Como verificar incoerências e erros nas Declarações de Remunerações?

Para evitar erros na submissão da Declaração de Remuneração, encontra-se disponível um conjunto de mecanismos que permitem autenticar a veracidade das informações.

Validações disponíveis

Para evitar problemas na submissão da Declaração de Remuneração, é efetuado um conjunto de validações para detetar erros ou incoerências nos diferentes processos associados à entrega, nomeadamente:

• Na gravação da Declaração de Remunerações é validado, por exemplo, se existem linhas duplicadas relativamente aos funcionários que tenham coincidência simultânea de período, funcionário e natureza de remuneração;
• Na geração do Ficheiro (opção Ficheiro) é validado, por exemplo, se as naturezas das remunerações são aceites pela Segurança Social, bem como se existem dias declarados com valores negativos ou dias negativos com valores positivos. Relativamente às remunerações com natureza 6, é validado que não existem dias superiores a zero e que a remuneração não é igual a zero.
• Utilizar o Diagnóstico prévio à Declaração para a Segurança Social;
• Após a submissão do ficheiro na Plataforma de Serviços de Interoperabilidade da Seg. Social via ERP, este será validado pela Segurança Social.

Poderá aceder à área Lista de Erros e Validações em Recurso Humanos | Obrigações Declarativas | Declaração de Remunerações | Segurança Social.

Nesta lista são apresentados os erros/incoerências detetadas com base nas diferentes origens acima identificadas, sendo possível filtrá-los de acordo com os seguintes critérios:

1. Gravar: serão apresentados os erros/incoerências detetados aquando da Gravação da Declaração de Remunerações;
2. Ficheiro: serão apresentados os erros/incoerências detetados aquando da geração do ficheiro associado à geração da Declaração de Remunerações;
3. Segurança Social: serão apresentados os erros/incoerências detetados após a submissão da Declaração de Remunerações na Plataforma de Serviços de Interoperabilidade da Segurança Social;
4. Diagnóstico: serão apresentados os erros/incoerências detetados na Funcionalidade de Diagnóstico à Declaração de Remunerações.
5. Verificados: serão apresentados os erros/incoerências que já foram assinalados pelo utilizador como verificados (que já considerou tratados/resolvidos).

A informação sobre os erros e incoerências detetadas estão apresentados numa grelha organizada em:

• Origem: identificação da origem do erro. Se está ligado à Gravação, Diagnóstico, Ficheiro (validações internas) ou Submissão (validações externas);
• Linha: identificação da linha do ficheiro em que o erro/incongruência se verifica;
• Erro: código do erro detetado;
• Registo: identificação do registo e do funcionário para quem se verifica o erro;
• Descrição: explicação do erro/incoerência detetada;
• Verificado: indicação se o erro/incoerência já foi verificado/tratado pelo utilizador.

Deverá manualmente assinalar os erros/incoerências que já tratou de forma a controlar aqueles que estão pendentes de resolução.

Diagnóstico prévio

É possível efetuar um diagnóstico prévio à Declaração de Remunerações para a Segurança Social, utilizando a informação disponibilizada pelo serviço de consulta dos trabalhadores da Plataforma de Interoperabilidade. Poderá aceder a esta funcionalidade em Recursos Humanos | Obrigações Declarativas | Declaração de Remunerações | Segurança Social, na opção de menu Seg. Social | Diagnosticar Incoerências.

Este diagnóstico é facultativo e deve ser efetuado antes de submeter esta Declaração na Segurança Social Direta.

Quaisquer incoerências detetadas na informação de um funcionário serão identificadas e apresentadas com os seguintes dados:

• Identificação do funcionário abrangido;
• NISS do funcionário;
• Valor que consta no ERP;
• Valor que consta na Segurança Social.

Exemplos de possíveis incoerências:

• Data de nascimento: Quando há diferenças entre a data de nascimento do funcionário constante da Declaração de Remunerações e a data registada na Segurança Social;
• Estabelecimento: Quando há diferenças entre o código do estabelecimento a que o funcionário está associado e o estabelecimento registado na Segurança Social;
• Valor total da taxa: Quando há diferenças entre a taxa global do funcionário constante da Declaração de Remunerações e a taxa associada ao enquadramento de regime que tem na Segurança Social;
• Funcionário sem registo na Segurança Social: Quando o NISS do funcionário constante da Declaração de Remunerações não consta na Segurança Social como associado à empresa que está a entregar a Declaração. Esta validação permite despistar eventuais funcionários cuja admissão não foi comunicada à Segurança Social;
• Registado na Segurança Social sem processamento no período: Quando o NISS do funcionário constante na Segurança Social como associado à empresa não consta na Declaração de Remunerações. Esta validação permite despistar situações de funcionários cuja relação laboral com a empresa cessou, sem que esta cessação fosse reportada à Segurança Social.

Remunerações de fim de contrato

O Despacho n.º 129/SESS/91 de 17/12 inclui alterações aos cálculos da Segurança Social nos fins de contrato. Neste sentido, se no momento de cessação do contrato forem devidas remunerações por períodos de férias não gozadas, as férias devem ser consideradas autónomas para efeitos de aplicação do limite máximo da base de incidência (configuração disponível no Administrador em Parâmetros do Exercício | Segurança Social | Salário Máximo).

O limite máximo de incidência no processamento passa também a considerar este valor de forma autónoma.

Os seguintes cenários ilustram as alterações efetuadas:

Cenário 1: Colaborador atinge todos os limites máximos

Processamento Manual

1. Todas as remunerações exceto subsídios de Férias/Natal;
2. Sub. Férias e Proporcionais Férias;
3. Sub. Natal e Proporcionais Natal.

Como ambos os limites atingem o limite máximo temos o seguinte cálculo: Desc. SS = 5.030,64 * 3 * 11% = 1.660,11

1. Todas as remunerações exceto subsídios de Férias/Natal e a remuneração de Férias Pagas não Gozadas;
2. Remuneração de Férias Pagas não Gozadas;
3. Sub. Férias e Proporcionais Férias;
4. Sub. Natal e Proporcionais Natal.

Como ambos os limites atingem o limite máximo temos o seguinte cálculo: Desc. SS = 5.030,64 * 4 * 11% = 2.213,48

Cenário 2: Colaborador não atinge limite máximo para as férias não gozadas

Antes destas alterações, um colaborador que desconte, por exemplo, 975,87€ para a Segurança Social, passa agora a descontar 1078,37€.