Como emitir o mapa Relação Nominal dos Trabalhadores?

Para cumprir as obrigações fiscais, todas as empresas devem entregar anualmente um mapa de todos os trabalhadores da empresa.

Contextualização

O Diploma Ministerial n.º 104/2015, de 27 de novembro, atualizouo Mapa da Relação Nominal criado pela Portaria n.º 92/78, de 30 de março, e alterada pelo Diploma Ministerial n.º 1/89, de 4 de janeiro.

As entidades empregadoras com sede social em Moçambique são obrigadas a entregar todos os anos a Relação Nominal de Trabalhadores. O mapa da relação nominal é aplicável a:

• Entidades empregadoras privadas e respetivos trabalhadores, nacionais e estrangeiros;
• Instituições de direito público e respetivos trabalhadores, nacionais e estrangeiros, cujas relações de trabalho não se rejam por normas da Função Pública.

A Relação Nominal deve ser atualizada e submetida até ao dia 30 de abril de cada ano, com dados referentes ao mês de março desse ano. No entanto, se o início de atividade da empresa ou do estabelecimento ocorrer depois do mês de abril, a entidade empregadora deve preencher a Relação Nominal no prazo de 30 dias.

Este mapa deve ser visado pelo órgão sindical do estabelecimento ou da empresa e, na falta destes, pela estrutura sindical imediatamente superior. É possível entregar este mapa de três formas:

• Preenchimento online (trabalhador a trabalhador) com identificação da empresa e do respetivo estabelecimento no portal do Ministério do Trabalho, Emprego e Segurança Social;
• As entidades que não disponham de equipamento informático e/ou Internet, podem aceder no terminal do órgão local de administração do trabalho ou entregar emformato papel;
• Entrega através da submissão de um ficheiro com os dados referentes aos trabalhadores por estabelecimento no portal do Ministério do trabalho sujeito a registo prévio e aceitação e autenticação.

É entregue uma Relação Nominal por cada estabelecimento da empresa. Por exemplo, se uma empresa tiver 5 estabelecimentos, têm de ser entregues 5 Relações Nominais ou serem submetidos 5 ficheiros no portal do Ministério do Trabalho, um por cada estabelecimento.

Emitir mapa

No ERP, é possível imprimir o mapa Relação Nominal dos Trabalhadores, bem como realizar as seguintes operações:

• Processamento da informação com referência ao período exigido pelo Ministério do Trabalho;
• Possibilidade de editar a informação processada, permitindo desta forma a correção manual se necessário;
• Exportação da Relação Nominal para vários formatos (XLS, XML, HTML,...);
• Impressão da Relação Nominal num formato idêntico ao impresso aprovado pelo Ministério do Trabalho.

Para emitir o mapa Relação Nominal dos Trabalhadores, siga os seguintes passos:

1. Aceder a Recursos Humanos | Obrigações Declarativas | Outras Declarações | Relação Nominal;
2. No separador Parametrizações, no quadro Processamento indicar o ano, mês e número de dias úteis;
3. Filtrar o mapa por Estabelecimento ou por Instrumento de Regulamentação do Trabalho (opcional);
4. Clicar em Processar;
5. No campo Relatório, escolher a opção Relação Nominal dos Trabalhadores 2016 (Página 1) e clicar em Imprimir. Esta opção permite gerar a 1.ª folha da Relação Nominal, onde constam as informações relativas à empresa e ao estabelecimento;
6. No mesmo campo, escolher a opção Relação Nominal dos Trabalhadores 2016 (Página 2) e clicar em Imprimir. Esta opção permite gerar a 2.ª folha da Relação Nominal, onde constam as informações relativas aos trabalhadores.
7. Por fim, clicar em Imprimir.

Antes de emitir o mapa, no separador Resultados é possível:

• Visualizar os dados a ser processados;
• Editar os dados apresentados (todas as colunas são editáveis);
• Inserir funcionários não registados na Base de Dados através da opção de contexto Inserir Linha;
• Remover funcionários através da opção de contexto Remover Linha;
• Exportar os dados para os formatos disponíveis através da opção de contexto Exportar.

Depois de editar, poderá gravar os resultados. Quando abrir novamente o mapa, serão carregadas as últimas informações guardadas, deixando de ser necessário voltar a processar para o respetivo período.

Para emitir o mapa de Relação Nominal relativo a anos anteriores a 2016, depois de efetuadas as configurações necessárias para indicar o que se pretende processar e/ou imprimir, no campo Relatório deverá selecionar a opção Relação Nominal de Trabalhadores.

Gerar ficheiro excel

Em alternativa à entrega da Relação Nominal em formato papel e ao preenchimento da informação relativa a cada funcionário online na página do Ministério do Trabalho e da Segurança Social (MITESS), os dados dos trabalhadores de cada estabelecimento podem serinseridos no portal oficial através da importação de um ficheiro Excel.

Esse procedimento deve ser efetuado depois de assegurar os procedimentos relativos à criação da Folha Nominal (ver página 12 do Guia do Utilizador do Sistema de Gestão de Folha de Relação Nominal).

Para gerar o referido ficheiro Excel com informação relativa aos trabalhadores, siga os seguintes passos:

1. Aceder a Recursos Humanos | Obrigações Declarativas | Outras Declarações | Relação Nominal;
2. Clicar em Processar;
3. Selecionar a opção Ficheiro;
4. Selecionar a diretoria de destino do ficheiro gerado;
5. Clicar em Guardar.

Depois desse processo, deverá importar o ficheiro Excel no portal do MITESS, de acordo com as instruções constantes da página 15 do referido Guia do Utilizador.