Esta opção, disponível se possuir o módulo de Pessoal, permitirá a integração dos recibos de ordenado.
Para tal, deverão estar previamente definidas as contas do plano, na tabela de Códigos para Vencimentos, na página de ligação à contabilidade. Estas serão as contas de ligação.
Também no ecrã de Contas Bancárias existe um campo que se chama conta SNC. Esta será a conta de ligação, ou seja, a conta que aquele banco terá no seu plano de contas, que eventualmente servirá de contrapartida ao lançamento nas contas de remunerações.
Integração
Executar a integração
Após confirmação da existência destas contas, é possível executar a integração dos dados, de acordo com o preenchimento das opções seguintes.
Filtro de recibos: poderá definir-se um filtro para os documentos a integrar.
Data inicial dos documentos: data a partir da qual se pretende integrar os documentos.
Data final dos documentos: data até à qual se pretende integrar os documentos.
Através do ícone de listagem, já poderá visualizar-se uma Opções das Análises dos documentos para integração.
Só incluir recibos não contabilizados: esta opção permitirá impedir a integração de documentos que já foram integrados.
Processar automaticamente as reflexões: esta opção permitirá executar as reflexões que estão definidas nas contas do SNC. Se estiver validada, as reflexões para a contabilidade analítica são efetuadas automaticamente.
Dividir por funcionário
Deverá ativar esta opção se se pretender utilizar o sistema de divisão de valores por funcionário. Neste caso, ao efetuar a integração dos Recibos de Vencimento, as mesmas serão integradas dividindo por funcionários.
Para que esta opção funcione corretamente, é necessário proceder à correta configuração das contas. Se a transferência possuir recibos de vencimento, a sua configuração é efetuada na tabela de Códigos para Vencimentos. Se possuir recibos diversos, a sua configuração é efetuada no ecrã de integração de Integrar os Recibos Diversos.
Esta configuração não é mais que utilizar a filosofia dos N; para utilizar esta funcionalidade deverá colocar um N a seguir à conta.
Exemplo: na conta 63201, deverá colocar 63201n; desta forma serão lançados nas contas 63201000001 — Funcionário 1, 63201000002 — Funcionário 2.
Ao efetuar a integração de Integrar Novos Funcionários, serão criadas todas as contas que utilizem apenas a filosofia do N.
Caso na tabela de Códigos para Vencimentos estejam configuradas as contas a utilizar para a sobretaxa de IRS (débito e crédito), na integração de recibos de ordenados, os valores do desconto referentes à sobretaxa de IRS irão refletir-se nas respetivas contas pré-definidas.
Integrar dividindo por Centro Analítico
Desta forma, ao lançar os documentos na contabilidade, divide por centro analítico.
Verifica preenchimento de Centro Analítico
Para que esta opção esteja completamente validada, deverá, no plano de contas, validar também a opção nos movimentos obriga a preencher um centro analítico (ver Constituição da Tabela do Plano de Contas).
Dividir por estabelecimento
Deverá ativar esta opção se se pretender utilizar o sistema de divisão de valores por funcionário. Neste caso, ao efetuar a integração dos Recibos de Vencimento, as mesmas serão integradas dividindo por funcionários.
Para que esta opção funcione corretamente, é necessário proceder à correta configuração das contas. Se a transferência possuir recibos de vencimento, a sua configuração é efetuada na tabela de Códigos para Vencimentos. Se possuir recibos diversos, a sua configuração é efetuada no ecrã de integração de Integrar os Recibos Diversos.
Esta configuração não é mais que utilizar a filosofia dos EEs; para utilizar esta funcionalidade deverá colocar EEs a seguir à conta. Deverá colocar tantos E quantos dígitos de estabelecimentos existirem.
Exemplo: se uma empresa tem 12 estabelecimentos, deverá utilizar dois EEs nas contas, se pretender integrar recibos de vencimento (ou recibos diversos) dividindo por estabelecimento.
Dessa forma, por exemplo, para dividir os lançamentos na conta 63201 pelos vários estabelecimentos, deverá preencher com 63201EE; assim serão efetuados lançamentos nas contas 6320101, 6320102, 6320103…, 6320111, 6320112.
Se uma empresa tem 120 estabelecimentos, deverá utilizar três EEEs nas contas.
Ao efetuar a integração de Integrar Novos Funcionários, não serão criadas contas que utilizem apenas a filosofia do EE.
Integrar dividindo por Ref.ª Interna
Deverá ativar esta opção se se pretender utilizar o sistema de divisão de valores por funcionário. Neste caso, ao efetuar a integração dos Recibos de Vencimento, as mesmas serão integradas dividindo por funcionários.
Para que esta opção funcione corretamente, é necessário proceder à correta configuração das contas. Se a transferência possuir recibos de vencimento, a sua configuração é efetuada na tabela de Códigos para Vencimentos. Se possuir recibos diversos, a sua configuração é efetuada no ecrã de integração de Integrar os Recibos Diversos.
Esta configuração não é mais que utilizar a filosofia dos RRs; para utilizar esta funcionalidade deverá colocar RRs a seguir à conta. Deverá colocar tantos RRs quantos dígitos existirem na referência interna (esta deverá ser numérica, de forma a ser possível a sua criação no plano de contas). Este campo deverá também estar preenchido nos recibos que se pretenda integrar.
Exemplo: supondo que tem a seguinte referência interna -10250, deverá preencher a conta da seguinte forma: 63201RRRRR.
Ao efetuar a integração de Integrar Novos Funcionários, não serão criadas contas que utilizem a filosofia dos RRs.
Campos de lançamento
Data do movimento: indica a data do movimento na contabilidade.
Diário:permitirá a seleção do diário onde serão lançados os documentos.
Documento:permitirá a seleção do tipo de documento a constar no diário.
Número: n.º de identificação desse documento.
Descritivo: descritivo do movimento.
Definir a ligação aos dados externos
Esta opção permitirá efetuar integrações contabilísticas utilizando fontes de informação externas. Assim, é possível definir uma ligação do tipo ODBC que acede aos dados a integrar.
Adicionalmente, é também possível selecionar a atualização ou não dos documentos de origem sempre que a ligação utilizada permitir atualizações. Sendo necessário ativar a respetiva opção atualizar Recibos de ordenado.
Para configurar a ligação, deverá realizar clique direito sobre o botão de forma a escolher o tipo de Definição da Ligação à Origem dos Documentos Contabilísticos pretendida.
Consultar o resultado da integração
Após efetuadas estas definições, deverá clicar em Preparar para obter uma listagem exata da integração, já com indicação das contas e dos valores, ou eventualmente uma listagem de erros, com a indicação do tipo de erro, como por exemplo referências a contas não existentes.
Ao clicar em OK, volta ao ecrã anterior onde surgem os botões Observar, que permitirá observar a listagem da integração, e Integrar, que permitirá executar a integração dos dados.