Através deste método, poderá criar todos os recibos de um mês determinado, processando-se os ordenados dos funcionários de acordo com determinados pressupostos. O programa irá emitir um mapa onde o utilizador apenas introduzirá as exceções à regra, como por exemplo faltas, horas extra, ajudas diversas, etc. (que, no entanto, também pode ser processado de forma automática).
Assim que acede ao processamento automático de ordenados, o software pede-lhe para definir os pressupostos para o processamento, válidos para todos os recibos a emitir.
Pressupostos gerais
Dias para o cálculo do subsídio de refeição
Quantos dias serão pagos aos funcionários que recebem subsídio de refeição. Este valor é calculado de acordo com os dias úteis do mês da data indicada para o processamento.
Dias de atividade no mês
Esta opção serve para definir os dias de atividade que irão para os mapas e cálculos de processamento. Normalmente será 30.
Número de dias úteis no mês
Para cálculo da percentagem de absentismo é necessário definir qual o número de dias úteis do mês; desta forma poderá obter o resultado correto desse indicador.
Data para os recibos
Data na qual ficarão registados os recibos de vencimentos. Ao introduzir a data, todos os períodos de processamento ficam de acordo com a mesma. Esta data surge no recibo do funcionário.
Processar os ordenados com os vencimentos base
Esta opção define que, no processamento, serão calculados e introduzidos nos recibos os valores de:
vencimento base e diuturnidades;
subsídio de turno e refeição;
subsídios e remunerações fixas.
Nota: se não desejar emitir os vencimentos base, por exemplo, para emitir apenas recibos para subsídios de Natal ou de férias, então desative esta opção (clicando no quadrado à esquerda).
Abater automaticamente ao subsídio de refeição os dias de férias
Pode configurar na tabela de funcionário as férias marcadas. Para cada marcação indica-se o mês a processar, normalmente o anterior à data das férias. Se escolher esta opção, a aplicação vai subtrair ao subsídio de refeição os dias ou os meios dias de férias gozados no mês em que se está a processar o recibo.
Nota: a possibilidade de marcar meios dias de férias apenas está disponível se possuir a gama Advanced ou Enterprise.
Exemplos
Se o funcionário tem um período de férias de 10 dias a gozar 5 dias no final de maio e outros 5 no início de junho, serão subtraídos ao subsídio de refeição 5 dias no processamento do recibo de maio e outros 5 dias no processamento do recibo de junho. Mesmo que o funcionário tenha configurado para processar 100% do subsídio de férias no mês 7, ou no mês anterior de acordo com a marcação das férias, ou 100% no mês anterior ao 1.º período com 11 ou mais dias úteis.
Um funcionário que recebe 4.500 € mensais, tiver no mês de novembro de 2015 os seguintes períodos de férias:
11.11.2015 a 13.11.2015 (3 meios dias) definido como «Meio dia»;
20.11.2015 (dia completo).
Ao processar o recibo de vencimento com os subsídios de férias para quem tem direito, serão colocadas as seguintes linhas relativas a subsídio de férias:
Subsídio de férias: Quant. 1,50 / Unit. 204,55 / Total 306,82;
Subsídio de férias: Quant. 1,00 / Unit. 204,55 / Total 204,55.
Processar automaticamente o subsídio de férias (para quem tem direito)
Pode configurar cada funcionário para o processamento automático do subsídio de férias. Para esta configuração funcionar automaticamente é necessário ativar esta opção.
Processar o subsídio de Natal para todos os funcionários
Com esta opção coloca em todos os recibos o valor do subsídio de Natal na sua totalidade, ou seja, vencimento base + diuturnidades.
Nota: para a emissão de subsídio de férias e subsídio de Natal, os mesmos têm que estar como «este é um código que utiliza o valor base mês automaticamente». Só existe uma exceção: para funcionário com as férias configuradas para serem processadas no mês anterior às marcações, é sempre utilizado o dia como unidade para o vencimento base, independentemente do parâmetro «Unidade para o vencimento base» (isto no caso do código para o subsídio de férias estar configurado como «este é um código que utiliza o valor base mês automaticamente»).
Se pretende emitir os recibos só com o subsídio de Natal, deve desativar as opções anteriores (vencimentos base e subsídios de férias).
Permitir o lançamento dos recibos emitidos na tesouraria
Ao ativar esta opção irá permitir registar os recibos nos documentos de tesouraria do módulo Gestão.
Filtros
Filtro para o ficheiro de funcionários
A aplicação só mostra os funcionários que estão nas condições predefinidas no filtro selecionado.
Filtro para o ficheiro de horas de funcionários
O seu funcionamento é completamente diferente do filtro anterior, pois, ao ativar este filtro, o que é mostrado ao utilizador no ecrã de processamento de ordenados em euros (PPRO), é uma lista com todos os funcionários, mas nas pastas Faltas e Horas extras, só é visualizado o que irá ser processado de acordo com o que se definiu no filtro que se encontra ativo.
Este filtro poderá ser bastante interessante, por exemplo, no caso de se pretenderem controlar alguns tipos de faltas e de horas extra, mas não pretender que essas mesmas faltas e horas extra afetem o processamento de ordenados.
No caso de se pretender efetuar o processamento de ordenados tendo em conta todos os tipos de registos de faltas e/ou horas extraordinárias e/ou movimentos variáveis e/ou centro analítico, este filtro não será necessário, pois, para tal, bastará selecioná-los nas opções avançadas e indicar as datas.
Exemplo de filtro: descrição do tipo de registo idêntico a «Faltas» e descrição do tipo de falta idêntica a «Doença» ou descrição do tipo de registo idêntica a «Horas extraordinárias» e nome do tipo de hora extra idêntico a «Horas extra a 50%».
Existindo registos de vários tipos de horas extra, bem como vários tipos de faltas, em vários funcionários, após ativar este filtro todos os funcionários mantêm-se selecionados para a emissão automática de recibos de vencimento; contudo, na pasta de faltas e na de horas extra correspondente a cada funcionário, só se visualizam os registos de faltas registadas como doença e das horas extra registadas como horas extra a 50%. Todas as outras, apesar de estarem registadas (ficheiro de horas extra e faltas), não afetam o processamento quando ativado este filtro.
Para a correta utilização deste filtro para o ficheiro de horas do funcionário, deve ter em atenção o seguinte:
As faltas, horas extraordinárias, movimentos variáveis e centro analítico utilizam registos da mesma tabela — a tabela Horas de funcionários (HS).
Não vale a pena definir os períodos das datas para os processamentos nos filtros para o ficheiro de horas de funcionários, pois as datas que prevalecem para o processamento são as datas indicadas para as faltas, horas extraordinárias, movimentos variáveis e centro analítico, na pasta Opções avançadas, e não as indicadas nos filtros.
Se se pretender um filtro que inclua uma combinação de vários tipos de registos (horas extraordinárias, movimentos variáveis e centro analítico), a ligação das condições destes tipos de registos deve ser efetuada através da condição ou, tal como no exemplo acima, que continha apenas faltas e horas extra.
Se, para cada um destes tipos de registos de faltas, horas extraordinárias, movimentos variáveis e centro analítico, forem necessárias várias condições, dependerá do que se pretenda definir o tipo de ligação a selecionar para cada tipo de registo (no exemplo acima foi utilizado e, mas noutros filtros poderá ser utilizada outra ligação).
Processamento automático por períodos
Processar automaticamente as horas extra executadas entre data1 e data2: permite processar de forma automática todas as horas extraordinárias entre as datas indicadas.
Processar automaticamente as faltas entre data1 e data2: permite processar de forma automática todas as faltas entre as datas indicadas. Se introduzir horas em falta manualmente, o software irá perguntar-lhe se as deseja abater ao subsídio de refeição. Este abatimento não pode ser automático, pois cada empresa tem a sua política nesta área.
Processar automaticamente as remunerações variáveis entre data1 e data2: permite processar de forma automática todas as remunerações variáveis entre as datas indicadas.
Processar automaticamente as divisões de centro analítico entre data1 e data2: permite processar de forma automática todas as divisões de centro analítico entre as datas indicadas.
Outras opções de processamento
Processar as dívidas à Caixa Geral de Aposentações (esta opção apenas se encontra disponível se possuir o módulo de pessoal público): quando ativa, faz com que as dívidas dos funcionários públicos à Caixa Geral de Aposentações sejam incluídas nos recibos de vencimento.
Processar as despesas aprovadas: epermite processar de forma automática todas as despesas que estão aprovadas dos diversos funcionários.
Não processar para funcionários com recibo na mesma data: pretende evitar duplicações de recibos, ou seja, pretende evitar que, sem querer, o utilizador processe duas vezes o mesmo vencimento para cada funcionário.
Não processar recibos com valor zero e n.º diferente de zero: pretende evitar o processamento de recibos com valor zero e com n.º diferente de zero.
Não marcar recibos como primeiro: para a situação de primeiro recibo do funcionário, o software marca esse recibo, para que surja no final do mapa da Segurança Social. No entanto, esta opção permite evitar que esta situação aconteça. Se pretender que o recibo do funcionário não fique marcado como primeiro, deverá validar esta opção.
Duodécimos (subsídios de férias e de Natal): As seguintes opções apenas deverão ser utilizadas quando existem funcionários que utilizem duodécimos no processamento do subs. férias e Natal.
Processar acerto para quem recebe subs. férias por duodécimos
Processar acerto para quem recebe subs. Natal por duodécimos
Estas opções permitem que, na corrente emissão automática de vencimentos, os funcionários que recebem os subsídios (férias e Natal) por duodécimos recebam o restante valor que falta para completar o valor total do subsídio anual.
É habitual estas opções serem utilizadas no último mês de processamento de ordenados, para que sejam recuperadas eventuais diferenças entre a divisão do valor total por 12 e o arredondamento de cada duodécimo, ou para os casos em que os valores totais dos subsídios foram alterados durante o ano. No entanto, estas opções podem ser utilizadas em qualquer emissão automática, ficando os valores dos subsídios completos, não voltando a ser incluídos em futuras emissões automáticas.
Mapa de funcionários e seleção
Antes de emitir o processamento, pode definir um filtro de funcionários que serão incluídos/excluídos nesse processamento, como por exemplo os funcionários de determinada secção.
Depois de definir os pressupostos, clica-se em OK e o software irá apresentar um mapa com os funcionários para quem irá emitir os ordenados.
Funcionários: os funcionários que irão aparecer no mapa para processamento serão aqueles para quem se prevê que seja emitido um recibo, ou seja, aqueles cujo status tem pelo menos uma das opções escolhidas.
Dentro dos que têm status para emitir recibo, aparecem aqueles que obedecem às condições do filtro definido pelo utilizador e que não têm um recibo para a mesma data, se essa opção estiver definida.
Se premir o botão de Funcionários, vai dar origem à seleção, ou desseleção, dos funcionários a processar.
Alteração aos dados do funcionário
Para cada um dos funcionários é possível modificar os dados que são variáveis em cada mês.
Do lado esquerdo desta janela encontram-se os nomes dos empregados para o processamento de ordenados. Caso queira processar apenas para alguns empregados, então poderá excluir aqueles que não pretende; para tal, basta clicar no visto à esquerda (correspondente à coluna P?).
O funcionário que está ativo é aquele cuja linha está selecionada.
Poderá ainda redefinir alguns dados:
o n.º de dias de subsídio de refeição;
o n.º de dias para cada tipo de ajudas de custo (nacionais ou estrangeiras);
o n.º de dias no mês para os mapas da Segurança Social;
o n.º de horas úteis trabalhadas no mês;
as observações para o mapa da Segurança Social.
É possível alterar o n.º de dias no mês para os mapas da Segurança Social através de duplo clique no campo respetivo. Para tal, é exibido um campo para digitar o número de dias pretendido. Ao valor indicado serão subtraídos os dias de faltas já marcados, sendo que, em caso de alteração, consideram-se todos os dias como dias úteis.
Ao introduzir o n.º de dias das ajudas de custo permite recalcular os dias de subsídio de refeição; ou seja, após alterar o n.º de ajudas de custo, é perguntado ao utilizador se este quer abater estes dias ao subsídio de refeição. Se responder Sim, os dias são abatidos ao subsídio de refeição.
Se o número de dias das ajudas de custo for apresentado em número decimal, a aplicação faz o arredondamento e segue o processo acima descrito.
Exemplo: na emissão automática de recibos de vencimento, se o funcionário tiver 22 dias de subsídio de refeição a receber e no campo «Ajudas de custo — nacionais» possuir o valor 1,5 dias, a aplicação faz a seguinte pergunta: «Quer abater estes dias ao subsídio de refeição?» Respondendo «Sim» à questão, a aplicação irá calcular e colocar automaticamente o valor 20 no campo «Dias de subsídio de refeição». Desta forma, o funcionário irá receber 20 dias de subsídio de refeição.
O utilizador tem ainda a possibilidade de atribuir neste quadro as faltas ou confirmar as que introduziu: o n.º de horas ou dias por tipo de falta e a indicação se serão descontadas ou não; o valor do desconto por faltas. Este valor será uma função do valor de desconto hora que está na tabela do funcionário. Opcionalmente pode descontar em dias.
Caso não use o sistema de registo previsto, será indicado neste local o total das faltas dos funcionários e os campos a descontar são atualizados automaticamente, desde que se clique em Desconta.
Outras remunerações ou descontos sujeitos a descontos oficiais
Aqui poderá introduzir outras remunerações não previstas na tabela do funcionário, como por exemplo o subsídio de férias para quem não tem o subsídio automático, o subsídio de Natal, descontos dia (esta opção com o valor negativado), comissões, outros subsídios variáveis que são pagos apenas no mês atual.
Cálculo de retroativos
Com esta opção pode, para cada funcionário, calcular a diferença entre o recebido entre determinadas datas e o que recebe na data atual. O valor encontrado poderá ser introduzido no respetivo recibo. Para obter os valores, deverá indicar o período pretendido e clicar em Calcular os retroativos.
Calcular os ajustes de IRS
Com esta opção pode calcular, para cada funcionário, os ajustes de IRS. O valor encontrado poderá ser introduzido no respetivo recibo.
Número de horas extra em cada escalão
Pode-se ainda definir o número de horas extraordinárias que o funcionário executou em cada escalão. O valor de cada escalão resulta do vencimento hora do funcionário (igual ao valor para desconto unitário hora da ficha do funcionário), do turno em que se encontra (também definido na ficha do funcionário) e dos fatores para hora extra definidos nos parâmetros para aquele turno.
Assim, o valor será: n.º de horas × fator do escalão para o turno × valor de remuneração hora.
O total do valor das horas extraordinárias será incluído no recibo como uma remuneração.
Caso não se utilize o sistema diário de registo, é necessário introduzir os dados manualmente neste campo.
Recibos diversos
Neste ecrã estão registados os diversos recibos que foram emitidos, por exemplo as diversas ajudas e quilómetros. Trata-se de valores extra ao recibo de ordenado.
Pode criar automaticamente até 3 recibos diversos. Para isso pode preencher o tipo de recibo, o valor e o valor do IVA. Também pode escrever alguma informação no campo Obs. O texto que for colocado neste campo passa para o campo Descrição do recibo diverso respetivo.
Verificações antes do processamento
Antes de iniciar o processamento total, verifique se todos os dados da ficha estão corretos e atualizados, nomeadamente:
ordenado base;
as diuturnidades e o seu valor;
subsídio de turno;
valor do subsídio de refeição;
subsídios e descontos fixos.
Com estes dados e as alterações previamente definidas, o software emite o recibo de ordenado com todas as remunerações e descontos do funcionário em questão.
Em caso de erro, e apesar do recibo não ser alterável logo aqui nesta opção, qualquer alteração poderá ser efetuada mais tarde nos respetivos ecrãs de recibos.
Findo o processamento, é questionado se pretende efetuar o passo seguinte do fluxo, podendo sempre efetuá-lo posteriormente. Pode, mais tarde, quando tudo estiver emitido, imprimir os recibos, utilizando a opção indicada para o efeito na aplicação.
Ecrã Processamento total
No ecrã Processamento total, existem diversas operações:
Cancelar: este botão permite cancelar a operação em curso.
Imprimir: serve para imprimir o processamento de ordenados, de acordo com as opções atualmente definidas.
Gravar: permite gravar o processamento de ordenados. Esta opção torna-se útil quando o utilizador está a processar os ordenados e, por alguma razão, necessita de interromper esse processo. Para mais tarde poder continuar o processamento, deverá gravar o mesmo em disco, de forma a poder recuperá-lo mais tarde.
Os ficheiros cujo nome contenha espaços, ou o caminho onde esse ficheiro vai ser gravado contenha espaços, impedem que o software permita a gravação. Da mesma forma, impede que sejam importados processamentos a partir de ficheiros que se encontrem nessas condições.
Recuperar: esta opção complementa a anterior, isto é, permite recuperar o processamento que foi gravado, para o utilizador poder prosseguir com o mesmo.
Simulação: esta opção permite visualizar e imprimir a simulação do valor dos recibos a processar.
Ajustes de IRS: este botão permite calcular os ajustes de IRS a fazer nos recibos de vencimento, após a alteração das tabelas de IRS.
Retroativos: este botão permite o cálculo dos retroativos entre um determinado período, visualizar o valor dos retroativos, listar por funcionário e introduzir no mapa para processamento.
Processar: clique neste botão para processar os ordenados.
A alteração às tabelas de IRS poderá ser feita diretamente nas tabelas de IRS ou através da importação de novas tabelas.
Ao emitir um recibo de ordenado, a aplicação verifica todas as remunerações que estejam configuradas para descontar IRS e soma essas remunerações. Ao total desta soma, vai verificar na tabela de IRS correspondente qual a taxa que tem de aplicar no recibo de ordenado em causa.
Quando a tabela de IRS muda a meio do ano, é necessário incluir no próximo recibo de vencimento o ajuste de IRS, ou seja, o valor que o funcionário deveria ter descontado de IRS se a nova tabela ou a tabela que foi modificada a meio do ano fosse introduzida logo em janeiro, antes de se calcular qualquer recibo de ordenado para o funcionário. Neste caso, a aplicação verifica nos recibos de ordenados emitidos anteriormente para o funcionário a diferença entre o que o funcionário pagou e o que deveria ter sido realmente descontado pela nova tabela, introduzindo uma linha de descontos a mais no recibo que está a emitir, com o código de IRS — imposto sobre o rendimento — e com a descrição «Ajustes de IRS». Sendo possível distinguir um recibo que tenha ajustes de IRS, sabendo qual o valor desse ajuste e qual o valor normal de IRS do próprio recibo.
Após o processamento de recibos, caso tenha a opção Permitir o lançamento dos recibos emitidos na tesouraria ativa, será apresentado um ecrã para definir os campos necessários para a gravação do recibo na tesouraria.