Para facilitar a introdução de compras no PHC CS Desktop, é possível criar as mesmas através da leitura de um código QR, garantindo um conjunto de configurações.
O botão Introduzir por código QR está disponível com o PHC On Ativo nas gamas Advanced e Enterprise, nos módulos Gestão, Fornecedores para POS e POS Back. Deverá também ter acesso a introduzir compras.
Configurar Aplicação
Para configurar a leitura do QR Code,é necessário efetuar as seguintes configurações:
Stocks e Serviços
Aceder a Gestão | Gestão de Stocks;
Criar os serviços necessários para associar às várias taxas de IVA que irão ser utilizadas nas compras.
Fornecedores
É necessário configurar, por fornecedor, que serviços pretende que sejam associados às taxas de IVA para a compra.
Aceder a Gestão | Gestão de Fornecedores;
Selecionar o fornecedor pretendido;
No separador Import. Docs., adicionar o respetivo serviço na grelha Serviços por taxa de IVA nos campos Tabela de IVA, Taxa de IVA, Referência e Designação.
Taxas de IVA
Poderá configurar por Taxas de IVA que serviços pretende que sejam associados. Desta forma, os serviços associados às Taxas de IVA passam a ser gerais e não por fornecedor.
Aceder a Tabelas | Taxas de IVA;
Selecionar a Taxa de IVA pretendida;
No separador Import. Docs., adicionar o respetivo Serviço.
Só é possível associar às Taxas de IVA artigos que estejam configurados como Serviços e não estejam Inativos.
Introduzir Compras
Para introduzir compras por Código QR, siga os seguintes passos:
Aceder a Gestão | Compras a Fornecedores;
Clicar no botão Introduzir por código QR;
No ecrã Introdução de documento por leitura de código QR, apontar o leitor de código QR para o documento que pretende introduzir. Dica: para a aplicação efetuar corretamente a leitura do código QR através do leitor, é necessário que o ecrã Introdução de documento por leitura de código QR esteja ativo;
Se a leitura do código QR for bem-sucedida, são apresentados os seguintes campos lidos no código QR:
Cabeçalho: Identificação do documento; Data; N.º Contribuinte; País; e Regime IVA.
Grelha: Código da Taxa de IVA; Valor de Incidência; e Valor de IVA.
rodapé: Base de incidência; Total de IVA; e Total.
Confirmar os dados e, de seguida, clicar em Introduzir;
A aplicação irá efetuar a seguintes validações:
Verificar se o NIF do fornecedor já existe. Caso não exista, poderá optar por criar o novo fornecedor;
Valida se as taxas de IVA lidas no código QR têm um serviço associado na ficha do fornecedor e na tabela das Taxas de IVA. Caso existam, essas taxas/serviços são enviados para o ecrã de compras com o valor que é lido do código QR. Se não existirem, na grelha do ecrã de compras são apresentadas linhas vazias para que seja possível, manualmente, introduzir os serviços associados às taxas, tendo que preencher também os valores que correspondem ao documento de compra. Dica: no ecrã de compras, se forem alterados os serviços ou se as linhas estiverem vazias e forem preenchidas manualmente, a aplicação preenche de forma automática na ficha do fornecedor no separador Import. Docs. os serviços associados às taxas numa primeira leitura;
8. Depois de preencher as referências dos serviços de forma automática ou de forma manual, clicar no campo Documento que fica gravado para uma próxima compra;
Clicar no botão Gravar.
A aplicação apresenta mensagens de alerta quando:
O código QR é inválido;
Caso exista mais que um regime de IVA associado no código QR;
Se o documento não tiver valor total;
Se o documento possuir um NIF diferente do NIF da própria empresa.
A aplicação não grava compras se:
o campo Fornecedor não corresponder ao NIF do fornecedor lido no código QR;
os campos Total em Euros, Total de IVA, Base de Incidência ou Total por Taxa de IVA forem diferentes dos valores lidos no código QR. Após confirmar a mensagem apresentada, caso existam diferenças resultantes de arredondamentos entre os valores do QRCode e os valores recalculados, a diferença será registada como um arredondamento. Poderá visualizar estas diferenças no ecrã Arredondamentos.