Integração de Faturação e Recibos para Clientes

Deverá proceder previamente à definição dos Códigos CSNC de Vendas e, após confirmação da existência dos mesmos na ficha dos artigos/serviços, é possível executar a integração dos dados, de acordo com o preenchimento de:

• Filtro de documentos:poderá definir-se um filtro para os documentos a integrar.

• Documentos de faturação a integrar: permite a seleção, através do botão de processamento, do tipo de documento de faturação que se pretende integrar. O ícone de listagem permite o acesso a uma Opções das Análises dos documentos que foram emitidos e ainda não integrados.

• Data inicial dos documentos: data a partir da qual se pretende integrar os documentos.

• Data final dos documentos: data até à qual se pretende integrar os documentos.

• Integrar todos os documentos que para isso estejam configurados: ao ativar esta opção, fica desabilitada a opção Documentos de faturação a integrar, uma vez que todos os documentos de faturação serão integrados em conjunto, desde que estejam corretamente configurados na Configuração de Documentos de Faturação do módulo de Gestão. Também os campos Diário e Documento deixam de estar visíveis e, neste caso, os documentos assumem o Diário e o Documento definidos no nó Contabilidade da Configuração de Documentos de Faturação. Nota: se na Configuração de Documentos de Faturação não estiver selecionada nenhuma variável nas Opções para a integração do documento, a preparação da contabilização ficará incompleta e não será possível integrar o documento, pois este não fica saldado.

• Só incluir documentos não contabilizados: esta opção permitirá impedir a integração de documentos que já foram integrados.

• Data do movimento: indica a data do movimento na contabilidade.

• Diário:permitirá a seleção do diário onde serão lançados os documentos.

• Documento:permitirá a seleção do tipo de documento a constar no diário.

• Número: para um lançamento único deverá preencher-se o n.º de identificação desse documento. O número do lançamento só é necessário preencher se não ativar a opção Um documento na contabilidade por cada documento de faturação, que coloca o número do documento original no movimento.

• Um documento na contabilidade por cada documento de faturação: esta opção permitirá colocar o número do documento original no movimento contabilístico.

• Usa a data interna do documento para a data na contabilidade:permitirá usar a data interna do documento para o lançamento na contabilidade.

• Processar automaticamente as reflexões: esta opção permitirá executar as reflexões que estão definidas nas contas do SNC. Se estiver validada, as reflexões para a contabilidade analítica são efetuadas automaticamente.

• Lança Referência Interna das linhas do documento como Rubrica: permite lançar o campo Referência Interna das linhas do documento como rubrica.

• Lança Centro Analítico: desta forma, ao lançar o documento na contabilidade, inclui o centro analítico.

• Verifica preenchimento de Centro Analítico: para que esta opção esteja completamente validada, deverá, no plano de contas, validar também a opção nos movimentos obriga a preencher um centro analítico (ver Constituição da Tabela do Plano de Contas).

• Movimentar inventário permanente: sendo validada esta opção, há movimentação do Inventário Permanente de acordo com a definição das contas do plano na ficha de stocks e serviços.

• Configurar contas para regularização de adiantamentos: deverá, através desta opção, configurar as contas de regularização de IVA das diversas tabelas, as contas de diferenças de câmbio favoráveis e desfavoráveis, e a conta relativa aos valores de IRS. Os valores de IRS apenas serão incluídos na integração de documentos tipo venda a dinheiro (que não lançam em conta corrente) ou documentos que se auto-regularizam e que lançam em conta-caixa.

Ao ativar esta opção, permite efetuar a integração de documentos pelo seu total do dia. Só serão agrupados os documentos que possuam a seguinte informação similar: Data do documento, Tipo de Documento de Faturação, Diário, Documento Contabilístico, N.º de Contribuinte e Moeda de Emissão.

Exemplo — Vendas a dinheiro:

• Vendas a dinheiro do dia 14/05/2002: vd1 = 200,00 ¬, vd2 = 300,00 ¬, vd3 = 500,00 ¬;

• Vendas a dinheiro do dia 15/05/2002: vd1 = 100,00 ¬, vd2 = 200,00 ¬, vd3 = 300,00 ¬.

Ao integrar, tendo esta opção ativa e tendo em atenção o documento predefinido utilizado, irá efetuar o seguinte:

• De dia 14/05: um lançamento pela totalidade dos movimentos, ou seja, pelo valor de 1000,00 ¬;

• De dia 15/05: um lançamento pela totalidade dos movimentos, ou seja, pelo valor de 600,00 ¬.

Esta integração origina dois movimentos similares, utilizando as mesmas contas, tendo por base o valor total das vendas a dinheiro do dia.

Ao ativar esta opção, não serão integradas as ofertas dos produtos que estão registados na fatura com valor zero. Se se pretende que as ofertas sejam integradas na contabilidade, deverá manter esta opção inativa.

Caso esta opção esteja inativa, a integração das ofertas é efetuada da seguinte forma:

• Se o valor total da oferta não exceder o valor do parâmetro Valor limite para Ofertas de pequeno valor: debita a conta C.O.E que se encontra na ficha do artigo na pasta Contabilidade (ver Constituição da Tabela de Stocks e Serviços) pelo preço de custo do artigo (conforme o parâmetro custeio de stocks); credita a conta R.E.O que se encontra na ficha do artigo na pasta Contabilidade pelo preço de custo do artigo.

• Se o total da oferta exceder o valor do parâmetro Valor limite para Ofertas de pequeno valor: debita a conta C.O.E, que se encontra na ficha do artigo na pasta Contabilidade, pelo preço de custo do artigo (conforme o parâmetro custeio de stocks); credita a conta R.E.O, que se encontra na ficha do artigo na pasta Contabilidade, pelo preço de custo do artigo (conforme o parâmetro custeio de stocks); debita a conta I.E.O, que se encontra na ficha do artigo na pasta Contabilidade, pelo preço do IVA; credita a conta de IVA, que se encontra no CSNC utilizado no documento de faturação, com a conta que se encontra na página 5 (IVA das Operações gratuitas).

Quando ativa, caso o local de Movimento de Tesouraria seja diferente de Caixa, permite que os documentos configurados como vendas a dinheiro, ao integrar, usem o local do Movimento de Tesouraria do documento.

Caso a opção não esteja ativa ou o local do movimento seja Caixa, é utilizada a conta para movimentos a dinheiro especificada no CSNC respetivo.

• Exemplo 1: Documento Venda a Dinheiro com local do movimento de tesouraria — Caixa; CSNC com Conta para movimentos a dinheiro — 111. Independentemente de ativar ou não esta opção, como o local de tesouraria do documento é Caixa, vai integrar para a conta que está no CSNC.

• Exemplo 2: Documento Venda a Dinheiro com Local do movimento de tesouraria — Banco XPTO; CSNC com Conta para movimentos a dinheiro — 111. Se ativar a nova opção, esta vai ser integrada para a conta do local de tesouraria do documento (conta definida no ecrã Contas de Tesouraria para o banco em causa). Se deixar a opção inativa, esta vai ser integrada para a conta do CSNC (conta definida no campo Conta para os movimentos a dinheiro do CSNC respetivo).

Quando a conta a ser usada na integração (Conta para os movimentos a dinheiro ou Conta do Local de Tesouraria) não existe ou não está preenchida, aparece uma mensagem a alertar para essa situação.

Quando a conta a ser usada na integração é a do Local de Tesouraria do Documento e o documento tiver o campo Local do movimento de tesouraria em branco, é utilizada a conta do CSNC.

Quando a conta a ser usada na integração é a do Local de Tesouraria do Documento, mas na configuração do respetivo documento não foi escolhido o local de movimento de tesouraria a utilizar por defeito, e se por qualquer motivo também não foi escolhido o mesmo no documento, é usada a conta do CSNC.

Nota: quando o parâmetro Ao integrar documentos de faturação para caixa, debitar a conta de dívidas tituladas do cliente se o documento foi recebido por um título (cheques) (ver Parâmetros do Contabilidade) estiver ativo e o cliente do documento tiver na sua ficha a conta de dívidas tituladas configurada, o documento de Venda a Dinheiro que estiver nessas condições é integrado na conta respetiva da ficha do cliente.

Esta opção permitirá efetuar integrações contabilísticas utilizando fontes de informação externas. Assim, é possível definir uma ligação do tipo ODBC que acede aos dados a integrar.

Adicionalmente, é também possível selecionar a atualização ou não dos documentos de origem sempre que a Definição da Ligação à Origem dos Documentos Contabilísticos utilizada permitir atualizações. Sendo necessário ativar a respetiva opção atualizar Documentos de Faturação.

Para configurar a ligação, deverá realizar clique direito sobre o botão de forma a escolher o tipo de ligação pretendida.

Nota: quando se efetuam integrações através de ligações externas, deverá ter-se em atenção aos Códigos CSNC da base de dados destino e se existem no Plano de Contas da base de dados destino as contas configuradas.

Exemplo: estando na base de dados da Empresa XPTO e integrando faturas da base de dados da Empresa Teste, é necessário, primeiramente, integrar os clientes da base de dados da Empresa Teste na base de dados da Empresa XPTO e verificar na base de dados da Empresa XPTO se existe um CSNC configurado para o documento em questão (neste caso, a fatura da base de dados da Empresa Teste).

Após efetuadas estas definições, deverá clicar em Preparar para obter uma listagem exata da integração, já com indicação das contas e dos valores, ou eventualmente uma listagem de erros com a indicação do tipo de erro, como por exemplo referências a contas não existentes.

Ao clicar em OK, volta ao ecrã anterior onde surgem os botões Observar (que permite observar a listagem da integração) e Integrar (que permite executar a integração dos dados).

Após confirmação da existência destas contas, é possível executar a integração dos dados de acordo com o preenchimento de:

• Filtro de recibos: poderá definir-se um filtro para os documentos a integrar.

• Data inicial do processamento dos recibos: data a partir da qual se pretende integrar os documentos.

• Data final do processamento dos recibos: data até à qual se pretende integrar os documentos.

• Através do ícone de listagem, já poderá visualizar-se uma Opções das Análises dos documentos para integração.

• Só incluir recibos não contabilizados: esta opção permitirá impedir a integração de documentos que já foram integrados.

• Processar automaticamente as reflexões: esta opção permitirá executar as reflexões que estão definidas nas contas do SNC. Se estiver validada, as reflexões para a contabilidade analítica são efetuadas automaticamente.

• Lança Referência Interna das linhas do documento como Rubrica: permitirá lançar o campo referência interna das linhas do documento como rubrica.

• Lança Centro Analítico: desta forma, ao lançar o documento na contabilidade, inclui o centro analítico.

• Verifica preenchimento de Centro Analítico: para que esta opção esteja completamente validada, deverá, no plano de contas, validar também a opção nos movimentos obriga a preencher um centro analítico (ver Constituição da Tabela do Plano de Contas).

• Utiliza Centro Analítico dos doc. de tesouraria: desta forma, ao lançar o documento na contabilidade, utiliza o Centro Analítico dos documentos de tesouraria.

• Faz apenas um lançamento por cada conta de disponibilidades: esta opção permitirá integrar vários recibos criando apenas uma linha relativa à conta de disponibilidades, com o somatório de todos os recibos que contenham essa conta. Esta opção apenas está disponível se a opção Um documento na contabilidade por cada recibo estiver inativa.

• Documento original no descritivo: esta opção adiciona ao campo da descrição do movimento o texto ,ref. a e a informação do documento que originou a linha do recibo quando esta seja referente a contas de terceiros. Esta opção apenas está ativa quando a opção Descrimina o valor da conta de clientes pelo valor regularizado esteja ativa.

• Data do movimento: indica a data do movimento na contabilidade.

• Diário:permitirá a seleção do diário onde serão lançados os documentos.

• Documento:permitirá a seleção do tipo de documento a constar no diário.

• Número: para um lançamento único deverá preencher-se o n.º de identificação desse documento. O número do lançamento só é necessário preencher se não ativar a opção Um documento na contabilidade por cada recibo, que coloca o número do documento original no movimento.

• Um documento na contabilidade por cada recibo: esta opção permitirá colocar o número do documento original no movimento contabilístico.

• Usa a data interna do documento para a data na contabilidade:permitirá usar a data interna do documento para o lançamento na contabilidade.

• Descrimina o valor da conta de clientes pelo valor regularizado: através desta opção, ao integrar um recibo de cliente relativo a diversas faturas, a conta de cliente passa a ser discriminada em relação às diversas faturas; ou seja, a integração na conta do cliente não é efetuada pelo total do recibo mas sim pelas diversas linhas que o recibo tiver

• Configurar contas: Deverá, através desta opção, configurar:

  1. a conta para efetuar os movimentos de antecipação de factoring, caso possua o módulo de factoring.

  2. os campos de arredondamentos favoráveis ou desfavoráveis, que permitem lançar desvios encontrados entre o documento de faturação e o recibo, quando estes não foram emitidos na Moeda principal;

  3. a conta para os valores de IRS;

  4. a conta de custos a ser movimentada quando se integram recibos configurados para Movimentos Incobráveis;

  5. os dois campos relativos às diferenças de câmbio, que servem para indicar quais as respetivas Contas do SNC, quer se trate de uma diferença favorável ou desfavorável — o sistema operará automaticamente a diferença de câmbio (favorável ou desfavorável) entre o documento original e o recibo correspondente, efetuando também automaticamente o respetivo lançamento no diário;

  6. as contas para descontos financeiros, que permitem indicar as contas onde serão lançados os valores referentes a descontos financeiros do recibo;

  7. a conta para movimentos a dinheiro, que permite indicar a conta de caixa; Nota: apesar de ainda estarem visíveis os campos para configuração de contas de regularização do IVA, os mesmos não deverão ser utilizados, pois a aplicação não permite o lançamento de descontos com regularização de imposto. Esta alteração deu-se por força do DL 197/2012, que indica que quando o valor tributável de uma operação ou o imposto correspondente é alterado por qualquer motivo, incluindo inexatidão, deve ser emitido documento retificativo de fatura. Isto significa que, para atribuir um desconto com regularização de IVA, deverá efetuar-se mediante emissão de uma Nota de Crédito ao cliente.

Exemplo da opção Descrimina o valor da conta de clientes pelo valor regularizado

Imaginemos um recibo de cliente que regulariza as seguintes faturas:

• Fatura no valor de 637,67 € ;

• Fatura no valor de 200 €.

Se efetuar a integração deste recibo de cliente na contabilidade com a opção Descrimina o valor da conta de clientes pelo valor regularizado inativa, a aplicação lança o seguinte documento contabilístico:

• Debita — 121 — valor 837,67 €;

• Credita — 21111000001 — valor 837,67 €.

Se efetuar a integração deste recibo de cliente na contabilidade com essa opção ativa, a aplicação lança o seguinte documento contabilístico:

• Debita — 121 — valor 837,67 ¬;

• Credita — 21111000001 — valor 637,67 ¬;

• Credita — 21111000001 — valor 200 ¬.

Esta opção permitirá efetuar integrações contabilísticas utilizando fontes de informação externas. Assim, é possível definir uma ligação do tipo ODBC que acede aos dados a integrar.

Adicionalmente, é também possível selecionar a atualização ou não dos documentos de origem sempre que a ligação utilizada permitir atualizações. Sendo necessário ativar a respetiva opção atualizar Recibos de Clientes.

Para configurar a ligação, deverá realizar clique direito sobre o botão de forma a escolher o tipo de Definição da Ligação à Origem dos Documentos Contabilísticos pretendida.

Após efetuadas estas definições, deverá clicar em Preparar para obter uma listagem exata da integração, já com indicação das contas e dos valores, ou eventualmente uma listagem de erros, com a indicação do tipo de erro, como por exemplo referências a contas não existentes.

Ao clicar em OK, volta ao ecrã anterior onde surgem os botões Observar, que permitirá observar a listagem da integração, e Integrar, que permitirá executar a integração dos dados.

Mediante a configuração da Configuração de Recibos de Conta-Corrente para Clientes de recibo utilizada, assim será efetuada a sua integração de acordo com essa configuração:

Caso possua recibos configurados como série para recebimentos de factoring, a integração dos mesmos é efetuada da seguinte forma:

• debita a conta do local de tesouraria utilizada no recibo, pelo valor recebido (caso haja antecipações, será debitado o valor recebido menos o valor da antecipação);

• debita a conta para os movimentos de antecipações de factoring (definida no ecrã de integração de recibos de clientes) pelo valor de antecipação;

• credita a Conta SNC CC Factoring (definida no ecrã de clientes) pelo valor do recibo.

Após confirmação da existência destas contas, é possível executar a integração dos dados de acordo com o preenchimento de:

• Filtro de recibos de adiantamentos: poderá definir-se um filtro para os documentos a integrar.

• Data inicial do processamento dos recibos: data a partir da qual se pretende integrar os documentos.

• Data final do processamento dos recibos: data até à qual se pretende integrar os documentos.

• Através do ícone de listagem, já poderá visualizar as Opções das Análises dos documentos para integração.

• Só incluir recibos não contabilizados: esta opção permitirá impedir a integração de documentos que já foram integrados.

• Processar automaticamente as reflexões: esta opção permitirá executar as reflexões que estão definidas nas contas do SNC. Se estiver validada, as reflexões para a contabilidade analítica são efetuadas automaticamente.

• Lança Referência Interna dos recibos como Rubrica: permitirá lançar o campo referência interna dos recibos como rubrica.

• Lança Centro Analítico: desta forma, ao lançar o documento na contabilidade, inclui o centro analítico.

• Verifica preenchimento de Centro Analítico: para que esta opção esteja completamente validada, deverá no plano de contas validar também a opção nos movimentos obriga a preencher um centro analítico (ver Constituição da Tabela do Plano de Contas).

• Configurar contas: deverá, através desta opção, configurar a conta para os movimentos a dinheiro e as diversas contas de IVA regularizações.

• Data do movimento: indica a data do movimento na contabilidade.

• Diário: permitirá selecionar o diário onde serão lançados os documentos.

• Documento: permitirá a seleção do tipo de documento a constar no diário.

• Número: para um lançamento único deverá preencher-se o número de identificação desse documento. O número do lançamento só é necessário preencher se não ativar a opção Um documento na contabilidade por cada recibo, que coloca o número do documento original no movimento.

• Um documento na contabilidade por cada recibo: esta opção permitirá colocar o número do documento original no movimento contabilístico.

• Usa a data interna do documento para a data na contabilidade: permitirá usar a data interna do documento para o lançamento na contabilidade.

Esta opção permitirá efetuar integrações contabilísticas utilizando fontes de informação externas. Assim, é possível definir uma ligação do tipo ODBC que acede aos dados a integrar.

Adicionalmente, é também possível selecionar a atualização ou não dos documentos de origem sempre que a ligação utilizada permitir atualizações. Sendo necessário ativar a respetiva opção Atualizar Recibos de adiantamentos.

Para configurar a ligação, deverá realizar clique direito sobre o botão de forma a escolher o tipo de Definição da Ligação à Origem dos Documentos Contabilísticos pretendida.

Após efetuadas estas definições, deverá clicar em Preparar para obter uma listagem exata da integração, já com indicação das contas e dos valores, ou eventualmente uma listagem de erros, com a indicação do tipo de erro, como por exemplo referências a contas não existentes.

Ao clicar em OK, volta ao ecrã anterior onde surgem os botões Observar, que permitirá observar a listagem da integração, e Integrar, que permitirá executar a integração dos dados.