Como configurar as entidades na ligação à Contabilidade?

Na ligação ao módulo de Contabilidade, é possível configurar a aplicação para criar automaticamente as contas referentes às entidades, bem como criar listas de ligação com a conta da contabilidade na mesma categoria da lista do sistema.

Criar automaticamente Contas de Terceiros

Por norma, quando se cria uma nova entidade como um cliente ou um fornecedor, as respetivas contas no POC são automaticamente criadas (caso a aplicação esteja configurada dessa forma).

As contas criadas são obtidas a partir da junção entre os prefixos das contas, definidos no Administrador, nos parâmetros do exercício e o número da contabilidade, sendo este definido na ficha da entidade. Por exemplo, se o prefixo das contas de clientes for 2111, ao criar a entidade SOFRIO com o número da contabilidade 0001, a aplicação cria a conta 21110001.

Como esta criação automática é opcional e pode ser cancelada pelo utilizador, existe um utilitário que, com base nas configurações do Administrador e os números da contabilidade, cria de forma automática as contas das entidades.

Para criar automaticamente contas de terceiros, siga os seguintes passos:

1. No Administrador, selecionar a empresa pretendida;
2. Aceder a Contabilidade | Parâmetros do Exercício;
3. Selecionar o Exercício (por omissão, sugere o ano de trabalho definido na Contabilidade);
4. No separador Abertura de Contas, definir os perfis (prefixos e/ou máscaras) das contas a criar automaticamente na abertura de fichas de terceiros, com base na configuração das contas de recapitulativos;
5. Clicar em Confirmar;
6. Aceder a Contabilidade | Outros Utilitários;
7. No separador Criação de Contas, selecionar o tipo de entidade: Clientes, Fornecedores, Outros Credores e Outros Devedores;
8. Definir o Exercício (por omissão, sugere o ano de trabalho);
9. Selecionar as configurações das contas que pretende criar;
10. Definir o intervalo dos identificadores da entidade selecionada a considerar no processo de criação de contas (opcional);
11. Clicar em Confirmar.

Uma vez selecionado o tipo de entidade, o utilitário percorre todas as fichas do tipo de entidade selecionado, incluídas no intervalo definido. Caso as contas do plano referentes às fichas da entidade selecionada não se encontrarem definidas, estas são geradas automaticamente, em conformidade com a configuração definida na Abertura de Contas, e utilizando para o efeito o número da contabilidade definido na ficha da entidade.

Quando selecionada a opção Uniformizar os nomes das tabelas e descrição das contas já existentes, será efetuada a atualização da descrição das contas do plano.

Configurar aberturas de Contas de Entidades

É possível configurar o ERP de modo a que, ao criar uma entidade do tipo Cliente, Fornecedor, Outro Credor ou Outro Devedor, as respetivas contas sejam automaticamentecriadas no plano de contas.

Para configurar a abertura de contas de entidades na Contabilidade, siga os seguintes passos:

1. No Administrador, após selecionar a empresa, aceder a Contabilidade | Parâmetros do Exercício;
2. No separador Abertura de contas configurar as contas para cada um dos tipos de entidade (Cliente, Fornecedor, etc.). É possível utilizar os seguintes tokens:
   • D: tipo de mercado (1. Nacional; 2. Intracomunitário; 3. Externo);
   • S: código do segmento de terceiro (definido na ficha da entidade no separador Contabilidade).
3. Aceder a Base Aplicacional do Negócio | Parâmetros da Empresa;
4. Selecionar a secção Contabilidade e ativar a opção Sugere abertura das contas da Contabilidade ao criar entidades;
5. No ERP, aceder a Finanças | Geral | Recursos | Tabelas | Terceiros;
6. Criar uma nova entidade;
7. Preencher o número da Contabilidade.

Para o mercado de Portugal, são sugeridos os seguintes prefixos de abertura (assumindo 4 dígitos para as contas da Contabilidade no terceiro):

• Clientes - 211SD????; 212SD????; 214SD????; 218SD????
• Fornecedores - 221SD????; 222SD????; 228SD????
• Outros devedores - 2781D????
• Outros credores - 2782D????

A conta poderá conter o caractere "?", contudo, estes caracteres são substituídos pelo número da contabilidade definida na ficha da entidade. Por exemplo, a entidade XPTO com número de contabilidade “0003”. Se a máscara for igual a “221????”, então a conta será igual a “2210003”. O formato “221???89” também não é aceite porque o sistema vai ignorar o “89”. Ou seja, o caractere “?” tem de estar inserido no final da máscara, não sendo possível inserir números depois deste caractere.

No mercado de Angola, o token "D" é descodificado da seguinte forma: 1. Nacional 21. Africano 22. Outros Mercados

Obter Lista de Entidades

Com a introdução dos Planos de Contas por exercício (ano), a conta da contabilidade pode teoricamente mudar de ano para ano. Por este motivo, foi criada uma estrutura que suporta esta configuração. Contudo, é possível criar uma lista de clientes, fornecedores ou qualquer outra entidade com a coluna da conta da contabilidade na mesma categoria da lista do sistema, bem com as funcionalidades de sistema e de lista.

Para criar listas de ligação, siga as seguintes etapas:

A lista por omissão só será apresentada para os utilizadores que tenham acesso à respetiva lista.