Como gerir alterações mensais?

As alterações mensais dos funcionários devem ser registadas para garantir uma correta gestão do tempo de trabalho.

Contextualização

As Alterações Mensais que afetam o vencimento global do Funcionário devem ser introduzidas em Recursos Humanos | Salários e Honorários | Salários | Alterações Mensais. Por alterações mensais, entende-se as Faltas, Horas Extra, Remunerações, Descontos e Ausências Temporárias e Prolongadas, ou seja, as situações não comuns no mês.

Todas as alterações existentes que ainda não tenham sido processadas até à data de processamento serão incluídas no processamento. Isto significa que é possível que faltas introduzidas em janeiro só sejam processadas, por exemplo, em abril.

É possível marcar faltas de subsídio de alimentação e/ou de subsídio de turno em simultâneo com qualquer outra falta, desde que a configuração da falta o indique.

Utilizar formulário de recolha

O formulário de recolha tem como objetivo compilar as informações relativas a alterações mensais. Estas informações são depois transmitidas ao departamento de Recursos Humanos para processamento dos eventos ocorridos no mês (Faltas, Horas Extra e Remunerações/Descontos).

Este formulário está disponível em Recursos Humanos | Salários e Honorários | Recursos | Ferramentas | Formulários de Recolha | Alterações Mensais. No separador Restrições, é possível configurar os dados apresentados de forma a obter informações relevantes.

Inserir alterações mensais em lote

A funcionalidade de Alterações Mensais em Lote permite o processamento destas informações em lote, bem como possibilita introduzir faltas, horas extras, remunerações e descontos em lote sem necessidade de indicar os dias em que ocorreram.

Uma vez que não existe um controlo concreto das datas de ocorrência das faltas e/ou horas extras ao introduzir estes dados, não é possível regularizar os registos do funcionário.

Para inserir alterações mensais em lote, siga os seguintes passos:

1. Aceder a Recursos Humanos | Salários e Honorários | Salários | Alterações Mensais | Em Lote;
2. Clicar em Novo;
3. Indicar a alteração mensal a inserir: Hora Extra, Falta, Desconto, Remuneração;
4. Filtrar a alteração para alguns funcionários (opcional);
5. Selecionar a(s) categoria(s), departamento(s) e o(s) estabelecimento(s) (opcional);
6. Selecionar o separador da alteração que pretende inserir (Remunerações, Descontos, Horas Extra ou Faltas) e definir o movimento;
7. Preencher os respetivos campos: - Processar em: Indicar o tipo de processamento em que a linha deve ser considerada (Todos, Vencimento, Subsídio de Férias, ou Subsídio de Natal). A configuração definida na ficha da própria remuneração/desconto sobrepõe-se a esta definição. Se registar uma remuneração para processar em subsídio de férias, mas na ficha da remuneração (campo “Remuneração Afeta”) estiver indicado que não deve ser processada naquele tipo de processamento, não será processada; - Período: Apenas aplicável a remunerações e descontos. Para vencimentos processados, o período é atualizado com o período seguinte ao último da tabela de movimentos; - Quantidade: Se introduzir uma remuneração de valor unitário, poderá aqui editar a quantidade, de outro modo este campo fica inativo. Para as Faltas e Horas Extras, será o número de horas / dias a considerar; - Valor Unitário: Campo editável apenas para remunerações unitárias. Introduza uma remuneração do tipo Valor Unitário, depois de inserir a quantidade, inserir o valor unitário e o total será a multiplicação dos dois valores; - Total: Valor a atribuir à Remuneração ou Desconto inserido. Total do número de horas / dias se for uma Falta ou Hora Extra. Campo não disponível para remunerações do tipo unitário, que são calculadas automaticamente em função do valor unitário e da quantidade introduzida; - Data: Esta data indica o momento em que foram introduzidas faltas ou horas extras para serem processadas no processamento seguinte do funcionário em questão, desde que a data final do período selecionado para processamento seja posterior à data de inserção da alteração; - Moeda: Identificador da moeda em que os valores são expressos. Estes valores serão convertidos para a moeda base no momento do processamento através da aplicação das taxas cambiais aí definidas pelo utilizador. Caso a remuneração/desconto seja percentual, este campo não estará disponível. Este campo estará apenas disponível se a empresa fizer tratamento multi-moeda (configuração a efetuar no Administrador, nos Parâmetros Gerais);
8. Por fim, clicar em Gravar.

Para processar as alterações, selecione os movimentos a processar na grelha principal e depois selecione a opção Processamento Automático no menu Contexto.

Utilizar alterações mensais em lote

Para além de ser possível registar novas alterações na opção Novo, é ainda possível anular, editar, consultar (opção Atualizar) e imprimir alterações mensais obedecendo a determinados critérios.

Esta opção encontra-se disponível em Recursos Humanos | Salários e Honorários | Salários | Alterações mensais | Em Lote:

Depois de atualizar a grelha principal, é possível:

• Editar: É possível editar cada uma das alterações que não estejam processadas. Para tal, deverá clicar duas vezes com o rato sobre a alteração a editar e será apresentada a opção onde se inserem alterações mensais em lote;
• Anular: Poderá anular as várias alterações filtradas individualmente ou todas em simultâneo. Para isso, deverá selecionar a linha individual da grelha ou premir o botão do lado direito do rato sobre a grelha Selecionar Tudo e clicar em Anular;
• Agrupar dados da grelha: É possível efetuar vários agrupamentos de dados, clicando com o botão direito do rato no campo pretendido e selecionar a opção Agrupar. Os grupos criados podem ser fechados e/ou expandidos;
• Adicionar novos campos à grelha: É possível selecionar os campos que se pretendem que fiquem visíveis na grelha. Com o botão do lado direito do rato, deverá selecionar a opção Colunas para apresentar a janela da Configuração de Grelha e ativar os campos pretendidos. Depois de passar os campos selecionados para os Campos Visíveis deverá carregar na opção Guardar. Podem ser adicionados à grelha os seguintes campos: - D/H: Duração da alteração - Dias ou Horas; - Moeda: Moeda utilizada; - Observações: Pode consultar nesta coluna quaisquer observações associadas à alteração; - Tipo Mov: Tipo de movimento da alteração: R - Remunerações; D - Descontos; H - Horas Extra; F - Faltas; - Proc: Informação sobre o estado de processamento da alteração;
• Aplicar filtros personalizados: Poderá filtrar os resultados ao clicar com o botão direito do rato e selecionando a opção Filtros Personalizados. Na parte de cima da grelha aparece uma nova linha com o mesmo número de colunas da grelha, sendo possível inserir palavras-chave nas colunas para filtrar os resultados;
• Imprimir: Poderá imprimir os dados clicando com o botão direito do rato e selecionando a opção Imprimir. Os dados da grelha são exportados automaticamente para um mapa de pré-visualização.

É possível repor a configuração inicial da grelha através da opção Repor Configuração na janela de Configuração de Grelha.