Cada código de IVA terá a devida correspondência com um ou vários campos da Declaração Periódica e/ou Anual.
Enquadramento
O IVA é um imposto plurifásico porque é devido em todas as fases do circuito económico.
Não é, contudo, cumulativo, dado que a cada um dos intervenientes no circuito cabe apenas a parte correspondente à sua intervenção (desde o importador ou produtor até ao consumidor final).
No caso do IVA, existem três regimes possíveis:
Regime Normal: aplicável a todos os contribuintes não sujeitos aos regimes especiais.
Regime de Isenção: aplicável a todos os sujeitos passivos que não tenham atingido, no ano civil anterior, um volume de negócios superior a 10 mil euros.
Regime de Pequenos Retalhistas: aplicável aos sujeitos passivos que sejam retalhistas e que não tenham atingido, no ano civil anterior, um volume de compras superior a 50 mil euros.
Conforme o regime em que se insere, o sujeito passivo é obrigado a entregar, mensal ou trimestralmente, a declaração periódica de IVA, informando os serviços da Administração Fiscal dos valores auferidos, dos impostos que debitaram aos seus clientes e dos impostos que lhe foram cobrados pelos intermediários.
A entrega da declaração periódica de IVA só estará cumprida após a submissão dos dados e a obtenção da identificação da declaração e respetiva data e hora de receção.
Findos os prazos legais para entrega das declarações, estas poderão ser de igual modo enviadas, ficando, no entanto, sujeitas a uma coima de acordo com o previsto e regulamentado no Regime Geral das Infrações Tributárias (RGIT).
Se do preenchimento da declaração periódica do IVA resultar uma situação de Imposto a Entregar ao Estado, o pagamento poderá ser realizado nas caixas automáticas Multibanco, nas secções de cobrança dos Serviços de Finanças e nos balcões dos CTT, através de cheque ou em numerário, e pela Internet, através do serviço de HomeBanking.
Configurações
Antes de iniciar todo o processo de apuramento do IVA, é necessário efetuar as seguintes configurações:
Ficha completa da empresa
O campo Sede deverá ser preenchido com a zona da sede da empresa, sendo este campo de preenchimento obrigatório.
O campo Anexo 1 deverá ser preenchido se a empresa, além da sede, possuir estabelecimento numa região Autónoma ou no Continente, caso a empresa se encontre sediada nos Açores ou na Madeira. Se apenas possuir o estabelecimento sede, este campo deverá ficar vazio.
O campo Anexo 2 deverá ser preenchido se a empresa, além da sede, possuir mais do que um estabelecimento numa região Autónoma ou no Continente, caso a empresa se encontre sediada nos Açores ou na Madeira. Se apenas possuir o estabelecimento sede, este campo deverá ficar vazio.
Exemplos: se uma empresa possuir a sua localização no Continente e efetuar operações na Madeira, deverá preencher os campos: Sede = Continente;Anexo 1 = Madeira.
Caso a empresa possua operações nas três localizações do Território Nacional — Continente, Açores e Madeira — ao preencher os três campos da localização na Declaração Periódica correspondentes à Sede, Anexo 1 e Anexo 2, ao gravar a aplicação ira validar a localização dos anexos, dado que os mesmos deverão obedecer a uma ordenação alfabética:
Quando a Sede é Continente, o Anexo 1 deverá ser Açores e o Anexo 2 deverá ser Madeira.
Quando a Sede é Açores, o Anexo 1 deverá ser Continente e o Anexo 2 deverá ser Madeira.
Quando a Sede é Madeira, o Anexo 1 deverá ser Açores e o Anexo 2 deverá ser Continente.
Caso esta ordem não esteja cumprida, a aplicação irá apresentar uma mensagem e alterará automaticamente a localização dos Anexos.
Se possuir operações em todo o Território Nacional, deverá ter em atenção que o plano de contas deverá estar separado por Continente, Açores e Madeira, e cada conta deverá ter associado o respetivo código de IVA.
Códigos de IVA
A configuração dos Códigos de IVA é efetuada em Tabelas | Contabilidade | Códigos de IVA. Esta configuração é crucial para que o apuramento do IVA e a Declaração Periódica do IVA sejam corretamente processados e os valores das contas sejam refletidos nos devidos campos.
No ecrã de Códigos de IVA existem quatro colunas:
Código: Esta coluna deve ser preenchida considerando a seguinte estrutura:
Códigos de 0 a 299 - utilizados para a Declaração Periódica de IVA do Continente
Códigos de 300 a 599 - utilizados para a Declaração Periódica da Madeira
Códigos de 600 a 999 - utilizados para a Declaração Periódica dos Açores
Declaração Periódica: Nesta coluna deve ser inserido o númerodo campo correspondente à Declaração Periódica do IVA.
Dec. Anual 1: Nesta coluna deve ser inserido o número do campo correspondente à Declaração Anual do IVA (Anexo L).
Dec. Anual 2: Esta coluna é facultativa e deve ser preenchida caso possua um mapa de IVA que não se enquadre na Declaração Periódica do IVA ou no Anexo L.
Tipo: Nesta coluna deve ser indicado o tipo de leitura que deve ser efetuado à conta do Plano de Contas:
Saldo: Retorna o saldo da conta
Valores a Crédito: Retorna os valores registados a Crédito.
Valores a débito: Retorna os valores registados a débito A configuração do tipo a Débito ou a Crédito deve ser utilizada quando existam movimentos contabílisticos numa determinada conta que no final do período de IVA (mês ou trimestre) retornem um saldo nulo ou seja, a conta tanto pode ser movimentada a débito como a crédito, como é o caso por exemplo dos adiantamentos de clientes.
Plano de contas
Após a configuração dos códigos de IVA, é preciso ligar os códigos criados às contas de movimento do Plano de Contas, contas essas cujos valores serão refletidos na Declaração Periódica do IVA.
Exemplo: na tabela de Códigos de IVA foram criados os seguintes códigos.
O código 9 irá refletir no campo 3 da Declaração Periódica do IVA (Transmissões de Bens e Serviços em que liquidou o imposto — Base Tributável à Taxa de 23%) o Saldo das contas de movimento configuradas com o mesmo.
O código 12 irá refletir no campo 3 da Declaração Periódica do IVA (Transmissões de Bens e Serviços em que liquidou o imposto — Base Tributável à Taxa de 23%) o valor a Crédito das contas de movimento configuradas com o mesmo.
Processamento
Suporte em papel
A emissão da Declaração Periódica em suporte de Papel deverá ser efetuada antes de se proceder ao Apuramento do IVA, dado que, ao efetuar este registo, se saldará o valor das contas.
Para a emissão deste mapa, é necessário aceder a Painel Global de Análises | Análises do Utilizador | Mapas de Gestão | Declaração Periódica do IVA.
Suporte informático
A emissão do suporte informático da Declaração Periódica do IVA, tal como acontece com o suporte em papel, deverá ser processada antes de efetuar o Apuramento do IVA.
Para efetuar a emissão do ficheiro, deverá aceder ao Painel Global de Análises e escolher a opção Mapas de Gestão em Suporte Informático. No ecrã que será apresentado, após clicar no botão Executar, deverá ser selecionado no campo Título o mapa pretendido:
Declaração Periódica do IVA, para empresa apenas com sede e filiais numa única zona; ou
Declaração Periódica do IVA e Regiões Autónomas, se possuir a sede e filiais em mais do que uma Região de Portugal (Continente e Ilhas).
Após a escolha do mapa, clicar no botão Produzir. Ao efetuar esta operação, será aberta uma janela para escolher o nome do ficheiro e o local onde se pretende guardar o mesmo. Após este procedimento, a aplicação apresentará o visualizador da Declaração Periódica do IVA. Aqui deverão ser preenchidos os campos que sejam necessários e que se enquadrem na realidade da Declaração a emitir.
Inserida toda a informação, é necessário clicar no botão OK de forma a ser gerado o ficheiro da Declaração Periódica de IVA.
Se a Declaração Periódica do IVA possuir anexos, deverão seguir-se os passos no que diz respeito à emissão do suporte informático.
Estando todas as operações efetuadas, falta apenas submeter o ficheiro na aplicação da Autoridade Tributária ou diretamente no site do Portal das Finanças.