Como criar um pedido de preços num concurso/obra?

Nas fases de concurso ou de obra é possível solicitar um conjunto de preços a cada fornecedor presente nestas fases através da operação Pedido de Preços.

Neste módulo, é possível criar todos os dados necessário ao pedido de preços, bem como utilizar outras ferramentas de apoio a esta funcionalidade.

Criar Pedidos de Preços

Para facilitar a atualização de preços no orçamento de custo, é possível utilizar a funcionalidade Pedido de Preços para solicitar um conjunto de preços a um conjunto de fornecedores na fase de concurso/obra.

Esta operação poderá ser realizada de forma autónoma no módulo de Construção e nos casos em que é utilizado o módulo de Logística serve de elo de ligação às requisições internas.

O processo de pedido de preços tem as seguintes fases:

1. Criação do pedido de preços com base no orçamento de custo;
2. Criação do pedido através do módulo de Construção na opção Novo Pedido nos Pedidos de Preços ou de um documento interno para o departamento comercial através do módulo de Logística; Nota: Não é possível pedir preços para referências sem artigo nos casos em que efetua ligação à Logística;
3. Cotação do documento após consulta dos diversos fornecedores. Nesta fase, os recursos são agrupados pelo código, descrição e descrição longa, conforme o orçamento;
4. Sincronização/fecho do pedido de preços com a possibilidade de atualizar o valor dos orçamento de custo com os preços obtidos.

Contudo, para que o processo seja realizado com sucesso é necessário um orçamento de custo preenchido, bem como possuir o módulo de Logística nos casos em que se pretende utilizar a Logística para tratamento dos pedidos de preços.

Caso seja necessário, também é possível criar um pedido de preços e guardá-lo como rascunho.

Para criar um pedido de preços numa obra, concurso ou no estado de rascunho, siga os seguintes passos:

Se possui ligação à Logística, é necessário ter um orçamento de custo com itens e/ou recursos preenchidos para ser possível pedir componentes.

Selecionar Elementos

A seleção dos itens ou recursos que compõem um pedido de preços é um dos passos da operação de pedido de preços.

Para selecionar os itens e/ou recursos que compõem um pedido de preços, siga os seguintes passos:

1. Aceder a Construção | Obras ou Construção | Concursos;
2. Selecionar uma obra ou concurso;
3. Na árvore aceder a Pedido de Preços;
4. Selecionar o pedido de preços ou criar um novo;
5. Clicar na opção Selecionar Itens/Recursos. É possível filtrar a lista através do articulado do orçamento ou a estrutura de preços; Nota: Ao escolher o item, deixa de ser possível selecionar os recursos associados a esse item. Também não é possível escolher o item quando se seleciona um recurso;
6. Identificar os itens e/ou recursos para os quais pretende efetuar o pedido de cotação;
7. Por fim, clicar em Gravar.

Para visualizar os elementos que estão associados a um ou mais pedidos de preço na sua totalidade, é necessário clicar em Mostra quantidades a zero disponível no menu de contexto ao pressionar o botão direito do rato na grelha.

Copiar Pedidos de Preços

Além de copiar preços, é possível copiar os dados gerais dos pedidos de preços registados na fase de concurso para a fase de execução. O pedido de preços na cópia é colocado no estado Registado, independentemente do estado em que está na fase de concurso.

Para copiar pedidos de preços registados em fase de concurso para a fase de execução, siga os seguintes passos:

1. Aceder a Construção | Obras | Pedido de Preços;
2. Selecionar a lista de pedidos de preços;
3. Clicar em Cópia pedido de preços da fase de concurso;
4. Selecionar os pedidos de preços a copiar;
5. Clicar em Confirmar.

Consultar Estados

Os pedidos de preços encontram-se divididos em vários estados para auxiliar a identificar a fase em que cada um destes elementos se encontra.

Os pedidos de preços podem passar pelos seguintes estados:

• Registado: Estado inicial do pedido de preços ao ser criado;
• Em Consulta: Indica que o pedido de preço foi enviado para o fornecedor. Este evento é identificado quando algum fornecedor já tem uma data de envio registada;
• Em Proposta: Indica que já recebeu a resposta do fornecedor. Este evento é identificado quando algum fornecedor já tem proposta criada e uma data de receção registada ou quando se altera um valor de um fornecedor na lista de itens/recursos ou nas propostas;
• Submetido para Aprovação: Indica que o pedido é submetido para aprovação;
• Aprovado: Indica que o pedido é aprovado;
• Adjudicado: Indica que pedido é adjudicado;
• Sincronizado: Indica que o pedido atualiza o orçamento;
• Rejeitado: Indica que o pedido é rejeitado no sistema;
• Rascunho: Indica que o pedido está em modo rascunho. O pedido só pode passar para este estado se não houver propostas criadas e neste estado não são contabilizadas as quantidades registadas para efeito de quantidades já pedidas;
• Suspenso: Indica que o pedido é suspenso no sistema.Quando se encontra neste estado, não são contabilizadas as quantidades registadas para o efeito de quantidades já pedidas.

Os estados dos pedidos de preços também podem sofrer transições:

• Comportamento do Suspenso: Qualquer estado, exceto Adjudicado, pode passar para Suspenso. Sempre que se retira do estado Suspenso, volta ao estado anterior;
• Se for um Pedido de Preços de Consulta, as transições de estado são: Registado, Em Consulta e Sincronizado;
• Se for um Pedido de Preços de Adjudicação, as transições de estado são: Registado, Em Proposta, Submetido para Aprovação,Aprovado e Adjudicado;
• Se for um Pedido de Preços de Consulta e Adjudicação, as transições de estado são: Registado, Em Consulta, Em Proposta, Submetido para Aprovação, Aprovado e Adjudicado;
• Reverter Estado: A opção está disponível nos estados Rejeitado, Submetido para Aprovação, Aprovado e Adjudicado. Ao reverter, o pedido regressa ao estado imediatamente anterior.

Aprovar Pedido de Preços

Os pedidos de preços passam por um circuito de aprovação após serem criados, ou seja, é necessário submeter os pedidos para aprovação e, consequentemente, aprová-los. Posteriormente, poderá anular a submissão e a aprovação.

Para submeter, aprovar ou retirar a aprovação de um pedido de preços, siga os seguintes passos:

Copiar Preços

É possível copiar os preços de um orçamento, facilitando assim o registo de preços nas fichas e nos recursos.

Para copiar um preço, siga os seguintes passos:

1. Aceder a Construção | Obras ou Construção | Concursos;
2. Editar a obra/concurso pretendido;
3. No separador Orçamentação selecionar a Proposta Base no caso de um concurso ou Orçamentação no caso de uma obra;
4. Selecionar uma proposta e, de seguida, o item a copiar;
5. Clicar na coluna "Preco Líquido ou Total" e selecionar a opção Copiar Preço;
6. Selecionar o item que receberá os novos dados;
7. Clicar novamente na coluna "Preco Líquido ou Total" e selecionar a opção Colar Preço.

Ativar Pedido de Preços

Para que as fases do pedido de preços sigam o correto fluxo de trabalho é necessário ativar esta funcionalidade, isto é, deverá selecionar o pedido de preços pretendido e ativá-lo no menu Gerir Estado. Caso pretenda, também é possível desativá-los.

Para ativar ou desativar um pedido de preços, siga os seguintes passos:

Indicar Recursos a incluir

Nos pedidos de preços é possível criar uma lista de recursos para a realização de um item. Ao ser enviado para os fornecedores, no pedido de preços são indicados os recursos que devem ser incluídos na tarefa.

Nesta funcionalidade é também possível agrupar os recursos iguais através de um tipo de recurso agrupador que contem a lista de todos os recursos agrupados.

Adjudicar Pedido de Preços

A adjudicação de um pedido de preços permite transformarautomaticamente os pedidos de preços em subempreitadas por cada fornecedor presente no pedido de preços.

Caso o tipo do pedido seja aditamento, serão acrescentados os itens existentes no pedido de preços às subempreitadas selecionadas no assistente. Para tal, no assistente é necessário selecionar uma subempreitada destino para cada fornecedor.

O conjunto dos itens criados por um aditamento está identificado com um número sequencial, visível na coluna Aditamento da grelha dos itens do orçamento.

Os recursos presentes no pedido de preços dão origem a um documento interno na Logística. Para isto ser possível, todos os recursos têm que ter um artigo do ERP associado. Os dados do documento interno a criar na Logística podem ser configurados nos parâmetros da empresa, no Administrador.

Para adjudicar e reverter a adjudicação de um pedido de preços, siga os seguintes passos:

Importar/Exportar Pedidos de Preços

É possível importar e exportar pedidos de preços através de um ficheiro de Excel. Para tal, siga os seguintes passos:

1. Aceder a Construção | Obras ou Construção | Concursos;
2. Selecionar uma obra ou concurso;
3. Na árvore aceder a Pedido de Preços;
4. Selecionar o pedido de preços ou criar um novo;
5. Clicar na opção Importar/Exportar;
6. Selecionar a opção pretendida: Exportar para Excel ou Importar de Excel;
7. Indicar a localização para o ficheiro a gerar e na opção Importar de Excel deverá ainda indicar o fornecedor;
8. Por fim, clicar em Confirmar.