Como efetuar exportações entre filiais?

Além da exportação de dados entre filiais, na Gestão de Filiais também é possível exportar documentos e tarefas para as restantes filiais. Estas operações apenas necessitam de ser configuradas antes serem realizadas.

Para além estas opções, é ainda possível reenviar os ficheiros de exportação e consultar todas as informações das exprotações.

Configurar tarefas de exportação

Sempre que se pretende exportar dados da sede para uma filial devem ser configuradas as respetivas tarefas de exportação. Na configuração de uma tarefa de exportação, é necessário caracterizar a tarefa, atribuindo-lhe uma descrição que permita uma fácil identificação da mesma. Depois de identificada, deve ser indicado o código da filial destino.

Para configurar tarefas de exportação, siga os seguintes passos:

1. Na Gestão de Filiais aceder a Filiais | Tarefas | Exportação;
2. Verificar que são apresentadas todas as tarefas de exportação criadas;
3. Selecionar a opção Propriedades para visualizar e editar as informações de uma tarefa já agendada;
4. Clicar na opção Nova Tarefa para criar uma nova tarefa;
5. É apresentado o Assistente de Configuração de Tarefas, onde será necessário identificar/descrever a tarefa a configurar;
6. Indicar a Exportação e o tipo de tarefa a efetuar;
7. Clicar em Próximo e verificar que é possível associar a nova tarefa de sincronização a criar a várias filiais simultaneamente, sem necessidade de configuração da mesma tarefa em cada uma das filiais individualmente;
8. Indicar o Exercício para onde os dados serão exportados e a respetiva informação a exportar (conjunto de documentos e tabelas a sincronizar). De acordo com o exercício selecionado, é disponibilizada uma árvore com a informação possível a exportar e poderá filtrar a informação que pretende exportar;
9. Indicar o ArmazémSugestão (stock por defeito) para que os artigos passem a sugerir esse armazém nos documentos realizados na filial destino;
10. Definir uma Calendarização para a execução automática da tarefa e/ou optar por realizar uma exportação desde o início de vida da aplicação ou a partir desse momento. Caso a tarefa seja calendarizada para ser executada automaticamente, essa calendarização é definida recorrendo a um formulário. No processo de exportação, apenas são sincronizados os dados modificados ou novos, mas na primeira vez que se executa a tarefa é possível realizar a sincronização de todos os dados;
11. Corrigir as características da tarefa (opcional);
12. Clicar em Processar;
13. Por fim, clicar em Terminar.

Só serão exportados os registos cuja data da última atualização seja superior à data da última exportação, ou seja, só os registos que foram alterados depois da última exportação. É possível indicar o armazém pretendido para a exportação.

A definição do armazém sugestão não significa que apenas serão exportados os artigos com este armazém sugestão.

Exportar documentos entre filiais

Numa instalação com Gestão de Filiais, para além da exportação de documentos criados na sede, existe a possibilidade de configurar a aplicação para que os documentos criados num determinada filial possam ser exportados para as restantes filiais da mesma instalação.

Para configurar a aplicação para que os documentos possam ser exportados entre filiais, siga os seguintes passos:

1. Na sede aceder a Sistema | Parâmetros;
2. Selecionar a opção Gerais;
3. Na área Informação da Sede/Filial ativar a opção Permite exportações entre filiais;
4. Na área Tarefas de Exportação da sede e das filiais, selecionar os diferentes documentos que pretende exportar.

Exemplo

Numa empresa com Gestão de Filiais, cada filial efetua encomendas que depois são enviadas para a sede, onde são transformadas em faturas. Pretende-se depois que as faturas sejam exportadas para todas as Filiais.

Neste cenário, não é apenas suficiente incluir nas Tarefas de Exportação da sede os documentos que correspondem às faturas pois, como foram criadas a partir da transformação de um outro documento (neste caso, de uma encomenda), estes documentos também terão que ser exportados juntamente com a fatura. Assim, seria necessário ativar na aplicação a opção Permite exportações entre filiais e nas Tarefas de Exportação das filiais seriam incluídos os documentos relativos à encomenda (apenas a que cada filial utiliza), sendo que na sede, seriam incluídos as encomendas de todas as filiais e também o documento relativo à fatura.

Reenviar ficheiros de exportação

Esta funcionalidade permite o reenvio de ficheiros de exportação quando, por algum motivo, o ficheiro a exportar não chegou ao destino.

Para reenviar os ficheiros de exportação, siga os seguintes passos:

1. No menu aceder a Integração | Reenviar Fich. de Exportação;
2. Selecionar o(s) ficheiro(s) a exportar e, de seguida, clicar em Enviar;
3. Verificar que o(s) ficheiro(s) são reenviado(s) de acordo com o suporte de comunicação configurado para a respetiva filial.

Consultar mapas de exportações

Na Gestão de Filiais, ao nível das tarefas de exportação e importação, encontram-se disponíveis um conjunto de mapas com todas as informações exportadas, sendo possível imprimi-los.

Para consultar e impirmir os mapas de exportações, siga os seguintes passos:

1. Na Gestão de Filais aceder a Filiais |Exploração | Exportações;
2. Na listagem que pretende consultar e imprimir clicar com o botão direito do rato e selecionar a opção Imprimir;
3. Indicar qual a Filial cuja exportação pretende imprimir e qual o número de últimas operações a imprimir;
4. Configurar se pretende pré-visualizar a listagem antes de imprimir e o número de cópias pretendidas;
5. Selecionar a opção Configurar para editar as propriedades do mapa;
6. Por fim, clicar em Imprimir.