Os funcionários apresentados no mapa para processamento correspondem aos funcionários que se prevê que seja emitido um recibo, ou seja, aqueles cujo estado tem pelo menos uma das opções escolhidas.
Dentro dos que têm estado para emitir recibo, aparecem aqueles que obedecem às condições do filtro definido e que não têm um recibo para a mesma data, se essa opção estiver definida.
Se clicar no botão Funcionários, poderá selecionar os funcionários a processar.
Processamento
Etapa 1: Validar dados do funcionário
Para cada um dos funcionários é possível modificar os dados que são variáveis em cada mês.
Do lado esquerdo encontram-se os nomes dos empregados para o processamento de ordenados. Caso queira processar apenas para alguns empregados, poderá excluir aqueles que não pretende. Para tal, basta clicar no visto à esquerda (correspondente à coluna P?).
O funcionário que está ativo é aquele cuja linha está selecionada.
Poderá ainda redefinir alguns dados:
o n.º de dias de subsídio de refeição;
o n.º de dias para cada tipo de ajudas de custo (nacionais ou estrangeiras);
o n.º de dias no mês para os mapas da Segurança Social;
o n.º de horas úteis trabalhadas no mês;
as observações para o mapa da Segurança Social.
É possível alterar o n.º de dias no mês para os mapas da Segurança Social através de duplo clique no campo respetivo. Para tal, é exibido um campo para digitar o número de dias pretendido. Ao valor indicado serão subtraídos os dias de faltas já marcados, sendo que, em caso de alteração, consideram-se todos os dias como dias úteis.
Ao introduzir o n.º de dias das ajudas de custo, permite recalcular os dias de subsídio de refeição. Ou seja, após alterar o n.º de ajudas de custo, é perguntado ao utilizador se este quer abater estes dias ao subsídio de refeição. Se responder Sim, os dias são abatidos ao subsídio de refeição.
Poderá atribuir neste quadro as faltas ou confirmar as que introduziu: o n.º de horas ou dias por tipo de falta e a indicação se serão descontadas ou não; o valor do desconto por faltas. Este valor será uma função do valor de desconto hora que está na tabela do funcionário. Opcionalmente pode descontar em dias.
Caso não use o sistema de registo previsto, será indicado neste local o total das faltas dos funcionários e os campos a descontar são atualizados automaticamente, desde que se clique em Desconta.
Etapa 2: Validar remunerações e descontos
Outras remunerações ou descontos sujeitos a descontos oficiais
Aqui poderá introduzir outras remunerações não previstas na tabela do funcionário, como, por exemplo, o subsídio de férias para quem não tem o subsídio automático, o subsídio de Natal, descontos dia (esta opção com o valor negativado), comissões, outros subsídios variáveis que são pagos apenas no mês atual.
Cálculo de retroativos
Com esta opção pode calcular, para cada funcionário, a diferença entre o recebido entre determinadas datas e o que recebe na data atual. O valor encontrado poderá ser introduzido no respetivo recibo.
Para obter os valores, deverá indicar o período pretendido e clicar em Calcular os retroativos.
Calcular os ajustes de IRS
Com esta opção pode calcular, para cada funcionário, os ajustes de IRS. O valor encontrado poderá ser introduzido no respetivo recibo.
Número de horas extra em cada escalão
Pode-se ainda definir o número de horas extraordinárias que o funcionário executou em cada escalão.
O valor de cada escalão resulta do vencimento hora do funcionário (igual ao valor para desconto unitário hora da ficha do funcionário), do turno em que se encontra (também definido na ficha do funcionário) e dos fatores para hora extra definidos nos parâmetros para aquele turno.
Assim, o valor será: n.º de horas × fator do escalão para o turno × valor de remuneração hora.
O total do valor das horas extraordinárias será incluído no recibo como uma remuneração.
Caso não se utilize o sistema diário de registo, é necessário introduzir os dados manualmente neste campo.
Etapa 3: Configurar recibos
Neste ecrã deverá configurar os recibos diversos que pretende que sejam emitidos em simultâneo com os recibos de vencimentos.
No campo Tipo do recibo poderá selecionar qual a despesa; no campo Valor total deverá colocar o valor total da despesa; e no campo Valor do IVA deverá colocar apenas o valor do IVA.
Etapa 4: Processar
Antes de iniciar o processamento total, deverá verificar se todos os dados da ficha estão corretos e atualizados, nomeadamente:
ordenado base;
as diuturnidades e o seu valor;
subsídio de turno;
valor do subsídio de refeição;
subsídios e descontos fixos;
recibos diversos.
Com estes dados e as alterações previamente definidas, o software emite o recibo de ordenado com todas as remunerações e descontos do funcionário em questão.
Em caso de erro, e apesar de o recibo não ser alterável logo aqui nesta opção, qualquer alteração poderá ser efetuada mais tarde nos respetivos ecrãs de recibos.
Findo o processamento, é questionado se pretende efetuar o passo seguinte do fluxo, podendo sempre efetuá-lo posteriormente. Pode, mais tarde, quando tudo estiver emitido, imprimir os recibos, utilizando a opção indicada para o efeito na aplicação.