Como gerir os cursos num plano de formação?

Os planos de formação pressupõem um conjunto de cursos que, por vezes, são encerrados, terminados ou reabertos de acordo com as necessidades da organização. O ERP permite realizar estas opções, bem como disponibiliza um conjunto de funcionalidades que permitem registar a assiduidade e avaliar os funcionários.

Alterar estado de cursos

Quando um determinado curso termina ou é encerrado, deverá indicá-lo no respetivo plano de formação. Se posteriormente pretender reabrir um curso que tenha sido encerrado, poderá efetuá-lo e o ERP altera nas fichas dos funcionários indicados a ativação do curso.

Poderá ainda consultar todos os detalhes de um curso.

Para alterar o estado de um curso, siga os seguintes passos:

Editar detalhes dos cursos

Esta opção permite consultar e especificar informações para definir o curso selecionado com maior detalhe. Esta opção é constituída pelos seguintes separadores:

• Dados Gerais: Se o curso se encontrar no estado aberto, é possível editar o Formador e a Ação. Se estiver em qualquer outro estado, poderá consultar os dados relativos ao curso, nomeadamente, o formador atribuído, o estado em que se encontra e a ação. Independente do estado do curso, poderá indicar um conjunto de valores referente ao número de participações por unidade organizacional. Poderá ainda definir o quórum máximo e o quórum mínimo para o curso;
• Recursos e Custos: Poderá consultar os recursos/custos atribuídos para este curso, bem como adicionar novos recursos/custos aos existentes;
• Participantes: Poderá consultar o número de faltas de cada funcionário inscrito no curso, a indicação de que os seus custos estão ou não a ser considerados e o estado do curso - Não Realizado, Realizado ou Cancelado. Se tiver sido cancelado, será apresentado o motivo e a indicação de estar ou não inscrito para o próximo curso.

Para editar detalhes dos cursos, siga os seguintes passos:

1. Aceder a Recursos Humanos | Capital Humano | Formação | Planos de Formação | Construção;
2. Selecionar um Plano de Formação e um curso do Plano;
3. Aceder ao menu contextual da grelha com o botão direito do rato e selecionar a opção Detalhe.

O estado de cada curso é processado automaticamente. O curso fica no estado Aberto até à marcação da primeira presença, depois passa para o estado Bloqueado. Se o curso já tiver sido concluído, assume o estado Realizado e se tiver sido cancelado passa a Cancelado.

Registar presenças

Esta opção permite registar presenças para cada ação de formação.

Para registar as presenças de um curso num plano de formação, siga os seguintes passos:

1. Aceder a Recursos Humanos | Capital Humano | Formação | Planos de Formação | Construção;
2. Selecionar o plano e o curso;
3. Clicar no lado direito do rato e selecionar a opção Presenças;
4. Indicar os funcionários que estiveram presentes; Nota: Para registar automaticamente o dia de formação realizado e a presença de todos os formandos, selecionar a opção Ação e clicar em Data/Hora;
5. Editar um Plano de Formação e selecionar um curso do Plano;
6. Aceder ao Menu Contextual da Grelha (clicando com o botão direito do rato) e clicar em Presenças.

O registo de presenças só pode ser realizado em planos abertos e fechados, bem como só é permitido em ações de formação com horários definidos, ou seja, os dias/horas em que as sessões irão decorrer. Desta forma, poderá decidir se pretende gerir ou não a assiduidade das ações de formação. Para registar as datas/horas das sessões, deverá aceder à ficha de curso.

Registar realização de exames

Quando um curso do plano de formação estiver concluído, poderá indicar a realização ou não do exame e, em caso afirmativo, indicar a respetiva nota para cada formando inscrito.

Para registar a realização dos exames de um curso num plano de formação, siga os seguintes passos:

1. Aceder a Recursos Humanos | Capital Humano | Formação | Planos de Formação | Construção;
2. Editar um Plano de Formação e selecionar um curso do Plano;
3. Aceder ao Menu Contextual da Grelha através do botão direito do rato;
4. Clicar em Exames;
5. Indicar se fez Exame e a respetiva nota.

Só se pode registar a realização do exame em cursos concluídos. No entanto, pode ser registado em planos abertos e fechados. O currículo dos funcionários é atualizado com as notas.

Avaliar funcionários

Além de introduzir a avaliação das formações nas propriedades dos cursos terminados, também é possível inserir a avaliação de cada funcionário que frequentou o curso individualmente.

Para avaliar a formação de um funcionário, siga os seguintes passos:

1. Aceder a Recursos Humanos | Capital Humano | Formação | Planos de Formação | Construção;
2. Selecionar um Plano de Formação através da tecla F4;
3. Selecionar um Curso do Plano no separador inferior de Cursos do painel esquerdo;
4. Através do botão direito do rato, aceder ao menu contextual da grelha e selecionar a opção Avaliação.

É possível avaliar os seguintes parâmetros:

• Satisfação: Numa escala de 1 a 5, indicar o grau de satisfação do funcionário em resposta às perguntas da grelha e introduzir observações realizadas pelo funcionário em relação ao curso. Posteriormente, poderá usar o botão para obter o grau de satisfação do funcionário com o curso. A escala atribuída respeita a escala definida nos parâmetros da formação;
• Eficácia: Indicar as impressões registadas pelo funcionário relativamente ao impacto do curso no desempenho das suas funções;
• Impacto na Organização: Indicar a apreciação do funcionário relativamente ao impacto geral do curso no desempenho da organização;

É possível indicar a data de introdução destes dados no campo Data de Registo. Ao confirmar os dados introduzidos, o currículo do respetivo funcionário será atualizado.

Apenas poderá avaliar cursos concluídos, mas é possível avaliar planos de formação abertos ou fechados.