáveis de forma a ser possível criar Oportunidades de Venda sem propostas, mas com valor. A partir do momento em que existem propostas, estes valores deixam de ser editáveis.
Analisar propostas
Esta opção tem como objetivo comparar as propostas associadas às Oportunidades de Venda. Existem duas formas de aceder a este tipo de análise:
- No menu de contexto dentro de uma Oportunidade de Venda (Marketing e Vendas | Contactos e Oportunidades | Oportunidade de Venda), clicando na opção Comparação de Propostas. Na janela Comparação de propostas de OVs vão ser listadas automaticamente todas Propostas associadas a essa Oportunidade de Venda;
- Pode também ser acedida em Marketing e Vendas | Contactos e Oportunidades | Exploração | Comparação de Propostas de OVs.
Para visualizar as propostas das várias Oportunidades de Venda, siga os seguintes passos:
- No separador Oportunidades de Venda definir o intervalo da análise;
- Em Estado Oportunidades de Venda, filtrar as Oportunidades de Venda por estado: Abertas, Ganhas, Perdidas e Todas. Por omissão, todos os estados ficam selecionados;
- No separador Outras Restrições aplicar os filtros necessários;
- Clicar em Atualizar.
De modo a facilitar a consulta, os resultados ficam agrupados automaticamente por Oportunidade de Venda e Proposta. Dentro deste agrupamento de dados, é possível efetuar novos agrupamentos e, com o botão do lado direito do rato, clicar em Agrupar.
Podem também ser adicionados novos atributos. Para tal, na grelha, carregar no botão do lado direito do rato e selecionar a opção Colunas. Na janela Configuração da Grelha, selecionar em Campos Disponíveis os campos que se pretendam visíveis na grelha. Depois dos campos selecionados transitarem para os Campos Visíveis, clicar em Confirmar. Os novos atributos serão disponibilizados na grelha.
Analisar oportunidades de venda
A análise de Oportunidades de Venda (OV) em curso tem como objetivo disponibilizar os dados mais relevantes sobre as Oportunidades de Venda em execução.
Para visualizar os dados das Oportunidades de Venda em Curso, siga os seguintes passos:
- Aceder a Marketing & Vendas | Contactos e Oportunidades | Exploração | Op. de Venda em Curso;
- No separador Oportunidades de Venda, definir o intervalo da análise;
- No separador Outras Restrições, aplicar os filtros necessários;
- Clicar em Atualizar.
Para facilitar a interpretação dos dados é possível agrupar os dados (por exemplo, agrupar por ciclo de venda) através do botão do lado direito do rato, selecionando a opção Agrupar. Podem também ser adicionados novos atributos ao carregar no botão do lado direito do rato e selecionar a opção Colunas.
Na janela Configuração da Grelha, poderá selecionar os campos que se pretendam que apareçam visíveis na grelha através da opção Campos Disponíveis. Os novos atributos serão disponibilizados na grelha.
Se a categoria Oportunidades de Venda possuir condições, então os valores apresentados terão essas condições em consideração.
Gerar documentos
A gestão de Oportunidades de Venda contempla a geração de documentos de venda em dois momentos:
- Na criação de propostas, permitindo gerar documentos de cotação;
- Nos documentos associados à OV, permitindo gerar encomendas a partir de cotações aprovadas.
Na geração de documentos nos dois momentos descritos anteriormente, é possível escolher os documentos (cotação e encomenda) e as respetivas séries a serem gerados nas vendas:
- Ao gerar cotações, a janela de seleção de propostas a incluir na cotação passou a permitir a seleção do documento de cotação e série a gerar;
- Ao gerar encomendas passou a aparecer uma janela que permite selecionar o documento e a série de encomenda a gerar.
Gerar documento de cotação numa Oportunidade de Venda
Para que a geração de documentos de cotação e conversão destes em encomendas possa ser realizada na própria Oportunidade de Venda, no quadro Geração de Documentos devem ser indicados os tipos de documentos que irão ser usados nesse automatismo.
Com a opção Mostra Documento gerado antes de gravar ativa, os documentos gerados irão ser sempre disponibilizados no editor antes da gravação do documento.
Para gerar um documento de cotação numa oportunidade de venda, siga os seguintes passos:
- No Administrador aceder a Empresa | Contactos e Oportunidades | Parâmetros da Empresa | Oportunidades de Venda;
- Aceder ao separador Propostas de uma Oportunidade de venda;
- Selecionar a opção Gerar Cotação. Será apresentada uma janela com a descrição das propostas;
- Selecionar as propostas para as quais serão criados documentos de cotação;
- Depois de confirmar a geração de documentos de cotação, no separador Documentos da Oportunidade de Venda, poderão ser consultados os documentos de cotação gerados.
Os documentos podem ser rastreados. Para tal, no separador Documentos da Oportunidade de Venda, com o botão direito do rato selecionar o documento de cotação pretendido e clicar em Rastreabilidade. A janela Rastreabilidade de documentos será disponibilizada , e ao selecionar Visualizar, podem ser consultados os detalhes do documento no editor de vendas. Neste momento, é possível alterar o estado do documento no separador Estado.
Converter um documento de cotação numa encomenda
- No separador Documentos da Oportunidade de Venda, selecionar o documento de cotação pretendido;
- Com o botão do lado direito do rato, clicar na opção Encomendar;
- Será disponibilizada a janela Editor de Vendas com o documento de cotação "transformado" em encomenda;
- Confirmar a gravação do documento;
- No separador Documentos da Oportunidade de Venda, depois de carregar no botão Atualizar aparecerá, para além dos documentos de cotação, o documento de encomenda. Os documentos ficam separados por Tipo de Documento.
Podem existir vários documentos relacionados com as Oportunidades de Venda.
Alterar fases ou estados
As fases da Oportunidade de Venda permite definir o estado do negócio, bem como refletir o impacto da oportunidade no pipeline. Estas fases deverão ser alteradas em função da evolução do negócio, estando condicionadas ao respetivo ciclo de venda. Por sua vez, o estado da Oportunidade de Venda poderá ser alterado automaticamente em função da fase do ciclo de venda.
Para alterar as fases de uma Oportunidade de Venda, deverá clicar no rato do lado direito e na opção Novo/Anular, disponível no separador Ciclode Venda da Oportunidade de Venda.
Para alterar manualmente o estado de uma Oportunidade de Venda, independentemente da fase da venda em que a oportunidade se encontra, siga os seguintes passos:
- Aceder a Marketing & Vendas | Contactos e Oportunidades | Oportunidades de Venda;
- Criar ou editar a oportunidade de venda;
- No separador Outros, indicar o estado da oportunidade de venda: Ganha, Aberta ou Perdida;
- Clicar em Gravar.
É possível alterar o estado de uma Oportunidade de Venda automaticamente para Ganha. Para tal, deverá ativar a opção Fechar automaticamente as Oportunidades de Venda no Administrador (Parâmetros de Contactos e Oportunidades). Quando um documento do tipo Cotação (com associação a uma Oportunidade de Venda) for transformado num documento Financeiro, o estado da Oportunidade de Venda será alterado automaticamente para Ganha.
Associar atividades e propostas
A associação de produtos às Oportunidades de Venda é realizada através de propostas, isto é, para cada proposta é possível associar vários produtos e, assim, disponibilizar formas alternativas de gestão.
Além das propostas, é possível associar atividades às oportunidades de venda em função de uma campanha, permitindo acompanhar a campanha e avaliar o o sucesso das vendas daí decorrentes.
Para associar atividades e propostas, siga os seguintes passos:
Associar propostas
- Aceder a Marketing & Vendas | Contactos e Oportunidades | Oportunidades de Venda;
- Selecionar ou criar uma Oportunidade de Venda;
- No separador Propostas, clicar em Nova;
- Na janela da Proposta preencher a seguinte informação: - Número da proposta: Identificador da Proposta (automático); - Descrição: Descrição da Proposta; - Tipo: Identifica a categoria da Proposta (Principal / Opcional / Complementar / Alternativo); - Não Totalizadora: Caso a opção esteja marcada, a proposta não vai contribuir para os totais da Oportunidade de Venda; - Separador Geral: Neste separador, o cliente é carregado automaticamente e apenas é necessário indicar os descontos de entidade e financeiro; - Separador Condições: Os valores Modo Pagamento e Cond. de Pagamento são carregados automaticamente a partir da ficha de cliente, mas podem ser alterados neste separador; - Separador Observações: Podem ser adicionadas observações em relação à proposta;
- Depois preencher as informações gerais, associar artigos à proposta através da tecla F4;
- Selecionar os artigos a associar à proposta;
- Indicar as informações relativas ao artigo: - Artigo: Artigo pertence à lista de Artigos disponíveis no ERP (automático); - Descrição: Descrição artigo (automático); - Unidade: Unidade pertence à lista de Unidades disponíveis no ERP. Assume Unidade Base do Artigo (Unidade, Metros, Horas); - Quantidade: Quantidade Prevista; - Custo;- Tipo: Tipo custo associado (PC Médio, PC Último, PC Padrão, Manual); - Valor: Custo Previsto Associado;
- Inserir os dados de venda: - Tipo: Tipo de preço de venda (PVP1 ... PVP6, Manual); - Valor: Preço unitário; - %Desc.(1/2/3): Percentagem Primeiro/Segundo e Terceiro Desconto; . %Desc.: Percentagem do desconto total; - Valor Desc.: Valor total do desconto do artigo;
- Definir os valores de rentabilidade:- Valor: Rentabilidade por unidade; - Margem: Margem por unidade;
- Verificar os totais que são calculados automaticamente: - Custo: Custo total da Proposta calculado a partir do custo dos artigos; - Mrc./ Serv.: Valor total da Proposta calculado a partir do valor de venda dos artigos; - Desconto: Descontos totais da Proposta calculados a partir do custo dos artigos e dos descontos gerais; - Rentabilidade: Rentabilidade total da Proposta; - Margem: Margem total da proposta calculado a partir das margens dos artigos;
- Por fim, clicar em Gravar.
A proposta será colocada na grelha das propostas da Oportunidade de Venda.
Na parte inferior da janela está disponível o botão Mostrar Detalhes, que disponibiliza uma grelha com alguns detalhes dos artigos selecionados, nomeadamente, informações sobre Stocks e Preços de Custo.
Associar campanhas
- Aceder a Marketing & Vendas | Contactos e Oportunidades | Oportunidades de Venda;
- Criar ou editar a oportunidade de venda;
- No separador Outros, indicar a zona onde a campanha irá decorrer;
- Indicar campanha;
- Clicar em Gravar.
Poderá alterar a proposta no separador Propostas da Oportunidade de Venda, efetuando duplo clique na proposta pretendida.
Quando um artigo é lançado nesta grelha, terá sempre que ter um dos seus valores bloqueados, servindo este como referência de cálculo para os restantes. Para bloquear ou desbloquear qualquer valor, com o botão do lado direito do rato, selecionar a opção Bloquear ou Desbloquear.
Consultar Pipeline de OV
O Pipeline de Oportunidades de Venda tem como objetivo refletir o estado em que se encontram as oportunidades de venda dentro de determinados períodos temporais, possibilitando desta forma uma análise dos negócios em carteira.
Para agrupar informação por ciclo de venda e respetivas fases, bem como por um conjunto de outras restrições, siga os seguintes passos:
- Aceder a Marketing & Vendas | Contactos e Oportunidades | Atividades |Pipeline;
- No separador Restrições indicar o Período de Duração. Por omissão, é sugerido o último ano (opcional);
- Indicar os Estados. Por omissão, são sugeridos todos os estados do ciclo de venda (opcional);
- Indicar o Ciclo de Venda (opcional);
- Clicar em Atualizar.
Nota: Se a categoria Oportunidades de Venda contiver condições, então os valores apresentados terão essas condições em consideração.
Quando o utilizador é Administrador, não é aplicado quailquer filtro aos vendedores e utilizadores. Se o utilizador não é administrador, este deve estar mapeado para um vendedor (Propriedades do Utilizador, separador Mapeamentos) e, ao visualizar o Pipeline, o utilizador pode consultar os dados referentes às Oportunidades de Venda que:
- Foram criadas por ele;
- Associadas ao vendedor mapeado para o seu utilizador;