Quais são as informações a incluir na FOS (Ficheiro Excel)?

Quando a Folha de Ordenados e Salários (FOS) é gerada em formato ficheiro (Excel), são preenchidas algumas informações que vão permitir a comunicação com o INPS.

O ficheiro gerado indica o número de contribuinte da entidade que está a gerar e remeter a FOS, assim como o mês e o ano a que a FOS se refere. A estes dados é acrescentado o sufixo 1, 2, 3, (…) para diferenciar os ficheiros gerados quando existem vários regimes de proteção social ou vários estabelecimentos da mesma entidade.

De acordo com os esclarecimentos do INPS, quando existem trabalhadores abrangidos por diferentes regimes de proteção social, devem ser entregues tantas FOS quantos os regimes existentes e será o sufixo associado que permite diferenciar os ficheiros.

Requisitos

Antes de entregar a FOS em Ficheiro, é necessário:

• Garantir que estão criadas tantas Instituições de Taxa Social Única quantos os regimes em que os trabalhadores ao serviço da empresa se enquadrem antes do processamento salarial do mês em causa (de acordo com a indicação acima);
• Garantir que essas instituições estão corretamente associadas aos funcionários abrangidos pelos regimes respetivos;
• Efetuar o processamento salarial;
• Efetuar o processamento da FOS;
• Emitir o ficheiro da FOS.

Preenchimento do ficheiro

Os seguintes campos devem ser preenchidos:

• N.º de contribuinte: Número que identifica a entidade/empresa no INPS;
• Designação do contribuinte: É utilizada a designação da entidade que estiver indicada no campo Nome em Administrador | Geral;
• Código de atividade: É utilizada a informação que estiver em Administrador | Fiscal | CAE;
• Designação de Atividade: É preenchido com a informação no campo Atividade principal em Administrador | Comercial, pelo que se deve assegurar que está preenchido corretamente e de acordo com as instruções do INPS antes de gerar a FOS;
• Mês de referência: É indicado o mês e o ano de referência a que a folha diz respeito no formato MM-YYYY;
• Total de contribuições: É indicada a totalidade de contribuições, ou seja, o produto do encargo global da instituição de Segurança Social a que os funcionários estão associados e do total das remunerações consideradas para efeitos de Segurança Social. Os valores indicados são arredondados à unidade, de acordo com as regras do arredondamento matemático;
• Regime: É preenchido com a informação existente no campo Taxa Social Única do separador Regimes de Proteção da ficha do funcionário. São permitidos os seguintes valores: - TCO (Trabalhador por conta de outrem): 24,5% (8,5% trabalhador e 16% entidade empregadora); - TCP (Trabalhador por conta própria): 19,5% trabalhador; - FP Agentes atuais: 8% (8% trabalhador); - FPAgentes novos: 23% (8% trabalhador e 15% entidade empregadora); - FPAposentados: 8% (8% entidade empregadora); - REMPE (Regime especial das micro e pequenas empresas): 8% trabalhador; - Estagiários: (8% trabalhador).

Informações de funcionários

Deverá garantir que as seguintes informações dos funcionários se encontram devidamente preenchidas:

• N.º Segurado: Número que identifica o funcionário no INPS disponível no separador Regimes de proteção da ficha do funcionário;
• Nome Segurado: Nome abreviado do funcionário constante da ficha do funcionário;
• Código Profissão: Códigos indicados pelo INE. Este campo é facultativo e de preenchimento manual;
• Profissão/Categoria: Profissão associada ao funcionário de acordo com a lista de profissões definidas pelo INE. Devem estar criadas e associadas aos funcionários antes do processamento da FOS e da geração do Ficheiro;
• N.º de dias de trabalho: Indicação do n.º de dias de trabalho do funcionário no mês de referência, que será 30 se trabalhar o mês completo;
• Sinal de dias de trabalho: De acordo com as instruções de preenchimento fornecidas pelo INPS, este campo não deve ser preenchido, ficando vazio;
• Mês de referência: Mês de referência da FOS no formato MM-YYYY;
• Salários: Valores dos salários e remunerações brutas, sem separadores e sem casas decimais. Os valores são arredondados à unidade, de acordo com as regras de arredondamento matemático à unidade;
• Código de salários: códigos associados às Remunerações. Se o valor for vencimento, será declarado com natureza P. Se forem outras remunerações, serão declaradas com natureza X. Devem ser previamente parametrizadas as remunerações para que a área relativa à Natureza TSU tenha o código correspondente. Campo facultativo;
• Observação: Campo de preenchimento manual. De acordo com os esclarecimentos do IRPS, este campo está reservado para eventuais esclarecimentos como, por exemplo, indicação de que o funcionário esteve de Baixa médica x dias, Maternidade e outras situações que mereçam ser comunicadas.

O INPS não disponibilizou um validador para testar esta nova funcionalidade em contexto real. Devido a esta limitação externa à Cegid, poderá ser necessário proceder a pequenos ajustamentos/adaptações.