Como inserir ausências prolongadas?

Para a agilizar a marcação de ausências prolongadas para vários funcionários, poderá registar as ausências em lote desde que estas tenham as mesmas características e estejam compreendidas no mesmo período. Posteriormente, caso seja necessário, poderá alterar em lote o estado da ausência.

Quando a ausência é diferente consoante o funcionário, poderá criar a ausência de forma manual.

Criar Ausências Prolongadas

Para facilitar o controlo de ausências dos funcionários, é possível introduzir ausências prolongadas através de um formulário que também permite visualizar as ausências de todos os funcionários e o seu estado.

Para criar ausências prolongadas, siga os seguintes passos:

1. Aceder a Recursos Humanos | Salários e Honorários | Assiduidade | Ausências;
2. Definir uma Data Inicial e Final que inclua as ausências a visualizar;
3. Selecionar o Estado das ausências a visualizar (opcional);
4. Aplicar Restrições de consulta (opcional);
5. Clicar em Atualizar;
6. Clicar em Novo;
7. Indicar o Funcionário pretendido;
8. Definir a Ausência em questão;
9. Determinar a Data Inicial e Finalda ausência;
10. Indicar se a ausência deve ser excluída das estatísticas;
11. Indicar se a ausência deve ser excluída do processamento;
12. Por fim, clicar em Gravar.

Criar Ausências Prolongadas em lote

É possível registar ausências prolongadas em lote, para vários ou todos os funcionários ativos de uma empresa que estejam abrangidos por uma mesma ausência.

Deverá utilizar esta opção de registo de ausências em grupos de funcionários a quem se aplique uma ausência com as mesmas características e desde que esteja compreendida no mesmo período (mesma data de início e fim).

Esta funcionalidade tem grande utilidade em cenários de Lay Off (suspensão da atividade ou redução do período normal de trabalho) ou de regimes como o do Apoio à retoma progressiva (apoio associado ao COVID-19 previsto no PEES), uma vez que vários funcionários são abrangidos pela mesma ausência no mesmo período, agilizando este processo.

Para registar ausências em lote para todos os funcionáriosativos basta que, depois de clicar na opção Novo, na janela de Introdução de Ausências Prolongadas, não seja selecionado qualquer Funcionário no campo Funcionário, selecionando a ausência pretendida e indicando o intervalo de registo.

Ao gravar, será apresentada uma mensagem com a indicação de que, não sendo selecionado nenhum funcionário, será criada a ausência indicada para os funcionários que se encontrem no estado ativo, tendo em conta as restrições que tenham sido efetuadas.

Se pretender criar a ausência em lote apenas para um grupo de funcionários, o processo é o mesmo devendo no campo Funcionário restringir os funcionários pretendidos.

Adicionalmente, poderá aplicar outras restrições, nomeadamente, por Categoria, Departamentos, Estabelecimentos e/ou Tipos de Pessoal.

Se existirem funcionários que tenham férias já registadas no mesmo período que pretende indicar a ausência, será apresentada uma notificação de aviso.

Alterar Estado da Ausência em lote

É possível alterar em lote o estado das ausências. Para tal, siga os seguintes passos:

1. Selecionar as ausências cujo estado pretende alterar;
2. Clicar no botão direito do rato e selecionar a opção Alterar Estado;
3. Escolher o novo estado;
4. Determinar a Data da ausência;
5. Clicar em Gravar Estado.

Criar Acerto de Ausências

É possível criar acertos de ausências face ao último período processado. Esta operação é executada por funcionário e poderão ser acertados os últimos dias das ausências criadas, isto é, poderá ser alterada a data de fim da ausência a acertar.

Para efetuar o acerto de uma ausência, siga os seguintes passos:

1. Aceder a Recursos Humanos | Salários e Honorários | Assiduidade | Ausências;
2. Selecionar o registo a retificar dando dois cliques com o botão do lado esquerdo do rato sobre o mesmo;
3. Editar a Data de Fim da ausência;
4. Clicar em Gravar.

São criados os acertos necessários à ausência que serão refletidos no próximo processamento.

Para uma consulta imediata sobre as faltas das ausências e respetivos acertos, poderá consultar as Alterações Mensais, selecionando o funcionário e o período da consulta.

Caso existam complementos e/ou adiantamentos sobre a ausência editada, deverá ter em atenção que os mesmos poderão ter de ser regularizados manualmente no processamento ou pelas alterações mensais.

Utilizar Controlo de Ausências Prolongadas

É possível inserir, editar, controlar e gerir as ausências prolongadas que ocorreram na empresa através da funcionalidade de Ausências em Recursos Humanos | Salários e Honorários | Assiduidade | Ausências.

As ausências podem estar num de três estados:

• Introduzida - depois da criação da ausência;
• Prorrogada - depois da confirmação documental da ausência;
• Terminada - depois do término da ausência.

No controlo de ausências é possível criar novas ausências, modificar ausências existentes, eliminar ausências não processadas, modificar o estado das ausências e imprimir o estado atual.

Para controlar as ausências, siga os seguintes passos:

1. Aceder a Recursos Humanos | Salários e Honorários | Assiduidade | Ausências;
2. Definir uma data inicial e final que inclua as datas das ausências a visualizar;
3. Ativar o estado das ausências a visualizar (opcional);
4. Selecionar restrições de consulta desejadas (opcional);
5. Selecionar Atualizar no menu para atualizar o conteúdo da grelha;
6. Das ausências visualizadas na grelha definir um novo estado para as ausências. No caso de o novo estado ser Confirmada ou Terminada, deve indicar também a data de confirmação/término;
7. Selecionar Gravar para proceder às alterações desejadas;
8. Para editar, fazer duplo clique sobre a ausência. Se a ausência já se encontrar processada, não será possível eliminá-la;
9. Para eliminar, selecionar as ausências desejadas e selecionar Anular;
10. Para criar, selecionar Novo, indicar uma nova ausência prolongada para um funcionário e selecionar Gravar (a ausência ficará logo disponível na grelha).

Quando uma ausência passa para o estado Terminada e a sua data de término é anterior à data final prevista, a aplicação elimina todas as faltas marcadas desde a data de término até à data de fim prevista.