A tabela Entidades permite registar e consultar os dados das entidades com as quais a empresa estabelece relações, nomeadamente de caráter comercial.
Existem acessos específicos à tabela de Entidades que permitem autorizar ou impedir o acesso à introdução, alteração, consulta e eliminação de registos. É também possível controlar o acesso à alteração e impressão de mapas desenhados e impressões definidas, bem como a mapas definidos, supervisão e textos.
Registar Entidade
Para criar uma entidade, siga os seguintes passos.
1.Definir dados gerais
Aceder a Gestão | Tabelas | Entidades
Clicar em Introduzir
Indicar o Nome e o Número da entidade
Preencher o 2.º Nome, quando aplicável
Indicar o tratamento e o nome do Contacto dentro da entidade ou, em alternativa, o nome da empresa
Preencher a Morada, Localidade e Cód. Postal
Indicar os contactos da entidade, como Telefone, FAX, Telemóvel e Email
Selecionar o País aplicável
Indicar o Tipo de entidade
Associar o Vendedor à entidade
Validar a Área preenchida automaticamente
2.Identificar entidade
Registar o número do Bilhete de Identidade, bem como a respetiva Data de Emissão e Local de Emissão
Indicar a Naturalidade e o NIF
Indicar a Profissão
Indicar o Estado Civil
Definir a Zona da entidade
3.Registar dados do cônjuge
Indicar o Nome do cônjuge
Registar o número do Bilhete de Identidade, a Data e o Local de Emissão
Indicar o NIF do cônjuge
Definir o Regime de bens adotado pelo casal
4.Registar observações e dados para envio de documentos
Registar as Observações aplicáveis
Indicar o site da entidade no campo Endereço www
Preencher o Endereço eletrónico para documento utilizado no envio de documentos por via eletrónica
Definir o Método de envio de documentos por via eletrónica:
Email — preencher o endereço de email;
Ficheiro — indicar a diretoria para onde serão exportados os ficheiros;
Web Service — indicar o endereço URL do serviço para o qual serão enviados os documentos.
Guardar o registo
Consultar entidade
Depois de criada, a entidade pode ser consultada sempre que necessário. A partir deste ecrã estão também disponíveis várias opções:
Enviar Email: apresenta os emails associados à entidade. Depois de selecionar os destinatários, é aberto o ecrã de envio de email, com os campos Destinatários, Assunto e Mensagem preenchidos. Esta opção também está disponível na área de próximas operações após a gravação de um registo.
Criar Contacto: disponível com o módulo PHC CS CRM Web, permite transformar uma entidade num contacto, utilizando os dados comuns da entidade selecionada.
Criar Cliente: permite transformar uma entidade num cliente, utilizando os dados comuns da entidade selecionada.
A partir deste ecrã também é possível abrir e imprimir a ficha da entidade.
Quando uma entidade já tem documentos certificados emitidos e não tem Nome ou Morada preenchidos mas tem o NIF definido, é possível preencher ou alterar o nome e a morada, mas não é possível alterar o NIF.
Quando a entidade tem o Nome e a Morada preenchidos mas não tem o NIF definido, é possível preencher o NIF, mas não é possível alterar o nome ou a morada.
Transformar entidade
No menu de opções do ecrã de Entidades estão também disponíveis opções para transformar uma entidade e estabelecer uma ligação com outras tabelas.
Transformar em cliente
A opção Transformar em CLIENTE está disponível quando possui um módulo que contenha a tabela de clientes, como Gestão, Letras ou Suporte.
Ao utilizar esta opção, é criado um registo na tabela de clientes com os dados da entidade. Na ficha da entidade é atualizado o campo É cliente nº.
Após a transformação, a opção Transformar em CLIENTE é substituída por Retirar ligação com Cliente. Enquanto esta opção estiver disponível, não é possível criar outro cliente a partir da mesma entidade.
Ao selecionar Retirar ligação com Cliente, poderá voltar a criar um cliente a partir da entidade.
Transformar em fornecedor
A opção Transformar em FORNECEDOR está disponível quando possui um módulo que contenha a tabela de fornecedores.
Ao utilizar esta opção, é criado um registo na tabela de fornecedores com os dados da entidade. Após a transformação, a opção Transformar em FORNECEDOR é substituída por Retirar ligação com Fornecedor.
Enquanto esta opção estiver disponível, não é possível criar outro fornecedor a partir da mesma entidade. Ao selecionar Retirar ligação com Fornecedor, poderá voltar a criar um fornecedor a partir da entidade.
Correspondência da entidade
A opção Correspondência desta entidade permite consultar a correspondência recebida e enviada associada à entidade selecionada.
A partir deste ecrã é possível navegar para o respetivo registo na Gestão de Correspondência.