O conceito de Dossier Interno surge, como uma ferramenta que permite adaptar o sistema, de uma forma simples, às necessidades mais específicas. Poderá definir e caracterizar Dossiers internos que vão ser constituídos por documentos internos adaptados ao modo de funcionamento da Empresa em questão, podendo desta forma informatizar áreas que normalmente não fazem parte da gestão.
Exemplificando, poderá definir um:
Dossier de folhas de obra: para cada trabalho da Empresa poderá então ser aberta uma folha de obra onde seriam efetuados os lançamentos dos artigos e valores afetos a esse trabalho;
Dossier com as encomendas, onde seriam registados os artigos encomendados e de quem.
Deste modo, os Dossiers internos trabalham em estreita relação com o ficheiro de Stocks e Serviços podendo inclusivamente (se assim o desejar) abater em Stock os artigos lançados num determinado documento interno. Para isto existem as Configurações de Dossiers Internos.
Assim, visto que um Dossier interno não é mais do que um local onde poderá colocar lançamentos de artigos ou serviços por Empresa, com a opção destes abaterem o Stock ou movimentarem os campos de reservas nas fichas dos artigos, dependendo das necessidades, poderá criar uma série infinita de Dossiers como por exemplo:
Encomendas a clientes ou a fornecedores
Orçamentos ou Propostas para clientes
Fichas técnicas de produtos, etc.
Consulte todas as Opções de Dossiers internos e quais as Análises de Dossiers que se poderão efetuar.
Acessos
Existem particularidades no acesso a este módulo, nomeadamente:
Dossier X tabela do utilizador X: Permite autorizar ou impedir o acesso à introdução, consulta, eliminação, etc. dentro desta opção.
Dossier nº X: Permite autorizar ou impedir o acesso à introdução, consulta, eliminação, etc., para cada tipo de dossier. Existem alguns acessos especiais, que podem ser definidos por tipo de dossier, tais como:
Acesso aos Preços de Venda e Descontos;
Acesso à Quantidade 2 (previsional);
Emitir acima do Plafond;
Acesso ao campo Dossier em Conferência.
Acesso de edição aos campos de Preços de Custo Este último acesso remete para os campos de custo Preço de Custo e Valor do Custo Industrial , sendo que o último campo só se encontra disponível se possuir o módulo de Projeto. Caso não possua este último acesso, estes campos vão aparecer nas linhas dos dossiers respetivos em read-only.
Dossiers internos:Permite autorizar ou impedir o acesso à introdução, consulta, eliminação, etc. dentro desta opção. Acessos de Fechar / Reabrir / Alterar Existem acessos especiais para os dossiers internos, que permitem definir se um utilizador pode Fechar ou Reabrir dossiers internos.
Acesso a Quantidade 2 (previsional): Para se Fechar ou Reabrir um dossier interno, tem de ter os respetivos acessos ativos. Se tiver apenas acesso a Alterar o dossier interno, vai poder efetuar alterações ao documento exceto Fechar e/ou Reabrir o mesmo. Os acessos Fechar e Reabrir dossiers internos sobrepõe-se ao acesso de Alterar.
Existem determinadas ações que requerem mais do que um acesso, como por exemplo para deixar de ver os dados sobre preços de custo nas linhas do dossier. Neste caso é necessário que nos dossiers internos se possua o acesso de supervisão e no tipo de dossier específico também.
Quando se executam procedimentos que envolvem o fecho de um ou vários Dossiers Internos, é verificado o acesso que tem em relação ao tipo de cada um dos Dossiers Internos a fechar. Caso não tenha acesso a fechar algum tipo de Dossier e alguns dos Dossiers Internos a fechar forem desse tipo, esses Dossiers Internos não são fechados e é apresentado um relatório com a lista dos Dossiers Internos que não foram fechados por falta de acesso.