O ecrã Despesas é o local onde devem ser introduzidas as despesas dos funcionários.
Os campos presentes neste ecrã são:
Nome do funcionário: Serve para indicar o nome do funcionário.
Data: Data da despesa para processamento.
Descrição: Poderá utilizar este campo memo para introduzir uma descrição. Após a descrição pode inserir diversas despesas, sendo necessário introduzir linha a linha.
Data: Data da despesa a discriminar.
Tipo: Identificação da despesa a processar, no recibo ou recibo diverso, proveniente da tabela de despesas. Se efetuar o clique direito com o rato vai aceder diretamente a essa tabela onde pode criar os tipos que pretender.
Taxa de IVA:Neste campo deve indicar qual a taxa de IVA a aplicar nesta despesa. Este campo será preenchido automaticamente caso tenha selecionado um tipo de despesa que tenha o campo de taxa de IVA preenchido.
Valor de IVA Original: Este campo indica o valor do IVA relativo ao valor original indicado. É calculado automaticamente, quando se coloca o valor original da despesa.
Valor Original: Permite a introdução do valor da despesa a ser aprovada. Neste campo deve colocar o valor total (base + iva) da despesa.
Valor de IVA: Este campo indica qual o valor do IVA relativo ao valor a pagar.
Valor a pagar: Permite a introdução do valor da despesa a ser paga podendo ser diferente do valor original.
Documento: Permite a introdução da designação do documento a pagar.
Observações: Permite o registo de alguma observação respeitante ao documento.
Processado: Informa se a despesa, referida na linha, se encontra processada.
Data: Data do processamento da despesa. Com a descrição das diversas despesas no documento, o mesmo só vai ficar para pagamento após a validação de Aprovado para pagamento; até aí, ficará só registado. Ao emitir automaticamente o recibo para esse funcionário, tendo validado processar as despesas aprovadas, vai fazer com que dê origem a uma linha de descrição de remuneração no recibo do funcionário ou a um recibo diverso de acordo com o tipo de despesas incluídas nas diversas linhas.
Valor Total Original: Somatório de todas as linhas de valor total original.
Valor Total: Somatório de todas as linhas, valor total do documento a processar.
Opções Disponíveis no Menu de Despesas
Ao abrir o ecrã Despesas fica disponível uma Barra de Ícones de Programas, com variadas operações, nomeadamente a Introdução, Duplicação e Eliminação de registos, bem como Mapas Definidos pelo Utilizador.
No menu de opções do ecrã Despesas está também disponível as seguintes operações:
Gerar Recibos Diversos para Linhas de Despesas não processadas: permite, através da definição de um filtro, o processamento automático de uma série de registos de despesas (desde que aprovadas para pagamento e com linhas por processar), sendo gerado um Recibo Diverso para cada linha de despesas nessas condições. No final da emissão, é emitido um relatório com os resultados. As linhas que dão origem a Recibos Diversos são automaticamente marcadas como processadas.
Filtro para as despesas a processar: permite criar uma seleção de despesas para processar, ou seja, é possível definir um filtro de forma a facilitar a procura das despesas a processar. Como num qualquer ecrã de procura são disponibilizadas diversas formas de efetuar a mesma, através das opções presentes nos separadores Procura e Procura Avançada.
Observar a lista de despesas a processar: ao clicar neste botão surge uma lista de despesas a processar, sendo que esta lista obedece aos critérios definidos no filtro criado anteriormente. Caso não se encontre nenhum filtro criado não surge a listagem de despesas a processar.