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O pagamento de salários e honorários pode ser realizado através de transferências bancárias. As transferências bancárias consistem em movimentar o numerário de uma conta bancária para outra, sendo um dos métodos de pagamento mais utilizados pelas organizações.
Efetuar Pagamentos
Para efetuar um pagamento por transferência bancária, siga os seguintes passos:
Etapa 1: Selecionar o tipo de entidade
- Aceder a Recursos Humanos | Salários e Honorários| Salários | Pagamentos (funcionários) ou Recursos Humanos | Salários e Honorários| Salários | Honorários;
- Selecionar o tipo de entidade para efetuar o pagamento;
- O pagamento a efetuar aos funcionários e Independentes é efetuado de forma diferente:
- Funcionários: indicar o intervalo, data inicial, data final e os tipos de processamento. Antes, é necessário processar os pagamentos para que no campo Mostrar se filtre pelos já Processados. Poderá efetuar estes pagamentos individualmente, em qualquer altura;
- Independentes: selecionar um intervalo, data inicial e data final. É necessário previamente processar os pagamentos para que no campo Mostrar se filtre pelos já Processados;
- Clicar em Atualizar;
- Na grelha de resultados, selecionar os funcionários cujo pagamento pretende efetuar;
- Clicar em Emitir;
- Na janela Emissão de pagamentos, garantir que está selecionada a opção Emitir ficheiros para formato eletrónico (selecionada por omissão);
- Clicar em Confirmar.
Etapa 2: Indicar características da transferência bancária
- Indicar a Data da Transferência. A ordem de transferência bancária pode ser enviada ao banco através de um documento impresso ou através do formato eletrónico. Em ambos os casos, deverá selecionar a data em que a transferência se deverá realizar;
- Definir a referência ordenante;
- Indicar o Tipo de Ordenação no mapa por Nome ou N.º de Identificação Bancária;
- Definir que tipo de dados identifica o funcionário: Zeros, (quer dizer que não tem identificação), Conta, Nome ou Número (este número pode ser código funcionário ou NIF, conforme o formato para a transferência escolhido);
- Indicar o formato para Transferências;
- Indicar o tipo de transferência quando o Formato desta for SEPA-XML, que pode ser: Normal, Urgente e Instantânea/Imediata. O tipo Instantânea/Imediata permite às empresas efetuar transferências com efeito na conta de destino pelo custo de uma transferência normal;
- Indicar a diretoria onde pretende guardar os ficheiros gerados;
- Clicar em Confirmar;
- Guardar e validar os ficheiros gerados com sucesso;
- Clicar em Fechar.
Etapa 3: Filtrar os dados apresentados
Antes de emitir os ficheiros, é possível filtrar os funcionários a apresentar no separador Restrições:
- Apresentação de todos os funcionários que se encontram nas condições anteriormente selecionadas, podendo selecionar apenas alguns. Caso contrário, todos serão considerados;
- Possibilidade de restringir a nível de Departamentos e de Estabelecimentos.
Etapa 4: Verificar valores a pagar
Na grelha, são apresentados dos Funcionários/Independentes que correspondem a todos os critérios e restrições selecionada. À frente de cada indivíduo, é apresentado o valor a pagar.
Anular Pagamentos
Para anular um pagamento por transferência bancária, siga os seguintes passos:
Anular pagamentos por transferência bancária a funcionários
- Aceder a Recursos Humanos | Salários e Honorários | Salários |Pagamentos;
- No separador Critérios de Impressão, selecionar a opção Processados no campo Mostrar;
- Definir o intervalo de datas a pesquisar;
- Escolher os tipos de processamento a anular. Poderá anular estes pagamentos individualmente em qualquer altura;
- Filtrar os dados apresentados por, modo de pagamento, transferência bancária e/ou a uma ou várias contas, estabelecimentos ou departamentos;
- Clicar em Atualizar;
- Indicar na grelha os pagamentos de funcionários ou de Independentes que pretende anular;
- Por fim, clicar em Anular.
Anular pagamentos por transferência bancária a independentes
- Aceder a Recursos Humanos | Salários e Honorários | Honários | Pagamentos;
- No separador Critérios de Impressão, selecionar a opção Processados no campo Mostrar;
- Definir o intervalo de datas a pesquisar, Poderá anular estes pagamentos individualmente em qualquer altura;
- Selecionar um intervalo, data inicial e data final para consultar as atividades processadas;
- Clicar em Atualizar;
- Indicar na grelha os pagamentos de funcionários ou de Independentes que pretende anular;
- Por fim, clicar em Anular.
Se o pagamento tiver sido efetuado por transação eletrónica, é emitido um aviso de que existem pagamentos associados a uma transação eletrónica e a perguntar se pretende continuar.
Emitir Mapa de Pagamentos
Para emitir o mapa de pagamentos por transferência bancária, siga os seguintes passos:
- Aceder a Recursos Humanos | Salários e Honorários | Salários | Pagamentos; Nota: Caso pretenda anular pagamentos a Independentes, deverá ser acedida a funcionalidade equivalente;
- Indicar o intervalo de datas em que estão os movimentos a anular, bem como os tipos de processamento aanular;
- No campo Mostrar, selecionar a opção Processados;
- No separador Restrições, aplicar os filtros aplicáveis;
- Clicar em Atualizar;
- Na grelha de resultados, selecionar os movimentos pretendidos;
- Clicar em Imprimir e, na janela Impressão de pagamentos, selecionar a opção Transferência Bancária;
- Por fim, selecionar o tipo de relatório e, de seguida, clicar em Imprimir.
Gerar Ficheiros
É possível utilizar a geração separada de ficheiros de transferência bancária respeitando as restrições quanto à conta dos funcionários e independentes em ligação com a conta de pagamento da empresa e para que esta funcione corretamente.
No caso da exportação SEPA versão 09, poderão ser incluídos os dados da morada, do telemóvel do funcionário e telefone no caso dos independentes. Para isso, deverá ter preenchido os campos Morada, Localidade,CódigoPostal e País, assim como os campos Telemóvel para os funcionários e Telefone para os independentes no formato regular [+][Indicativo do país][-][número de telemóvel].
No entanto, é necessário garantir cumulativamente que:
- Em Recursos Humanos | Salários e Honorários | Salários | Funcionários, no separador Pagamentos, quando a forma de pagamento escolhida for a Transferência, o campo Banco está preenchido corretamente. O mesmo tem de estar garantido quando se trate de Independentes, na respetiva ficha do Independente;
- No caso de os Funcionários/Independentes não terem o banco preenchido no separador Pagamento, deve ser garantido que está corretamente preenchido o NIB ou o IBAN de forma correta, para que possa ser inferido o respetivo banco. No entanto, o preenchimento automático do banco, através da inferência através do NIB ou IBAN, só é possível quando se tratem de instituições bancárias portuguesas ou a atuar em Portugal e autorizadas pelo banco de Portugal;
- No caso de as entidades bancárias serem estrangeiras, deverá ser introduzido manualmente a identificação do banco na Ficha de Funcionário/Independente, no separador Pagamento.
Para gerar diferentes ficheiros de transferência para funcionários com e sem conta no Banco de pagamento da empresa, siga as seguintes etapas:
Apurar funcionários que são pagos através de transferência para contas do mesmo banco
- Aceder a Recursos Humanos | Salários e Honorários| Salários | Pagamentos;
- No separador Restrições, na linha Bancos Empresa filtrar o Banco(s) pretendido(s);
- Na árvore relativa ao Banco do funcionário, selecionar o(s) Banco(s) pretendido(s);
- Clicar em Atualizar;
- Serão apresentados apenas os funcionários que têm a conta de pagamento no mesmo banco da empresa;
- Clicar em Processar;
- Clicar em Emitir para gerar o respetivo ficheiro para transferência.
Apurar funcionários que não têm conta no mesmo banco da empresa
- No separador Restrições, na linha Bancos Empresa selecionar o(s) Banco(s) da empresa;
- Se já foram selecionados os funcionários com o mesmo banco da empresa, na árvore relativa ao Banco do funcionário, inverter a seleção anteriormente feita (botão direito do rato) para obter os funcionários com conta no mesmo banco. Caso contrário, selecionar todos os bancos diferentes dos bancos da empresa.
- Clicar em Atualizar;
- Clicar em Processar e, de seguida, clicar em Emitir para gerar o respetivo ficheiro para transferência.