Como emitir a declaração de remunerações para a Segurança Social?

Deve ser utilizados os procedimentos descritos neste artigo até à adoção do novo modelo Simplificação do Ciclo Contributivo (SCC).

As empresas devem entregar obrigatoriamente a Declaração de Remunerações (DR) à Segurança Social.

Requisitos

Para processar corretamente a Declaração de Remunerações para a Segurança Social, é necessário cumprir os seguintes requisitos:

É possível declarar os tempos de trabalho de acordo com as regras aprovadas pelo artigo 16.º do Decreto Regulamentar n.º 1-A/2011 no ERP (ver artigo).

Validações na DR

A Segurança Social implementou o processo de rejeição da Declaração de Remunerações (DR). Neste momento, após a submissão da Declaração de Remunerações, existem os seguintes estados:

• Aceite;
• Rejeitado (existindo o prazo de 5 dias para substituir a DR, caso contrário é considerada fora de prazo);
• Não aceite.

Destacam-se neste processo as seguintes validações:

1. Entrega de Declaração de remunerações no mesmo mês para correção de elementos constantes de declaração já submetida para o mesmo ano/mês de referência; Nota: Na DR de um determinado mês de referência só poderem constar remunerações (positivas ou negativas) para o próprio mês ou para o mês imediatamente anterior. Todas as remunerações relativas a acertos ou retroativos referentes a outros meses anteriores devem constar em DR autónomas.
2. O número de dias declarado relativamente a determinado(s) funcionário(s) com contratos de trabalho a tempo parcial, ou de muito curta duração, ou intermitente, tem valor decimal diferente de meio-dia (0,5).

Salienta-se que estas duas validações foram implementadas como obrigatórias e, caso as mesmas não sejam respeitadas, a DR será rejeitada.

Atendendo aos esclarecimentos prestados, até à publicação e entrada em vigor de outra legislação específica, devem ser utilizadas as regras de arredondamento do trabalho a tempo parcial atualmente suportadas pela Cegid.

Funcionalidade disponíveis

Na grelha da Declaração de Resultados da Segurança Social, é possível utilizar as seguintes funcionalidades:

• Inserir uma nova linha em branco na grelha de resultados;
• Remover a linha selecionada da grelha de resultados;
• Ordenar a grelha por qualquer coluna e em ambos os sentidos (ascendente e descendente);
• Calcular os valores totais da coluna dos valores das remunerações (ValorRem);
• Procurar valores na grelha segundo vários critérios;
• Exportar a informação presente na grelha para formatos: HTML, Excel e Word ou PDF;
• Imprimir;
• Reprocessar Funcionário: caso seja necessário reprocessar valores de um determinado funcionário, bastará selecionar a linha relativa ao funcionário e acionar esta opção. Deixa de ser necessário reprocessar todo o ficheiro de Declaração de Remunerações para a Segurança Social;
• Anular: permite remover um ou vários registos da grelha;
• Layout Predefinido: permite repor o layout da grelha para o que está acessível por omissão quando, por exemplo, se removeram colunas e se pretende voltar ao formato original;
• Pré-visualizar: permite pré- visualizar os valores da grelha num formato que permite a impressão.
• Ver Rodapé;
• Ver Rodapé de Grupos.

Na área relativa ao estado do Ficheiro da Declaração de Remunerações no mês/ano selecionado, é possível consultar em que estado está:

• Declaração não submetida;
• Declaração com estado desconhecido: a Declaração já foi submetida, estando a aguardar a confirmação do estado (Aceite ou Rejeitado) por parte da Segurança Social;
• Declaração Rejeitada com limite de substituição a: a Declaração foi rejeitada pela Segurança Social por existência de erros, podendo ser substituído o ficheiro anteriormente entregue;
• Declaração Aceite: Declaração foi considerada aceite pela Segurança Social.

Nota: Se as remunerações relativas ao cálculo de retroativos descontarem para a Seg. Social, o valor processado para a declaração de Remunerações é calculado em função desse desconto. Consideremos o seguinte exemplo de processamento da R08, que desconta para a Seg. Social, com os seguintes descontos:

• D21: 21%;
• D01: 11%.

Neste caso, o valor R08 para ser considerado na Decl. Remunerações = 21*100% / 11%=190,91.

Se houver algum campo alterado nos Resultados depois do processamento, por exemplo as observações ou o número de dias de faltas, poderá gravar e não será necessário voltar a fazer estas alterações numa emissão posterior. Posteriormente, poderá imprimir o mapa.

Emitir Declaração

Para emitir a Declaração de Remunerações, siga os seguintes passos:

1. Aceder a Recursos Humanos| Obrigações Declarativas | Declaração de Remunerações | Segurança Social;
2. Selecionar o Ano, Mês e os Dias a considerar para o processamento;
3. Selecionar o Tipo de Processamento, ou seja, selecionar as várias conjugações dos tipos de processamento (Vencimento, Subsídio de Férias e Subsídio de Natal), permitindo assim processar uma vez por mês cada um dos tipos;
4. Restringir os dados a imprimir através da seleção dos regimes (Seguranças Sociais) ou estabelecimentos pretendidos. Se não selecionar um registo (nos regimes ou estabelecimentos) serão incluídos todos;
5. Clicar em Processar para preencher a grelha de resultados com os dados referentes ao mês e tipo de processamento selecionados.

Depois do processamento, este separador apresenta todos os funcionários a incluir na folha de remunerações com as seguintes informações:

• Código e Nome do funcionário;
• Número de Beneficiário da Segurança Social;
• Estabelecimento;
• NISS Estabelecimento;
• Taxa utilizada;
• Período da remuneração;
• Número de dias;
• Sinal do valor da remuneração;
• Valor da remuneração;
• Natureza
• Autónoma.

O cadastro para a Segurança Social é sempre gerado para todos os regimes e estabelecimentos (sem aplicar restrições, exceto o tipo de processamento). As restrições são apenas consideradas para a apresentação dos dados nos Mapas e Ficheiro.